Банковский зарплатный проект

    Итак, из узко-профессиональных кругов проектный  менеджмент вдруг переместился во все  сферы бизнеса. Во многих организациях системы управления проектами, наряду с традиционными текстовыми редакторами, электронными таблицами и средствами подготовки презентаций, сегодня являются элементом стандартной конфигурации рабочего места каждого сотрудника.

    Однако, новые возможности и перспективы  по распространению и использованию  систем для управления проектами связаны и с новыми проблемами. Все еще остается ряд технических проблем, связанных с реализацией отдельных функций систем. Появились новые технические проблемы, связанные с интеграцией систем между собой. Но главная проблема систем управления проектами кроется в противоречии между повышающимися возможностями и сложностью систем и их массовым распространением и использованием.

    Используя современные недорогие системы  управления проектами для ПК, практически  любой пользователь (даже с нулевыми знаниями в данной области) может быстро и в большом количестве получать внешне профессиональные и убедительные отчеты и диаграммы. Однако, ценность и достоверность информации, содержащейся в подобных диаграммах, часто вызывает серьезные сомнения. А как гарантировать правильное применение методов управления проектами в организации, где каждый из сотрудников имеет возможность вносить свои данные в базу корпоративных проектов?

    Все большее число пользователей  систем управления проектами сознательно ограничивают сферу применения систем созданием внешне убедительных отчетов для создания впечатления о профессиональном подходе у начальства (партнеров, инвесторов и т.д.). В результате серьезные системы и методологии превращаются в игрушки в руках непрофессионалов, что в конечном итоге ведет к дискредитации самих подходов к управлению на основе проектнов. Это актуально во всем мире, это особенно актуально сегодня в России.

    Целью данной серии статей является, не только повысить осведомленность читателей  об областях применения, рынке, достоинствах и слабых сторонах подобных систем, но и дать некоторые практические рекомендации по выбору системы и ее эффективному внедрению в организации.

    Управление  проектами — управление в условиях хаоса.

    Одним из наиболее характерных условий, сопровождающих ведение дел практически во всех областях бизнеса, последние десятилетия является постоянное ускорение динамики изменений, вызванных развитием технологий, изменениями в политической, экономической и социальной сферах. Современная организация, функционируя в условиях изменяющегося бизнес-окружения, испытывает постоянную необходимость во внесении соответствующих изменений в собственный бизнес. Применение лишь традиционной системы управления, основанной на осуществлении контроля за повторяющимися операциями и неизменным бизнес-процессом, становится недостаточно для эффективного управления компанией.

    Именно  это стало причиной того, что применение проектных методов управления сегодня  уже не ограничивается организациями, по характеру деятельности ориентированными на выполнение работ в виде проектов — строительными компаниями, предприятиями, занимающимися разработкой и реализацией индивидуальных заказов. Оказалось, что даже в организациях, занимающихся серийным производством, значительная часть деятельности должна планироваться на основе проектов. Например, деятельность по модернизация производства, развитие систем управления, трансформация сферы бизнеса или бизнес-процесса отвечают всем основным признакам проектов.

    Итак, методы управления проектами, известные специалистам несколько десятилетий, сегодня вошли в повседневную деятельность огромной армии рядовых менеджеров. Наиболее бурное распространение данного подхода произошло в последнее десятилетие: вторая половина 80-х — начало 90-х годов. И ключевую роль в этом процессе сыграло развитие персональных компьютеров.

    Управление  проектами и информационные технологии.

    В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными  объемами данных, кроме того многие аналитические функции базируются на достаточно сложных для неавтоматизированного расчета алгоритмах. Поэтому большинство методов планирования и управления календарными графиками работ подразумевают использование компьютера. Таким образом, от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

    Создание  и рассчет математических моделей, легших в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с  появлением компьютеров. Известный метод критического пути (Critical Path Method — CPM), который составил часть методики сетевого планирования, был разработан в 1956 году в результате исследований направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

    Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами  и дорогостоящих экспертов, умевших  использовать это программное обеспечение  продолжалась до середины 80-х годов.

    Использование методики для управления проектами  было ограничено организациями и  проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку  соответствующих систем и привлечение  специалистов.

