Теоретические основы организации архива организации

     Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

     Снижение  сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

     При организации хранения документов в  конкретной организации и регламентировании  этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

• Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);
• Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;
• ГОСТ Р 51141-98.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   2. Создание архива организации

   Работа  архива организуется в соответствии с положением об архиве.

   В положение об архиве включаются следующие разделы:

• основные положения;
• состав документов архива;
• задачи и функции архива;
• права архива;
• организация работы архива.

   При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

   Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

   Положение о центральном архиве (архиве) федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральном отраслевом архиве, отраслевом архиве органа управления субъекта Российской Федерации должно согласовываться соответственно с Росархивом, архивными органами субъектов Российской Федерации.

   Руководитель  архива назначается на должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации  по представлению соответствующих  должностных лиц.

   Руководитель  архива организует работу архива и  несет персональную ответственность  за выполнение возложенных на архив задач.

   Лицо, ответственное за архив, назначается  на эту должность и освобождается  от должности приказом руководителя организации. Ответственный за архив  проходит инструктаж, а в необходимых  случаях стажировку в государственном  архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

   На  имеющиеся в архиве должности  согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых  указываются виды работ, возлагаемые  на работника архива, его обязанности  и права.

   Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации (если архив является структурным подразделением), руководителем службы ДОУ, частью которой является архив, руководителем архива (если архив является учреждением).

   Основными формами повышения квалификации работников архивов и служб ДОУ  в соответствии со сложившейся практикой  являются: отраслевой центр повышения  квалификации Росархива, институты  повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.

   Повышение квалификации работников архива и службы ДОУ организации проводится по согласованию с ее администрацией. Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляются архивом совместно со службой ДОУ и отделом кадров.

   Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

   На  основе отраслевых нормативно-методических документов архивы организаций отрасли  разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.

   Подготовленные  архивами проекты нормативно-методических документов (перечни, номенклатуры и др.) до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Общие вопросы организации хранения документов

     Сразу отметим, что документы следует  хранить в составе дел в  соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

     Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

     Доступ  к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

3.1. Как составить номенклатуру дел

     Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое  номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98).

     Номенклатура  дел составляется для обеспечения  оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

     Различают сводную номенклатуру дел организации  и номенклатуру дел структурных  подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел  структурных подразделений.

     В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

     В небольших организациях, у которых  нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную  номенклатуру большой организации  составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

     В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

     Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может  выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и  заработной платы, бухгалтерия, отдел  кадров, административно-хозяйственный отдел. Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

     Номенклатура  дел организации печатается в  нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

     О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.

     Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце  каждого года она уточняется руководителем  организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

3.2. Формирование дел

     Единые  требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной  системе документального обеспечения  управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.

     Так вот, формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность  поиска документов; надежность документационного  обслуживания управления; сохранность  документов.

     Согласно  ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.

     Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций:

• распределение и раскладка исполненных документов в дела;
• расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
• оформление обложек дел.

     Каждое  дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

     В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

     Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом  порядке идут документы, возникающие  по мере решения вопроса.

     Приложения  к документам независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

     Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом  порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело. Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках – в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.