Систематизация документов

     На  дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных  архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.

     Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению приходится проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

     Оформление  дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включитель­но) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скорос­шивателях и не нумеруются.

     Для подшивки дел (после удаления металлических  и пластмассовых скреплений) в  его конце вкладывается чистый бланк  формы листа-заверителя (для соответствующей  записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается. Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

     Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении  степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив  содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие ко­торых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

     Количество  листов в деле выносится на обложку из данных заверительной надписи дела. Архивный шифр проставляется в архиве организации (номер фонда, описи, дела).

     В соответствии с ГОСТом 16487—83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» под описью понимают «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». И по сей день опись фактически является основным учетным и справочным пособием в работе с документной информацией в технологии делопроиз­водства и в архиве. На дела постоянного хранения, со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются раздельно. Если дела обобщают за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. В таком случае реализуется хронологическо-структурная систематизация.

     Внутри  каждой структурной части дела располагаются  по приоритету (значимости) содержащихся в них документов. При систематизации самих дел пользуются номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения. 
 
 
 
 
 
 
 

                                     Заключение. 

     Важной  функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

     Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

     В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые  обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

     На  рабочих местах исполнителей документы  хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь  для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

     В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

     В архивах организации, в специальных  архивах документы хранятся в  особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы. 

• Делопроизводство  по ред. Т.В. Кузнецовой, Юнити, М., 2002;

• М.В. Кирсанова  «Современное делопроизводство» 2001;

• Шатина  Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.