Системы электронного документооборота

 

      Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

      Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

      Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

      Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнееи внутреннее.

      Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

      Внешний срез проблемы упирается в большое  число документов, предлагаемых в  бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом. 
 

      2. Системы управления электронным документооборотом.  

      Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

      ·        интеграции процес

      ·        повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

      ·        уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

      ·        уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

      ·        интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;

      ·        создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

      СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

      СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для  автоматизации процессов документационного  обеспечения управления предприятием, включая:

      1.     процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

      2.     процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

      3.     управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

      Объектом  автоматизации являются процессы:

      ·  создание документов;

      ·  подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

      ·  работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.). 

      Основные  требования к системе состоят  в следующем. Для информационного  обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.

      СУЭД  должна обеспечивать изменение своих  характеристик,

      параметров, адресатов передачи документов и  т.п. в зависимости от изменения  регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

      Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена  возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).

      Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

      Подсистема  «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

      ·    оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);

      ·       оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

      ·       передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

      ·      реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

      ·      хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

      ·      адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

      ·      поиска и извлечения документов из электронного архива;

      ·      вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

      ·      связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

      Подсистема  «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

      ·      проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

      ·      потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

      Подсистема  «Делопроизводство» обеспечивает:

      ·      создание электронных документов средствами подсистемы;

      ·      ведение версий (редакций) документов и их авторства;

      ·      защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

      ·      электронное визирование документов (электронная подпись);

      ·      связывание документов в логические группы;

      ·      организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

      ·      допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

      ·      протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

      ·      управление маршрутами движения документов;

      ·      контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;

      ·      передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

      Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

      ·      средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

      ·      средства для создания электронных документов;

      ·      средства для организации и работы с электронным архивом;

      ·      технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

      ·      технологические средства, ориентированные на управление документами;

      ·      инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

      Программные технологические пакеты, ориентированные  на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии. 

      Инструментальные  средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались  в программную среду управления документами и документооборотом. 

    Виды  систем электронного документооборота.

    Следует сказать, что в настоящее время  существует немало подходов к решению  проблем управления электронным  документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

• средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);
• систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
• специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

    Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

    Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно  исходить из особенностей целей и  задач, которые ставит предприятие  при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.