    Темпы развития информационных технологий превзошли самые смелые прогнозы, и перевернули многие принятые подходы к ведению бизнеса и управлению. Это в полной мере относится и к области управления проектами. Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний. А наиболее мощные из систем для персональных компьютеров, такие как Primavera и Artemis, позволили управлять проектами в таких областях где раньше управления без использования больших ЭВМ и не мыслилось.

    Развитие  систем управления проектами для  персональных компьютеров также  прошло через несколько этапов. С  повышением мощности ПК улучшалась функциональность систем повышались их возможности. С  появлением Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий появлялись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования.

    Реализация  концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможными благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях.

    Теоретически  руководители проектов сегодня могут  получать детальные отчеты по проекту  и выдавать задания не покидая  офиса и без единого телефонного  звонка. Таким образом, традиционные системы для управления проектами  имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы реально поддерживающие процессы управления.

СУП сегодня

    Достаточно  часто в проектно-ориентированной  организации перед руководителем  стоит вопрос о выборе программного обеспечения в области управления проектами. Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.

    Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:

• Пользовательский интерфейс
• Управление данными
• Механизм планирования
• Обеспечение совместной работы

    Если  все эти требования удовлетворяют  нашим потребностям, то данный программный  продукт (ПП) можно эффективно использовать как элемент информационной системы управления проектами. Рассмотрим каждое требование в отдельности:

Пользовательский  интерфейс

    Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс.

    При выборе программного интерфейса можно  отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:

• Гибкость организации экранных форм
• Доступность системы помощи
• Удобство средств редактирования
• Наличие мастеров и шаблонов

    Пользовательский интерфейс может рассматриваться с точки зрения простоты освоения программным средством и оцениваться по следующим параметрам:

• Легкость изучения
• Легкость использования
• Наличие системы макросов (формул)
• Гибкая система контекстного поиска
• Обучающие программы

Управление  данными

    С совершенствованием программного обеспечения  разработчики стали делать больший  акцент на облегчение процесса ввода  информации и навигации в программном  продукте.

    Управление  данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передачи информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.

    Доступ  и передача данных

• При использовании многопроектного управления в организации и управлении портфелем проектов, объем информации значительно увеличивается. Появляется необходимость в доступе к данным различных источников. Например, при использовании различных приложений и систем (ERP и др.) может потребоваться совместить эти данные с информацией о проектах.
• Разграничение доступа к информации о проектах также является обязательным условием хранения данных. В сложных ИС должна использоваться промышленная СУБД, обеспечивающая пользователей быстрым и надежным доступом к данным.
• В случаях, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может показаться необходимым использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.

    Группировка информации

• В зависимости от роли в проектной команде, участникам проекта требуется доступ к различной информации. Общие базы данных часто поддерживают режим работы, когда для одного пользователя доступно большее количество информации, чем он может использовать в единицу времени. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом.
• Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных системах хранения данных эффективно использование механизмов OLAP (On-Line Analytical Processing). В OLAP системах информация организуется в группы определенного формата для увеличения скорости доступа к нужным данным.

    Администрирование и адаптация.

• Отдельные пользователи не должны сами запускать процедуры OLAP-анализа или формировать запросы при работе с данными. В программное обеспечение должна входить система администрирования, которая бы способствовала формированию системы данных, включая функцию централизованного обновления данных и безопасности их хранения.
• Администратор должен определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.
• Данные должны быть представлены в виде определенных пользователем повременных сегментов, организованных в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных.

    Объединение (суммирование) данных.

    Многие  ПП позволяют объединять данные по различным признакам. Такая функция  поддерживается разнообразием полей (текстовые, числовых данные, поля для записи дат и т.д.) Данные в этих полях могут сортироваться, фильтроваться, группироваться. Возможность объединения данных является наиболее ценной для увеличения скорости работы с данными и составления отчетов.

Методы планирования

    В процессе планирования существует ряд  требований, где неточности и несоблюдение всех условий планирования могут  привести к неэффективной работе приложения для управления проектами.

• Список основных возможностей систем при реализации планирования:
• Создание рабочей области проекта
• Описание WBS структуры
• Описание различных календарей выполнения работ
• Ввод и хранение данных по ресурсам
• Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей
• Ввод и хранение важных проектных дат и вех
• Составление расписания работ проекта
• Ресурсное планирование
• Расчет бюджетов проектов
• Подсчет затраченного на работу времени (временные графики)
• Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов
• Ввод фактических затрат
• Подсчет стоимости выполнения работ