Технологии электронного документооборота

• наличие выделенного сервера приложений;
• наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.
• многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к  открытости и интеграции с другими  системами:

• интеграция со средствами потокового ввода документов;
• интеграция с офисными приложениями;
• интеграция с электронной почтой;
• наличие развитого программного интерфейса (API);
• интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;
• возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
• возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования  внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие  подробного описания структуры данных и средств работы с разными  СУБД.

Стандарты для систем управления документами

Стандартизация  в области систем управления документами  в основном заключается в выработке  спецификаций взаимодействия систем от различных производителей, а также  внешних приложений. Стандартизируются  как сами протоколы, так и форматы  данных, передаваемых между системами. На данный момент наиболее популярным универсальным стандартом взаимодействия с внешними приложениями (офисными приложениями, средствами потокового ввода) стал ODMA (http://odma.info). Этот стандарт существует с 1994 года, и его поддерживают многие производители ПО. Однако, как все универсальное, ODMA содержит определенные ограничения и всегда оказывается «запасным» вариантом взаимодействия с СЭД, когда, по какой-то причине, нет возможности реализовать более полноценную интеграцию. К примеру, несмотря на то, что начиная с версии Office 97 в продуктах Word и PowerPoint поддерживается ODMA, практически все производители СЭД поставляют специальные макросы для интеграции с MS Office.

Правда, есть случаи, когда протокол ODMA оказывается вполне эффективным. К примеру, система ABBYY FineReader, начиная с версии 4.0, поддерживает ODMA, что позволяет пользователю, не обращаясь к производителю СЭД или к услугам интегратора, вводить бумажные документы в хранилище систем, поддерживающих этот протокол. К сожалению, ODMA не затрагивает вопросов взаимодействия между различными СЭД, однако другие стандарты имеют существенно меньшее применение.