Систематизация документов

     Практика  использования документов по личному  составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.     

2.1.Хранение дел. 

     Дела  считаются заведенными (открытыми  для формирования) с момента включения  в них первого исполненного документа.

     Хранение  документов обеспечивается различными способами, но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении. На корешке дела проставляется индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа — номенклатура дел.

     Последовательность  расположения дел на полках (стеллажах) должна точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа осуществляется вначале по номеру нужного дела (по номенклатуре), а затем по номеру соответствующей папки с документами.

     Для дел с особо ценными и важными  документами (протоколами, приказами, личными делами, трудовыми книжками и т. д.) составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в начале дела. Опись содержит индекс документа, его датировку, краткое содержание и номер листа.

     Дела  постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники отделяются от копий, годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные документы — от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью организации, — от такого же типа организационно-распорядительных документов, присланных для сведения.

     Приложения  группируются вместе с документами, к которым они относятся. Приказы по основной деятельности формируются в дела и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

     Если  в начале календарного года потребовался конкретный документ (уже включенный в дело), он может быть извлечен только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место помещается лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При выдаче же целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса, даты и срока выдачи с распиской получателя комплекта дела.

     Следует иметь в виду, что дела, содержащие учетно-бухгалтерские документы, могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача же дел за пределы данной организации может состояться только с разрешения ее руководителя.

     При оформлении дел на хранение из них  удаляются металлические и пластмассовые  скрепки и держатели. 

III. Правила подготовки дел для передачи на архивное хранение. 

3.1.Подготовка дел к архивному хранению. 

     Не  все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив. Документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

     Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

     В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» под упорядочением  архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной  власти.

     Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, передаются в архив организации по описи.

     Документы по личному составу выделяются в  отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

     Подготовка документов к длительному хранению включает: 

     ● проведение экспертизы ценности документов; 

     ● оформление дел; 

     ● составление описей и научно-справочного  аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов). 

3.2.Передача документов в архив, экспертиза ценности документов. 

     Дела  хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив — завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.

     Дела  для сдачи в архив готовятся  в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.

     Дела  временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.

     Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением  регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного  аппарата архива).

     Если  отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. 

     Заведующий  архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации.

     Подготовка  дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной  и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоян­ным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.

     Экспертиза  ценности документов. Большая часть  документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой документы теряют свою актуальность. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа документов содержит информацию, ценную и в научном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.

     Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций  определения государственного, социально-культурного  и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).

     Экспертиза  ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом. 

     1  этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.

     2  этап — подготовка документов к сдаче в архив организации.

     3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив. 

     Экспертиза  ценности документов в организации  проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются: 

     

• рассмотрение  проектов классификаторов и номенклатур  делопроизводства (централизованного  и децентрализованного);
• рассмотрение документов, выделяемых к уничтожению, и актов уничтожения документов и дел, срок хранения которых завершился;
• подготовка и вынесение на рассмотрение экспертных комиссий Госархива предложений о сроках хранения документной информации;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методической документации по делопроизводству и архивированию: номенклатур, классификаторов, перечней документов и инструкций по документационному обеспечению различных уровней управления;
• проведение консультационно-методической и организационной работы с подведомственными структурами.

 
 
 

     Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

     Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.

     При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхож­дению, содержанию и внешним особенностям документов.

     Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов. Типовые перечни устанав­ливают, как правило, сроки хранения, характерные для большинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)

     Разумеется, типовые перечни не способны полностью  охватить все многообразие документной информации. По этой причине на базе типовых

     ведомственными  органами разрабатываются перечни  отраслевого и межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

     Экспертизу  ценности документов немыслимо проводить  только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения. 

     Отечественная практика архивоведения  выделяет (с позиций  хранения) четыре группы дел: 
 

     

• постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву  Российской Федерации;

 
     

• длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;

 
     

• временного  хранения (до 10 лет);

 
     

• подлежащие  уничтожению (по истечении сроков хранения).

 
 
 
 

     Оформление  самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив органи­зации-создателя и получателя документной информации.