Современные технические средства управления и программное обеспечение в деятельности секретаря-референта

     Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

     Байкальский государственный университет экономики  и права

     Колледж бизнеса и права

     Специальность  0901 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Реферат

 

     по  дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

     на  тему «Современные технические средства  управления и программное обеспечение  в деятельности секретаря-референта» 
 
 
 
 
 
 

       
 
 
 
 
 

                                                                                         Выполнил:

       

                                                                                                      Проверил:

                                                                                               Павленко Е.А. 
 

     Иркутск 2010

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение

1. Современные технические средства секретаря-референта

1.1. Компьютер

1.2. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет

1.3. Телефон. Радиотелефон. Пейджер. Сотовая связь

1.4. Факс

1.5.  Копировальные устройства

1.6. Устройство для уничтожения бумаг

2. Программное обеспечение секретаря-референта

Список литературы 

 

  

    Введение

  Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность  секретаря появляется в XVIII веке, сначала  как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

  В настоящее время в словарях секретарь  определяется как «лицо, ведущее  деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а  также ведающее делопроизводством».

  Понятие секретарь сегодня достаточно сложное  и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения  до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

  За  последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

  От  профессионального уровня секретаря  во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм  помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

  С появлением персональных компьютеров  на рабочем столе секретаря упростились  процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер. 

1. Современные технические средства секретаря-референта 

  Техническими  средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. 

  1.1. Компьютер 

  Компьютер стал незаменимым в практике секретаря  и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:

• составление и редактирование документов;
• регистрация и контроль исполнения документов;
• хранение и поиск документов, другой полезной информации;
• прием и передача документов по каналам связи;
• архивное хранение документов;
• организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

  Современные компьютеры отличаются по архитектуре  и производительности.

  Основу  архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

  Главным элементом системного блока является процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

  Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.

  Клавиатура  предназначена для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:

• алфавитно-цифровые;
• функциональные;
• со стрелками;
• управляющие.

  В правой части клавиатуры расположены  клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.

  Алфавитная  клавиша может воспроизводить либо букву русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы  клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

  Мышь  представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.

  Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках. Надежными, с высоким быстродействием и хорошим качеством печати являются лазерные принтеры фирмы Hewlett-Packard.

  Факс-модем  используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факсмодем может быть выполнен

в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

  Сканер  осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

  Стример - устройство резервного копирования, предназначен для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).

  Устройство  архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

Возможности компьютера определяют:

- тип и тактовая частота процессора;

- объем оперативной  памяти и жесткого диска;

- характеристики  материнской платы;

- характеристики  видеокарты;

- наличие CD-ROM и звуковой платы;

- возможность  подключения дополнительных устройств;

- возможность  энергосбережения.

  Компьютер секретаря-референта должен иметь  достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц¹. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.

На рынке  компьютеров и компьютерных компонентов происходит

непрерывный процесс обновления элементной базы и программного обеспечения, что приводит к быстрому моральному устареванию даже самого, казалось бы, современного на данный момент оборудования.

1.2. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет 

  Компьютерная  сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

  Компьютерная  сеть позволяет использовать общие  ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).