Современные технические средства управления и программное обеспечение в деятельности секретаря-референта

  Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

  Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

  Электронная почта предоставляет пользователям  следующие возможности:

• отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную 
  информационную систему;
• получать подтверждения доставки документов по назначению;
• выводить на экран дисплея полученные документы;
• изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
• распечатывать  полученные  документы  в  необходимом  количестве экземпляров;
• отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;
• расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;
• составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

   Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть положены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

  Интернет  - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. По данным исследовательской корпорации IDC, услугами Интернет пользуются около 90 млн. человек в мире и число пользователей постоянно растет. Персональный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет.

  Суть  создания такой сети - быстрый поиск  и получение необходимой информации, а также распространение сведений о себе практически в мировом масштабе.

  Сеть  состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, то есть компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических документов, так называемых "интернетовских страничек" (Web-site). Интернет-сервер может открыть любая фирма или частное лицо, расположив информацию о себе и своей деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft -www.microsoft.com. Пользователь Интернет может "путешествовать" от одного сервера к другому или с одной Web-странички к другой.

  подключение к Интернет обеспечивают фирмы-провайдеры. Можно пользоваться базовыми услугами Интернет, такими как электронная почта, работа с World Wide Web (WWW) и Gopher, а также вести переговоры по сетевой телефонной связи.

  Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

  Миллионы  пользователей сети Интернет из всех возможностей Интернет чаще всего используют только электронную почту.

  WWW - Всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую информацию на различных серверах и использовать гипертекстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы. 

  Gopher - служба сети Интернет, основанная на использовании меню, позволяющая осуществлять поиск информации по заголовку.

  Для ориентирования в WWW- или Gopher-пространстве по той или иной теме создается и поддерживается виртуальная библиотека. Каждая страница такой библиотеки содержит электронный адрес составителя раздела библиотеки, который досконально знает, что и как можно найти по конкретной теме.

  Программы, обеспечивающие переговоры через Интернет, дают возможность пользователю Интернет-телефона позвонить не только по конкретному номеру, но и соединиться через виртуальный сервер со случайными абонентами, а также передать собеседнику визуальную информацию. 

1.3. Телефон. Радиотелефон. Пейджер. Сотовая связь 

  Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

• автоматически дозвонится по нужному номеру;
• автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;
• упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;
• автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;
• попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;
• запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;
• запомнит время и дату звонка;
• покажет продолжительность разговора;
• содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);
• покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;
• 8 будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;
• обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;
• встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

  В настоящее время многие фирмы  перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Связь ухудшается, если радиотелефон оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

  Радиотелефон - не такая уж новинка. Он появился еще  в пятидесятые годы, но широкого распространения тогда не получил из-за больших габаритов и веса.

  Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный  с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60 - 100 км, то есть покрывает большой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой зоне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число телефонов может превышать число доступных каналов в пять - десять раз и составлять несколько тысяч.

Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях.

  Оплата  за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поминутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определенного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.

  Для оперативной передачи сообщений  может использоваться также пейджер.

  Пейджер - это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений. Сообщение, адресованное пейджеру, он принимает в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сделать это позже. Если вы приобрели двуязычный пейджер компании Multi Page с русским и латинским алфавитами, необходимо знать, что кроме услуг (информации о курсе валют, погоде, пробках на дорогах) абонент получает возможность передать сообщения не только на русском, но и на английском языках. Переданное сообщение на русском языке ваш иностранный партнер тут же получает на английском, так как операторами компании работают синхронные переводчики. В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь поступившим. Зона действия пейджинговой связи - до 100 км. Можно также использовать пейджинговую связь для междугородных сообщений (роуминг). Для передачи информации на пейджер в этом случае необходимо набрать междугородный номер. Некоторые пей-джинговые компании предлагают другой вариант междугородной связи:

раутинг. В этом случае телефонный номер фирмы  остается московским, а оператор сам  посылает информацию в другой город.

  Кроме того, пейджинговая связь позволяет отсылать сообщения непосредственно с компьютера, не прибегая к помощи оператора, тем самым обеспечивая конфиденциальность коммерческой информации.

  Одной из лучших компаний, обеспечивающих качественную и надежную связь на большое расстояние, является Moscom Paging

  Основное  отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких километров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравнению с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораздо меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиотелефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиотелефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, выход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном промышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесообразна.

  Уже в ближайшем будущем планируется  внедрение новой системы связи, передающей не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную Таким образом можно соединить компьютеры абонентов в единую информационную систему не с помощью кабеля, а посредством радиоволн. 

1.4. Факс 

  В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь. Если вы не в состоянии выслать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат — это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.

  Недорогие и потому самые распространенные модели телефаксов используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа. Так как термобумага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ скручивается что делает работу с ним не совсем удобной. Такой документ необходимо оберегать от солнца, нагревательных приборов, так как от нагрева термобумага темнеет. Контрастность и читаемость такой бумаги ухудшается и при длительном хранении. Во многих современных моделях факсов используется более плотная "супертермобумага", которая меньше скручивается, выдерживает более сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию

  После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях.

  Многие  телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:

• вывод документа на обычную бумагу;
• режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка);
• отложенная  передача,  которая позволяет,  подготовив документ  к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже;
• память  на  несколько  десятков  страниц,   в  которую  принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой, в эту же память можно загрузить документы для последующей их передачи в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам;
• отклонение ненужных вызовов - игнорирование вызовов, сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора.