Состав кадровой документации

3. Оформление  и ведение трудовых книжек, личных карточек

     Трудовая  книжка - это основной документ о  трудовой деятельности граждан. Прием  на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается. На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности). На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике: фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений); дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, месяц и год. Например: 21 февраля 1965г.; сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки,   справки учебного заведения и т.п. 
На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации. На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа.

     Затем заполняются графы таблицы:

графа № 1 - номер записи;

графа № 2 - дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу); 
графа № 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

     При приеме на работу в графе № 3 указывают  само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессию, разряд). Например, "Принята на должность преподавателя профиля "Бухгалтерский учет".В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку работника. При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наименование структурного подразделения, наименование должности. Например, "Переведен на должность зам. директора"При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт закона. Например, "Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ".

     При  увольнении  по   инициативе работника в связи с болезнью,  инвалидностью, уходом на   пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное  заведение  либо  в  аспирантуру  и по другим причинам,  с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин. Например, "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением  в  высшее учебное  заведение,  ст. 31 КЗоТ  РФ "Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения. Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе   на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях   и  поощрениях  вносятся  администрацией  предприятия после издания приказа по личному составу,  но не позднее  недельного  срока,  а  при   увольнении  -  в  день  увольнения  и должны точно соответствовать тексту приказа.

     С  каждой  записью,   вносимой   на   основании   приказа  в  трудовую книжку администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в   личной  карточке  (форма   №Т-2),  в  которой должна быть повторена точная   запись из трудовой книжки. Любая запись в трудовую книжку производится аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью.

     В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки   зачеркивание  ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости,  например,  изменения  записи  сведений  о   работе после указания соответствующего  порядкового  номера,  даты   внесения   записи  в  графе  3  пишется:  "Запись  за  №  таким-то   недействительна.  Принят по такой-то профессии  (должности)"  и  в   графе   4   повторяется   дата   и  номер  приказа    администрации,  запись из которого неправильно внесена в  трудовую   книжку.

      В этом же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе  на  другую  постоянную  работу  в  случае   незаконного увольнения или перевода, установленного органом по  рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе   или изменения формулировки причины увольнения.  Например, пишется:   "Запись  за  № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки  причины увольнения пишется: "Запись  за  № таким-то недействительна,  уволен..." и указывается  новая формулировка.

     В графе  4  в этом случае делается ссылка на приказ о  восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. 
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении  или  переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой  книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

     Выдача  дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту  работы. Документы, подтверждающие стаж работы,  предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На  первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан  дубликат" и она возвращается  владельцу  для  представления  ее   впоследствии  в органы социального обеспечения для документального  подтверждения трудового стажа  до  поступления  на   работу   на   предприятие, в учреждение,  
организацию, где выдан дубликат. Дубликат выдается также при утере трудовой книжки. Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки со  ссылкой  на  номер  и  дату  этих   документов.  Одной  чертой зачеркивается,  например,   прежняя фамилия или имя,  отчество,  дата рождения и  записываются   новые данные.  Ссылки на соответствующие документы записываются на   внутренней стороне обложки и заверяются подписью  руководителя   предприятия  или  специально  уполномоченного им  лица  и печатью   предприятия или печатью отдела кадров.      

     В таком  же  порядке  при  необходимости  вносятся изменения в   сведения об образовании, профессии, специальности. Работник, потерявший трудовую книжку, обязан  немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает  работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

     Дубликат  трудовой книжки заполняется по  общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по  месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

     Если   работник  до  поступления на данное предприятие уже   работал в качестве  рабочего  или  служащего,  то  при  заполнении   дубликата  трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3   прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве  рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

     Общий стаж  работы записывается суммарно,  то есть указывается   общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком   предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал   в прошлом владелец трудовой книжки.

     После этого общий стаж,  подтвержденный надлежаще оформленными   документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем   порядке:  в  графе 2 указывается дата приема на работу;  в графе 2  пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

     Если  из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же  предприятии,  то   об этом делается соответствующая запись.

     Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

     В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

     В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании  которого произведены соответствующие  записи в дубликате.  Документы,  подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. 
В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на первой странице книжки делается надпись "Выдан вкладыш серия_____ № ___".       Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку. 
При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику  выплачивается  средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.4. Оформление и ведение личных карточек Личная карточка (форма Т-2) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию. Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1.Общие  сведения;

2. Сведения  о воинском учете;

3. Назначения  и перемещения;

4. Отпуска;

5. Дополнительные  сведения;

6. Дата  и причина увольнения.

     Все сведения заносятся в личную карточку без сокращений. В графе "Общие  сведения" указываются фамилия, имя, отчество работника, дата и место  рождения, образование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

     Заполняя  графу "семейное положение" используют следующие   формулировки:   "женат",   "замужем", "вдовец", "вдова", "холост" "не замужем", после чего указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи. Записывая в личную карточку сведения об образовании, указывают "высшее", "незаконченное высшее", "среднее", "среднее специальное", "неполное среднее", "начальное". При этом пункт "В" заполняется на карточках молодых рабочих и служащих. 
Специальность и квалификацию указывают на основании диплома или свидетельства, профессия рабочего должна соответствовать ее названию в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, должность служащих - штатному расписанию.

     Свободные  строки  могут при необходимости заполняться данными   по усмотрению организаций.       Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для названия даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

     При заполнении пункта 12 раздела 1 организации необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. Заканчивается эта графа личной подписью работника и датой. Данные о военнообязанных и призывниках заносят во второй раздел личной карточки. Третий раздел карточки "Назначения и перемещения" содержит записи о назначении, перемещениях по службе и увольнении. При этом каждая запись визируется работником. 
В четвертом разделе фиксируются отпуска (все виды) с указанием их дат и ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.

     В   разделе  личной  карточки  "Дополнительные  сведения"  для   полноты  учета  лиц,   обучающихся  в очно-заочных (вечерних),  заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений. В том  же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах:  на основании справки ВТЭК  записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и  характере  труда,  а  также  можно  записывать  другие   данные, необходимые для учета. При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и причинах увольнения. Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в сейфах.