АИТ по учету денежных операций по кассе

     При проведении документа автоматически  формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает указанный пользователем в накладной корреспондирующий счет, а по кредиту - 50-й. 

       

     Рис.9 Печатная форма расходного ордера в  системе программы 1:С Бухгалтерия 

        

     Рис. 10. Алгоритм обработки каждого из хозяйственного факта, поступивших на счета организации  
 

2.4 Входная информация 

     Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и другие документы по счету 50).

     Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. (рис.11). [4, стр. 358]. После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

     Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

     

     Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее  окно с использованием функциональных клавиш.

     После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих  кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной  в первичных документах. 
 
 
 

     Структура входной операции (выписка из журнала операций)

     

 

     

     Рис. 11. Корреспонденция счетов

     Есть  и некоторые особенности разноса  информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим  счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов. Таким образом, производится автоматизация учета кассовых операций. 

     2.5 Выходная информация 

     Выходная  информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - Основной этап - является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной достоверно сформированной информацией.

     В результате автоматизированной обработки  информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др. 

     

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

       

     Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника. (Рис.12)

     

     Рис.12 Выходная информация по субсчету «Касса организации»  

       Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

 

      2.6. Обеспечение безопасности учетной информации 

     Бухгалтер должен принимать непосредственное участие в создании компьютерной информационной системы бухгалтерского учета, ставить задачи и контролировать достоверность данных, их соответствие реальным хозяйственным операциям, анализировать бухгалтерскую информацию и исправлять неблагоприятные ситуации.

     Понятие информационной безопасности учетных  данных в узком смысл этого  слова подразумевает:

• надежность работы компьютера;
• сохранность ценных учетных данных;
• защиту учетной информации от внесения в нее изменений неуполномоченными лицами;
• сохранение документированных учетных сведений в электронной связи.

     К объектам информационной безопасности в учете относятся:

     информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, и конфиденциальную информацию, представленную в виде баз учетных данных^**;

     средства  и системы информатизации – технические  средства, используемые в информационных процессах (средства вычислительной и организационной техники, информативные и физические поля компьютеров, общесистемное и прикладное программное обеспечение, в целом автоматизированные системы учетных данных предприятий).^*

     Угроза  информационной безопасности бухгалтерского учета заключается в потенциально возможном действии, которое посредством воздействия на компоненты учетной системы может привести к нанесению ущерба владельцам информационных ресурсов или пользователям системы.

     Правовой  режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

1. порядок документирования информации;
2. право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах^**; категорию информации по уровню доступа к ней;
3. порядок правовой защиты информации.

     Основный  принцип, нарушаемый при реализации информационной угрозы в бухгалтерском  учете, - это принцип документирования информации^***. Учетный документ, полученный из автоматизированной информационной системы учета, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

     Все множество потенциальных угроз  в учете по природе их возникновения  можно разделить на два класса: естественные (объективные) и искусственные.

     Процедуры, в которых обычно возникают ошибки и их типы, представлены в таблице 1.[3, стр.148]

 

      Таблица 1

     Места возникновения бухгалтерских ошибок

 

     Методами  обеспечения защиты учетной информации являются: препятствия; управление доступом, маскировка, регламентация, принуждение, побуждение.

     Препятствием нужно считать метод физического преграждения пути злоумышленника к защищаемой учетной информации. Этот метод реализуется пропускной системой предприятия, включая наличие охраны на входе в него, преграждение пути посторонних лиц в бухгалтерию, кассу и пр.

     Управлением доступом является метод защиты учетной и отчетной информации, реализуемой за счет:

• идентификации пользователей информационной системы. (Каждый пользователь получает собственный персональный идентификатор);
• аутентификации – установления подлинности объекта или субъекта по предъявленному им идентификатору (осуществляется путем сопоставления введенного идентификатора с хранящимся в памяти компьютера);
• проверки полномочий – проверки соответствия запрашиваемых ресурсов и выполняемых операций по выделенным ресурсам и разрешенным процедурам;
• регистрации обращений к защищаемым ресурсам;
• информирования и реагирования при попытках несанкционированных действий. (Криптография – способ защиты с помощью преобразования информации (шифрования)).

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях рыночной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение автоматизированных технологий бухгалтерского учета в современной России.

     Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также  современных средств связи и  коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной  работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.