Технологии электронного документооборота

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, то грех не воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

Хранилище самих документов

Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в  файловой системе или в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения прагматичного пользователя между  этими подходами, если оценивать  их в целом, большой разницы нет. Но некоторые особенности все же имеются.

Хранение в  файловой системе понижает степень  безопасности при разграничении  доступа, так как файловая система  может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой  СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД  своими правами доступа, так что  файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему  списка пользователей с правами  доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа  при этом становится сложной в  сопровождении и не вполне безукоризненной  с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что  сильно усложняет поиск нужного  файла при попытке доступа  в обход системы. Надо сказать, что  большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

При работе с  файловой системой большинство СЭД  требуют перемещения файлов в  специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы  «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.

Системы, имеющие  свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях. В большинстве систем они так или иначе решены, однако можно пользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения вы всегда имеете выбор.

Бизнес-уровень

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД.

• Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.
• Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.
• Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин "электронный документооборот". Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется "смесь" из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа "появились ноги", то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. Проще говоря, кому-то нужно его просто прочитать, а кто-то, возможно, будет уволен.
• Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты - отличный материал для принятия управленческих решений.
• Администрирование. Поддержика работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.

«Правильная»  СЭД

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности  следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации  под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности  многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр», полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Важно отметить, что описанный «идеал» не является еще тем ориентиром, который может  стать приоритетом при выборе системы. Это только один из факторов. Если какая-то система вас устраивает по соотношению цены и функциональности, то вовсе не обязательно, чтобы она  полностью соответствовала последним  веяниям в области построения информационных систем. На переднем крае все быстро меняется, и все новое  завтра станет старым. Проверенные  надежные решения зачастую ничем  не уступают системам, построенным  по последнему слову технологии.

Место СЭД в информационной системе предприятия

Основные функции  СЭД: обеспечение управляемости  и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти  две задачи становятся все более  критическими. Например, в себестоимости  автомобиля «Мерседес» лишь 30% — непосредственные издержки производства, а остальное  — компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому  в оптимизации их деятельности и  лежит основной ресурс снижения себестоимости.

СЭД и другие

Степень эффективности  использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная  информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто  торговой организации основное информационное наполнение — это структурированные  данные, заключающиеся в базах  данных. Возможно, такой организации  и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью  магазинов в десятках городов  и сложной логистикой, собственным  производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении  системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных  заказчиков может вырасти до таких  масштабов, что придется подумать о  внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется  до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения  СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые  хранятся в СЭД.

В некоторых  случаях интеграция этих систем еще  более тесная — СЭД может служить  интегрирующим транспортом для  передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных  данных между этими системами  не нужна. Предположим, предприятие  имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному  клиенту, дополненные, возможно, комментариями  экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД  документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного  клиента. И все эти операции могут  происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом  деле может не иметь практического  смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.)

СЭД и управление знаниями

Задачу управления знаниями на сегодняшний день в полной мере решенной назвать нельзя. Утверждение, что СЭД эффективно решают эту  задачу, является некой натяжкой: СЭД  лишь позволяют хранить информацию и представлять ее в виде, удобном  для анализа. К сожалению, имеющиеся  средства управления знаниями малоэффективны. Проблема в том, что применяемые  сегодня алгоритмы работы с текстовыми данными, основанные на статистических методах, являются слишком грубым инструментом. Будущее за системами, которые смогут содержательно анализировать смысл  текста. Пока таких систем нет, об управлении знаниями в системах СЭД можно  говорить только условно.

Тенденции

Очевидно, что  функциональность систем управления документами  в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет  сегодняшние запросы, и здесь  особого развития в ближайшие  годы не будет. Основное направление  развития систем документооборота —  повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит  второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой  поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов  на основе смысла. К сожалению, пока никто не может сказать, как быстро такие технологии станут коммерчески  доступными.

Как утверждают эксперты, в плане внедрения систем электронного документооборота мы отстаем  от стран Западной Европы примерно на 5 лет. Западный опыт показывает, что при массовом внедрении возникает спрос на весь спектр продуктов — от самых простых до сложных, распределенных и интегрированных решений. Поэтому у нас, похоже, в ближайшее время будет в большей степени превалировать тема внедрения уже имеющихся систем, нежели их дальнейшее развитие.

Арам  Пахчанян (aram_p@abbyy.ru) — вице-президент по корпоративным проектам компании ABBYY Software House (Москва).

Типовые требования к СЭД

Если следовать  букве стандарта на составление  технического задания, требования, которые  типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать  следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
• обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
• допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
• поддерживать технологию HSM;
• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
• поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы  должны поддерживать:

• кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;
• территориально распределенные организации;
• алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;
• цифровую подпись.

Требования к  архитектуре: