Объем документооборота
подсчитывают на основе данных учета документов
в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках
первоначальной обработки и отправки,
а также по регистрационным формам в службе делопроизводства
и в структурных подразделениях. Так как
регистрация ведется в пределах отдельных
групп документов (приказы, протоколы,
переписка, отчеты, обращения граждан
и др.), то и подсчет объема документооборота
нужно проводить по выделенным участкам
регистрации.
Общепринятая
методика подсчета документооборота предусматривает
выражение его объема дробью, в числителе
которой указывают количество подлинников,
а в знаменателе - количество копий. Однако
при этом полученный результат будет некорректным
- многие документы составляются на нескольких
страницах, что при таком подходе не отразится на общем результате.
Основное правило подсчета документов
-- однократность.
Служба делопроизводства
периодически (ежеквартально, ежегодно)
составляет сводки данных об объеме документооборота,
где помимо количественных данных приводится
анализ объема документооборота. Такие
сведения позволяют установить определенные
закономерности роста и состояния документооборота,
его изменений. Установлено, что плотность
документооборота существенно меняется
в пределах года, квартала, месяца, недели.
В начале этих временных отрезков резко
возрастает количество поступающих документов,
в конце отправляемых.
Таким образом,
документооборот учреждения представляет
собой главную организационную проблему
деятельности службы делопроизводства
и проблему технологии документационных
процессов, поэтому занимает место узлового
звена любой системы делопроизводства.
1.3. Порядок движения
документов на предприятии.
Работа с документами
состоит из ряда последовательных
операций: прием документов, их распределение
и направление на исполнение, исполнение
и отправка.
Прием, обработка
и распределение поступающих документов. Независимо от
объема деятельности организации, операции
по приему и отправке документов обычно
проводят централизованно. В структуре
службы делопроизводства крупных организаций
для этого предусматривают создание специализированного
участка - экспедиции, как одного их структурных
подразделений службы. В канцеляриях и
общих отделах организаций (если экспедиция
не выделяется в отдельную службу) создается
участок по приему и отправке документов
с теми же функциями. В организациях, которые
не создают свою службу делопроизводства,
прием и обработка документов, операции
по их отправке производятся централизованно
секретарем.
Доставка документов
происходит почтой, телеграфом, курьерами.
В современных условиях наряду с этими
способами доставки поступление документов
осуществляется через компьютерные сети,
электронную почту, факсимильную связь. Значительная
часть документов поступает путем передачи
их командированными сотрудниками других
учреждений в соответствии
с рисунком 5.
Задача службы
делопроизводства - организовать учет
поступления документов из всех источников,
их первичную обработку, координировать
их движение.
Правила первичной обработки поступивших
документов сводятся к следующему:
1. Проверяется
правильность доставки. Ошибочно
доставленная документация возвращается
на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется
целостность упаковки, сохранность
печатей, конверты вскрываются, проверяется
комплектность и сохранность вложений.
При обнаружении повреждений конвертов,
отсутствия документов, приложений к ним,
несоответствия документов и приложении
об этом сообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых
документов обрабатывается только сопроводительная
документация, машинные носители в упаковке
передаются по назначению.
4. Как правило,
конверты уничтожают. Сохраняют
конверты (подкалывая их к документу)
только в тех случаях, когда
на документе отсутствует
обратный адрес, когда дата на почтовом
штемпеле имеет значение для доказательства
даты получения документа, когда на конверте
нет надписи «лично», а документ носит
личный характер.
5. Документы
с пометкой «лично» не вскрываются,
а передается адресату.
Однако в некоторых организациях количество
документов может быть весьма значительным.
В таком случае экспедиционная обработка
поступивших документов предусматривает
учет их поступления, дата и учетный номер
проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет
учет всех поступивших документов - на
документе проставляется штамп об их получении,
где указывается наименование организации,
дата поступления, порядковый учетный
номер документа. Обычно в штампе предусмотрено
место для последующего проставления
входящего регистрационного индекса.
7. При первичной
экспедиционной обработке документы
сортируют по структурным подразделениям.
Главный критерий
этой сортировки - адресование документов.
Обычно документы, адресованные руководству,
передаются в канцелярию для подготовки
к рассмотрению, туда же поступают документы,
адресованные организации (без указания
фамилии должностного лица). Документы,
адресованные в структурные подразделения,
проходят сортировку по их названиям.
В небольших организациях
вся поступающая документация
сортируется секретарем. В помощь секретарю
можно разработать классификатор видов
документов и вопросов деятельности с
указанием исполнителей, которые курируют
определенные вопросы.
8. Процесс первичной
обработки заканчивается раскладкой рассортированных
документов по ячейкам сортировочного
шкафа, откуда документы забирают секретари
структурных подразделений. В небольших
организациях секретари используют папки-регистраторы,
разделы которых закрепляют за отдельным
структурным подразделением или исполнителем.
