Совершенствование документационного обеспечения в управлении

Основные функции СЭД:

- Планирование и составление  маршрутов движения документов;

- Контроль движения документов;

- Управление документооборотом  и его регулирование.

Главное назначение всех функций  в СЭД – организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически  отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации  – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. СЭД настраиваема на существующую организационно – штатную структуру и систему  делопроизводства организации, а также  интегрируема с существующими корпоративными системами.

Основные пользователи СЭД  являются крупные организации и  иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Несмотря на все достоинства, внедрение СЭД не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина – огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная  система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так  и обеспечения его должного функционирования и развития.

Техническая возможность  реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение  эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать  большие объемы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции  и серверы ввода и обработки  информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого  качества используют промышленные сканеры  потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых  систем. Альтернативное направление  базируется на принципе полнотекстового  индексирования неструктурированных  данных и включает контекстное, не зависящее  от естественного языка, и контекстно-зависимое  индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики  морфологии и семантики естественного  языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов – на носителях, характеризуемых  длительностью использования.

Можно сделать выводы, что  носителем информации выступает  документ на различных основах. Рост объемов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники  для своевременной обработки  документов, а с появлением компьютеров  – и самой информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как мы убедились еще раз, компании, особенно с развитой иерархической  и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных  отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с  документами, требующие специальной  регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также  необходимостью в существовании  «писаных правил» работы сотрудников  в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение  систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно  выполняются эти правила и  требования, которые закрепляются в  соответствующих нормативных и  методических документах. При этом важно заметить, что чем более  масштабные и многофункциональные  системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического  обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении  информационных технологий, но и при  создании методологической основы для  организации работы с бумажными  документами и проведения последующих  мероприятий по совершенствованию  ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня  требует тщательного подхода  к методологии организации и  оптимизации документооборота –  разработке и внедрению корпоративных  стандартов, инструкций и регламентов.

Также можно  с уверенностью сказать, что на сегодняшний  день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации  и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но нужно  отметить, что применение СЭД не дает желаемого результата без использования  унифицированных, стандартизированных  форм документов и без КЭА –  только сочетание всех концепций  и направлений совершенствования  дает наилучший результат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.АКДИ Экономика и жизнь 5 ноября 2002 г

2.№6 2008Делопроизводство("Секретарь-референт" №6 2008)

3.Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

4. Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы/ Под ред. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., испр. и доп. М.: Проспект, 2007.

5. Рубцов В.М. Государственное регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно – аналитический журнал. – 2008. № 3.

6.Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009.

7.Максимович   Г.Ю.,   Андреев   А.М.   Новые   возможности    автоматизации

делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4.

 

8. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методические комплексы. Ч. 1. Общепрофессиональные дисциплины. - Изд. Института управления и экономики, СПб, 2004.

 

9.http://www.directum.ru/425841.aspx

 

10.http://www.bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm