Системы электронного документооборота

    Поддержка различных клиентских программ

    Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с ОС MS Windows 95, Windows NT. В некоторых EDMS-системах допускается также использование  платформ UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные EDMS-системы позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры. Так как Web-браузеры могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы EDMS-систем в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у EDMS-систем появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-браузер.

    Системы управления выводом  документов

    Одним из особых сегментов современного рынка систем управления документооборотом (СУД) являются так называемые системы управления выводом документов (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.

    В некоторых OMS-системах дополнительно  реализована возможность архивации  и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи  с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на «второстепенных» вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных возможностей). Именно этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. 

      Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства.

      В системах должны быть предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование.        

      Индексирование  документов означает:

      ·       реквизитную индексацию;

      ·       ручное управление структурами хранения документов;

      ·        настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;

      ·       автоматическую полнотекстовую индексацию документов;

      ·       автоматическое распознавание формата файла электронного документа;

      ·       индексацию текста документа сразу при его вводе;

      ·       морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);

      ·       наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;

      ·       выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;

      ·       поддержку и настройку словарей и тезауруса;

      ·       технологию реквизитной разметки документов;

      ·       настройку набора реквизитов;

      ·       возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);

      ·       интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов. 

      Хранение  документов включает в себя возможность:

      ·       работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;

      ·       управление внешними носителями;

      ·       хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;

      ·       хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

      Поиск предусматривает:

      ·       наличие стандартного языка запросов к БД;

      ·       реквизитный поиск документов;

      ·       полнотекстовый поиск, точность поиска;

      ·       поиск по именам документов и аннотациям;

      ·       формирование сложных запросов с использованием логических операций;

      ·       контекстный поиск и меру близости слов при поиске;

      ·       адекватность результата поиска запросу;

      ·       морфологический анализ при построении запроса;

      ·       возможность работы с системой удаленных пользователей.

      Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных  в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

      Запрос  строится путем заполнения шаблона  ключевыми словами, содержание которых  пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей.

      Следует отметить, что образ документа  может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем   случае он, как правило, является результатом использования OCR– технологий. 

    4. Примеры применения OMS-систем.

    Крупная американская компания Hill’s Pet Nutrition (Topeka, штат Канзас), имеющая более 250 дистрибьюторских центров, построила свой бизнес на доставке разнообразных товаров для домашних животных в ветеринарные пункты по всей стране. Естественно, что важную роль в успешности бизнес-модели Hill’s Pet Nutrition играет своевременность доставки товаров и отсутствие простоя транспортных средств. Для оповещения дистрибьюторских центров о заказах на погрузку используется ПО управления выводом документов разработки компании HP/Dazel, имеющее стандартный интерфейс с ERP-системами (если на предприятии не используется ERP-система, то документы отправляются по электронной почте или через факс). По данным HP/Dazel, около 30% сбоев в бизнес-процессах предприятий и организаций происходят именно из-за проблем с доставкой документов. Эти сбои почти всегда приводят к потере времени и денег.

    Применение  данного ПО предотвращает ситуацию, когда сбой принтера (распечатывающего заказ на погрузку товаров) в любом  из 250 дистрибьюторских центров Hill’s Pet Nutrition останется незамеченным для центрального офиса, собирающегося отправить на следующий день в данный центр грузовой фургон за заказом. Если сбой принтера оказался бы незамеченным, то заказ не был бы вовремя подготовлен, и рейс оказался бы порожним (с соответствующими убытками для компании). В ПО от HP/Dazel реализована функция отправки подтверждения в центральный офис о фактической распечатке заказа на сетевом принтере дистрибьюторского центра. Если на принтере центра произошел сбой, то заказ отправляется на факс центра. Если отправить заказ по факсу тоже не удается, то он распечатывается в центральном офисе с примечанием о необходимости отправки заказа по электронной почте.

    В свою очередь, ПО e.ComPresent Web Portal разработки компании Optio Software позволяет клиентам и бизнес-партнерам управлять процессом доставки документов (в том числе, доставляя документы и в электронном виде). Клиент определяет не только электронный адрес получателя, но и формат доставки, а также правила аутентификации. Информация из ERP-системы следует через ПО Web Portal. После идентификации адресата информация маршрутизируется в соответствии с инструкциями отправителя.

    Системы, подобные e.ComPresent Web Portal, предоставляют  новые возможности для создания Web-ориентированных пользовательских приложений, основанных на клиентском самообслуживании. Web-доставка уже доказала свою эффективность, снизив расходы на печать и почтовые отправления. Вместо отправки по электронной почте многостраничного отчета в сотни офисов пользователи могут просматривать данный отчет через Интернет/интранет. Некоторые системы управления выводом документов позволяют также определять конкретные страницы или разделы, требуемые пользователю. Кроме того, т. к. пользователям обычно не нужно просматривать весь отчет, то с помощью ПО Cypress.Web portal можно отправить информацию постранично в сжатом виде. Похожий прием можно использовать при распределенной отправке отчетов по электронной почте. Вместо самого отчета адресат получает уведомление о его готовности к просмотру. Кликая на HTML-ссылку, он инициирует сессию работы с ПО Cypress Docuvault и просматривает отчет.

    Компания  Mobius Management Systems продвигает ПО ViewDirect, в котором реализована возможность связи отчета, формируемого в данный момент времени пользователем, с другими приложениями. Например, из приложения автоматизации продаж можно зайти в Интернет, а затем воспользоваться возможностями поисковой машины Mobius e-Search&View: предположим, что с помощью Web-браузера можно просмотреть все необходимые отчеты и документы (при наличии прав доступа к ним).

    Компания  Optio Software предлагает OMS-систему Optio, значительно облегчающую работу с документами. Например, с ее помощью могут быть сгенерированы ведомости складского учета, которые будут понятны даже пользователям, незнакомым с кодами товаров или их учетными номерами (ПО Optio дополняет эти ведомости описаниями товаров, извлеченными из других приложений, и подготавливает полностью понятный документ). Нередко возникают и такие ситуации, когда компании — оптовому поставщику — необходимо определенным образом модифицировать некоторые стандартные выходные документы (например, инвойсы, сопроводительные документы и др.) по запросу клиентов-покупателей, желающих оформлять эти документы так, как им удобно (и как они привыкли). С такой ситуацией часто сталкиваются компании-производители потребительских товаров, поставляющие свои изделия большому числу клиентов из розничной торговли. Например, розничный торговец может настаивать, чтобы сопроводительная (поставочная) наклейка была оформлена так, как ему нужно. В подавляющем большинстве случаев ERP-система компании-поставщика такой возможности не обеспечивает. В этом случае функции объединения и формирования на поставочной наклейке всей необходимой информации (на основе данных, извлеченных из ERP-системы и прочих приложений) берет на себя OMS-система (в частности, Optio).

    Информация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (в том числе, через Интернет) любую индексированную информацию, хранящуюся в общем репозитарии. Если пользователям необходимо регулярно готовить отчеты, то они могут сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет автоматически собираться, храниться и доставляться на настольный ПК пользователя (эту функцию OMS-систем часто еще называют «пакетной обработкой»). Компания NEN Life Science Products, занимающаяся поставкой химических веществ для производителей лекарств, с помощью этой функции (в частности, в OMS-системе Optio) осуществляет мониторинг репозитария и ищет так называемые «спусковые точки» (trigger-points), приводящие к генерации определенных запросов (например, о радиационной безопасности поставляемого химического вещества). Такой запрос генерируется, если совокупная радиоактивность поставляемого химвещества превышает определенный порог. Аналогичным образом могут использовать ПО Optio и страховые компании, собирающие статистические данные о заболеваниях своих предполагаемых клиентов.

    Перспективы OMS-систем