Большая часть
организаций и учреждений обладает помимо
почты и другими каналам информации. Например,
значительное количество документов,
содержащих, как правило, оперативную
информацию, поступает в организации по
факсимильным аппаратам. Масса документов
доставляется сотрудниками сторонних
организаций, происходит передача «из
рук в руки». Все эти способы доставки
могут создать мощные документопотоки,
содержащие необходимую для деятельности
организации информацию. Служба делопроизводства
обязана обеспечить учет и контроль за
движением поступающих по различным каналам
связи документов. Учет необходимо вести
и для документации, поступающей по факсимильной
связи и от курьеров. В противном случае
эти документы «выпадают» из поля зрения
службы делопроизводства и не включаются
в информационную систему организаций,
оседая у исполнителей. Учет телеграмм,
телексов, телетайпограмм, которые затем
передаются в службу делопроизводства,
должен проводиться в службах связи.
Практически во
всех сферах управления используются
компьютеры, в связи с чем коренные изменения
происходят в процедуре получения и отправки
документов. С распространением факсимильной
связи и факс-модемных устройств для компьютера
документ может быть отправлен и получен
из любого места. Факс-модем позволяет
соединять компьютеры друг с другом по
телефонным линиям и передавать сообщения
непосредственно с одного компьютера
на другой, пользоваться электронной почтой
и подключаться к международным глобальным
компьютерным сетям. При этом документ
может передаваться в том виде, как он
был создан, со всеми особенностями его
внешнего вида, значит, возникает возможность
использовать сведения из годного документа
для создания другого.
Это приводит
к децентрализации приема-передачи документов,
результатом чего становится
потеря службой делопроизводства контроля
за документооборотом организации. Следствием
такого положения может стать чрезмерная
автономность структурных подразделений
и утрата руководством организации контроля
за их деятельностью. [21] Поэтому для включения
электронных документов в информационную
базу организации (фирмы) служба делопроизводства
должна участвовать в регламентации и
этих потоков информации (в отношении
доступа к информации, ответственности
за ее сохранность и использование).
Глава 2. Унифицированные системы
документации, их роль в управлении.
2.1 Унифицированные системы
документации.
Все формы управленческой
деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые
выступают способом и средством реализации
возложенных на аппарат управления функций.
Деятельность учреждения
оформляется совокупностью определенным
образом взаимодействующих документов,
соответствующих функциям управления
и составляющих системы документации.
Система документации — это совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности,
единых требований к их оформлению.
Результатом работы по унификации документов
могут быть как стандарты на отдельные
документы (например, отчет о научно-исследовательской
работе) или на отдельные виды продукции
(например, обложка дел длительных сроков
хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные
системы документации.
Унифицированная система
документации (УСД) - это система документации,
созданная по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности
(ГОСТ Р. 51141-98).
В настоящее время разработаны
и действуют следующие УСД:
- унифицированная система
организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система
банковской документации;
- унифицированная система
финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской
документации бюджетных учреждений и
организаций;
- унифицированная система
отчетно-статистической документации;
- унифицированная система
учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий;
- унифицированная система
документации по труду; унифицированная
система документации Пенсионного фонда
Российской Федерации; унифицированная
система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную
систему документации разработан государственный
стандарт. Разработчиками УСД являются
соответствующие министерства (ведомства),
осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности.
Так, Министерство финансов РФ является
ответственным за бухгалтерскую документацию,
Росархив РФ - за организационно-распорядительные
документы.
Этими же министерствами
и ведомствами утверждаются унифицированные
формы документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа
(УФД) - это совокупность реквизитов, установленных
в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных
в определенном порядке на носителе информации.
Реквизит документа - это
обязательный элемент оформления
официального документа, например подпись,
печать, текст и т. д.
Набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности, называется
формуляром документа.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.)
характерен свой набор реквизитов. Однако
унификация документов в каждой системе
осуществлялась путем построения формуляра-образца
документов для конкретной системы документации
и установления на его основе оптимального
состава реквизитов для данной системы
документации, отдельных видов документов,
конкретного документа и т. д. Формуляр-образец
документа представляет собой «модель
построения документа, устанавливающую
область применения, форматы, размеры
полей, требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты».
Таким образом, в каждой унифицированной
системе есть формуляр-образец, на основе
которого разрабатываются единые формы
документов, единые требования к оформлению
реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные
формы документов, применяемых в данной
системе.
Унифицированная система
организационно-распорядительной документации
(УСОРД) является системой документации,
применяемой в любой организации, учреждении,
предприятии.
Применение УСОРД регламентируется
ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
ГОСТ распространяется на
организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее
- документы), - постановления, распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма,
которые фиксируют решения административных
и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения
и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной
власти субъектов Российской Федерации,
включая субъекты Российской Федерации,
имеющие наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык,
органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций
и их объединений независимо от организационно-правовой
формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- требования к оформлению
реквизитов;
- требования к бланкам и оформлению
документов;
- требования к изготовлению,
учету, использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской.