Управленческие документы
по наименованию, форме и составу
реквизитов должны соответствовать
УСД, требованиям ГСДОУ, положениям
(уставам) об организации другим нормативными
документам, содержащим правила документирования.
В соответствии с действующим
законодательством и компетенцией
органы управления издают следующие
распорядительные документы: решения,
постановления, распоряжения, приказы,
указания, поручения, инструкции.
Решения, постановления и
приказы издают во всех случаях, когда
необходимо принять нормативный
или индивидуальный акт по основным
вопросам компетенции организации.
Распоряжения и указания издаются по
оперативным вопросам и для организации
исполнения постановлений, решений
и приказов.
Совместные распорядительные
документы организаций, издающих одинаковые
по форме документы (приказы, постановления
и др.), издаются в соответствующей
форме совместного решения, которое
имеет правовую силу распорядительного
документа в каждой организации,
принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных
организаций, структурных подразделений
документов вышестоящих органов
или документов других организаций
осуществляется в форме, установленной
автором документа. Если способ не указан,
организация решает этот вопрос самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных
органов могут доводиться до сведения
исполнителей в форме, установленной
положением об этих органах.
Распорядительный документ
может быть отменен (изменен) распорядительным
документом самой организации или
вышестоящей. Действие распорядительного
документа может быть приостановлено
соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающих
интересы других организаций, должны предварительно
согласовываться с этими организациями.
В случае разногласий к проекту
прилагаются замечания или формулировка
сути разногласий.
Ход обсуждения вопросов и
решения, принимаемые на заседаниях
коллегиальных органов, советах, собраниях,
совещаниях фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании
записи хода заседаний, стенограмм, звуковых
записей (текстов докладов, выступлений,
справок, проектов постановления или
решений, повестки дня, списков приглашенных
и др.). Если ход заседания стенографируется,
текст стенограммы расшифровывается,
отпечатывается, заверяется и хранится
вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции
организации всех уровней управления
могут направлять письма при осуществлении
оперативных связей с вышестоящими
отраслевыми и функциональными
органами, подведомственными и другими
организациями и отдельными гражданами.
Письма, как правило, должны составляться
в том случае, когда невозможен
или затруднен бездокументный обмен
информацией: устные разъяснения, указания
(личные или по телефону), инструктирование
и т.д. При необходимости срочной
передачи информации составляются телеграммы
и телефонограммы, документ передается
через модемную связь, по факсу или
телефону.
Существуют также документы-приложения.
Они могут быть трех видов: утверждаемые
или вводимые в действие соответствующим
распорядительным документом (приложения
к правовым актам, имеющие самостоятельное
значение); поясняющие или дополняющие
содержание другого документа; направляемые
с письмом в другие организации.
В целях сокращения количества
применяемых форм документов, министерства
и ведомства разрабатывают отраслевые
табели документов, необходимых и достаточных
для реализации функций и задач организаций.
В табель включаются документы как традиционные,
так и создаваемые средствами вычислительной
техники. Табель подписывается ответственным
за его составление и утверждается руководителем
ведомства. Ведение табеля, внесение в
него изменений осуществляется службой
документационного обеспечения. Составление
документов, не указанных в табеле, запрещается.
- ПРОБЛЕМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УПРАВЛЕНИИ
2.1 Основные
проблемы ДОУ и направления их решения
В современной социально-экономической
обстановке в условиях поиска оптимальных
путей информатизации общества и
вхождения России в мировое информационное
пространство первостепенное значение
приобретает решение многоаспектной
проблемы документационного обеспечения
управления (ДОУ), при помощи которого
процессы документирования, организации
документов и документооборота приобретают
нормативный или упорядоченный
характер. Приоритетными следует
сегодня признать документоведческие,
правовые, экономические, организационные,
кадровые и другие аспекты. С уверенностью
можно констатировать нахождение в
рассматриваемой проблеме как исторически
унаследованных характеристик, так
и новых, связанных с коренными
техническими и социально-экономическими
преобразованиями в сфере документации.
В особом внимании нуждается исследование
организации информационного взаимодействия
государственных и негосударственных
структур федерального, "субъектного"
и других уровней управления. Недостаточная
научно-теоретическая разработанность
и отсутствие должного государственного
внимания к созданию концептуальной
базы и выработке единых подходов
к организации ДОУ влекут за собой
различные отрицательные последствия,
в частности, отрыв от международных
правил и технологий, неэффективность
и недостаточную ценность сохраняемых
информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный,
межведомственный характер проблемы требует
соответствующей организации фундаментальных
и прикладных научных исследований
и разработок, их координации и
фиксирования.
2.1.1 Необходимость
закона о документации
Основополагающую роль в решении
проблем ДОУ должен сыграть Закон
о документации Российской Федерации.
Закон позволит нормативно закрепить
общие принципы и наиболее существенные
положения документационного обеспечения,
в том числе, обязательность документирования
деятельности всех организаций, формы
и способы документирования, электронное
документировние, обмен документированной
информацией удовлетворения потребностей
в документации субъектов права,
мер ответственности за нарушения.
Закон должен стать основополагающей
нормативной базой, которая не только
решит многие спорные вопросы
электронного документооборота и электронного
архива, но и в определенной степени
определит направления и дальнейшие
перспективы развития автоматизации
ДОУ. Принятие закона о документации
является настоятельно необходимой
задачей ближайшего будущего.
2.1.2 Необходимость
государственных правовых актов
Исключительно важной представляется
также разработка государственных
правовых актов, устанавливающих нормы
(стандарты, правила) ведения делопроизводства,
документации и меры ответственности
за их нарушение. Прежде всего это
разработанный ВНИИДАД проект Государственной
системы документационного обеспечения
управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет
собой один из основополагающих федеральных
актов, содержащий комплекс требований
и положений, способствующих разработке
единых подходов не только к традиционному,
но и автоматизированному управлению
документацией - информационному менеджменту.
Базовые положения ГСДОУ в
сфере автоматизации документирования,
документооборота, информационно-поисковых
систем (ИПС), хранения, использования,
внедрения автоматизированных информационных
технологий на основе использования
российских и международных классификаторов
информации, в определенных условиях,
позволят совместить применяемые в
разных ведомствах аппаратно-программные
средства документирования и обработки
документной информации, будут способствовать
информатизации организаций, территорий,
отраслей. Важнейшим из условий активного
использования ГСДОУ является придание
ей возможно более высокого юридического
статуса с одновременным возложением
ответственности за ее применение на
один из федеральных исполнительных
органов, в данном случае на Росархив
и его подведомственные организации.
2.1.3 Необходимость
стандартов
Решению технологических задач
документирования способствует разработанный
ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом
Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД.
Система ОРД. Требования к оформлению
документов". Стандарт, предъявляя требования
к унификации элементов оформления
документации, в значительной степени
облегчает создание типовых, унифицированных
и единых процессов как традиционного,
так и автоматизированного документирования,
хранения и передачи документированной
информации. Исключительно важное значение
имеет также последующая разработка
и ведение (обновление) общероссийских
классификаторов технико-экономической
и социальной информации, в т.ч. форм
управленческой документации на уровне
ведомств, предприятий и организаций.
Спрашивается, не страдаем ли мы желанием
в силу своего "исторического"
пристрастия к бюрократии и администрированию,
склонностью к централизации, взять
под государственный контроль сферу
административной документации? Чтобы
ответить на этот вопрос, обратимся
к опыту других стран. В Соединенных
Штатах Америки с 1976 г. действует
Закон по управлению федеральной
документацией. Термин "Управление
документацией" означает планирование,
контроль, руководство, организацию, обучение,
выдвижение по службе и другие административно-управляющие
действия, предполагающие создание документов,
их хранение, использование и возможность
распоряжения документами. В 1980 г. - принят
"Закон о сокращении работы с
документами", направленный на создание
единой правовой основы в этой области
административной деятельности. В системе
Национального архива США действует
мощное подразделение, которое ведает
вопросами управления документацией.
Возьмем более близкие нам
европейские примеры.
Англия: с 1985 г. действует правительственная
программа по совершенствованию
управления документацией. При кабинете
министров действует второй административный
отдел, который совместно с Государственным
архивом Великобритании при соответствующей
финансовой поддержке Правительства
занимается вопросами управления документацией
на современном технико-технологическом
уровне. В Германии, где, как мы знаем,
федерализм возведен в принцип государственного
устройства, 21.06.95 правительство одобрило
централизованную систему делопроизводства
на основании общих правил порядка
работы федеральных министерств.
Немецкие документоведы и архивисты
расценивают этот факт как свою большую
победу, которая потребовала долговременных
усилий сотрудников и руководителей
Бундесархива. Причем этот правовой акт
не первый в истории Германии. С 1926
г. действовал "имперский закон
о всеобщем порядке делопроизводства",
а в 1958 г. был создан "Закон об
общем порядке работы федеральных
министерств". Интересно, что разработчики
современной системы делопроизводства
в федеральных министерствах
ФРГ одной из главных ее задач
поставили создание единых номенклатур
дел федеральных министерств
и противодействие соблазну через
средства современной вычислительной
техники отказаться от строгих систематизирующих
схем группировки и шифровки документов.
Данный перечень мог бы быть продолжен
другими примерами из законодательства,
например, Чешской республики, где
в закон об архивном деле 1994/1997-2002
гг. четко записана обязанность всех
организаций, независимо от формы собственности,
содержать в порядке документацию,
заботиться о ее учете и хранении.
Похожая норма записана в аналогичном
законодательном акте Белоруссии и
др. стран. Можно вспомнить также
и опыт Австралии, где впервые
в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт
по управлению документами, в котором
содержатся рекомендации по работе с
традиционными документами на бумажной
основе и с современными электронными
документами.
2.2 Машинопечатные
документы
Все более возрастающее значение в
последнее время приобретают
также задачи организации упорядочения
и регламентации государственного
и ведомственного хранения документации
на нетрадиционных носителях, которые
до сих пор решаются на эмпирическом
уровне в отдельных учреждениях
и практически не регламентируются
общегосударственными нормами. По-прежнему
важной задачей остается сопряжение
аппаратно-программной среды, редакторских
программных и других средств
документирования и обработки документной
информации. Cогласование и сопряжение
этих систем и документов должны стать
предметом самого пристального государственного
внимания, так как существенно
влияют на возможности и эффективность
автоматизированного ДОУ. Нерешенность,
в частности, вопросов электронного
юридического атрибутирования документов
препятствует организации электронного
документирования, документооборота,
хранения и защиты информации от несанкционированного
доступа. Конечно, нельзя обойти вниманием
проблему электронных, а вернее машиночитаемых
документов.
К сожалению, рассматривая проблему,
подавляющее большинство забывает
об истории научно-технического прогресса.
Мы пользуемся в работе телефоном, телеграфом,
телетайпом, радиосвязью, телевидением,
факсимильными аппаратами, кабельными
сетями, спутниковой связью и т.п.,
зачастую не задумываясь о том, что
в свое время каждое из этих технологических
достижений обладало не меньшим количеством
разного рода проблем, осложняющих
их внедрение в практику. Предыдущие
технические достижения сыграли
огромную роль в развитии управления
с точки зрения техники и технологий,
так же произойдет и с электронными
документами. Специфика машиночитаемых
данных состоит в том, что их нельзя
воспринимать в том физическом виде,
в каком они хранятся на носителе.
Электронные документы очень
сильно зависят от технологии, формата
и стандарта, в рамках которых
они создаются. Только пройдя через
ряд предусмотренных процедур, данные
предстают в понятном пользователю
виде (в распечатанном виде, на экране
монитора и т.п.). Отсюда и терминологические
разногласия, наблюдаемые как в
среде ученых, так и в среде
специалистов и практиков. В одном
случае под электронным документом
понимается машинный носитель информации,
в другом - отдельный файл на этом
носителе, в третьем - распечатка на
бумаге, в четвертом - некая "матрица
в памяти компьютера". Во многих случаях
за документ принимается изображение
на экране, в том числе полученное
по электронной почте, из Интернета
и других сетей. Не следует упускать
из виду, что в рассматриваемом
термине имеет значение не только
первое слово "Электронный", но и
"документ". Понятие документа
уже достаточно определено и, несмотря
на варианты, имеет ряд общих обязательных
составляющих: закрепление информации
на носителе, возможность сохранения
и передачи во времени и на расстояние,
возможность служить доказательством.
Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими
проблемами электронных документов,
следует решить терминологические
проблемы, проблемы правового характера
по отношению к машиночитаемым документом.
Следующий шаг - стандартизация и
унификация новых информационных технологий.
И все это требует серьезной
научной проработки, специальной
постановки научной темы в общегосударственном
масштабе, как это сделано в
странах ЕС, других развитых государствах.
2.3 Автоматизация
ДОУ
С проблемой электронного документа
тесно связана проблема электронного
документооборота, автоматизации ДОУ.
В настоящее время различными
фирмами разработано и внедрено
большое число автоматизированных
систем управления документацией (АСУД),
характеризующихся специфическими
подходами и компьютерно-коммуникационными
средствами реализации. К сожалению,
в этих разработках отсутствует
унифицированная терминология. Продукция
фирм разработчиков носит такие
названия как: система автоматизации
документооборота, компьютерная система
автоматизации делопроизводства и
документооборота, система управления
делопроизводством, распределенная система
управления документами, электронный
архив и т.п. Разнообразие в названиях
разработанных и разрабатываемых
систем говорит лишь о том, что
сегодня эта область информационного
рынка еще не оформилась в качестве
самостоятельно сегмента, и в ряде
случаев продукты АСУД появляются как
сопутствующие разработки или побочный
продукт при решении других более
сложных задач. Тем не менее, число
АСУД растет достаточно быстро. Примерно
30-40 компаний регулярно предлагают
свои разработки потребителям. Это, конечно
самые крупные разработчики, задающие
уровень технико-технологических
решений. Известно также, что многие
АСУД разрабатываются индивидуально
для внутреннего использования
и на рынок не выставляются. К
сожалению, в этом секторе информационной
индустрии, несмотря на очевидную необходимость,
не отлажена система мониторинга
разработок, появляющихся на рынке, нет
также и четко функционирующей
системы их лицензирования и сертификации.
Редкими являются обзоры специалистов
по системам данного типа в ведущих
компьютерных и информационных изданиях,
не говоря уже об изданиях для делопроизводства
и архивов. Последние опубликованные
обзоры заслуживают одобрения, хотя
и критериальный ряд, и оценочные
показатели, и применяемая терминология
с точки зрения теории и практики
документоведения не оптимальны. Ни одна
из участвующих в сравнительном
анализе систем не тестируется на
соответствие действующим стандартам
и правилам работы с документами,
не сопоставляются затраты на внедрение
той или иной системы с получаемыми
прямыми и косвенными выгодами (не
говоря уже об экономическом эффекте).