Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение¹⁰.

      При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету «Выписать», что означало «навести справки». Фактически с этого начиналось рассмотрение дела. Дела в приказе рассматривались по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной, отписке. Указ 1683 г. предписывал, чтобы подьячие в приказах, принимая челобитные, записывали их в специальные книги. Во всех столах приказа каждый год заводилась книга, где стояли имя подателя документа и помета дьяка¹¹.

      Если  приказ располагал нужными сведениями, решение («отпуск») готовилось сразу, если же их было недостаточно — начинался сбор необходимых материалов. В случае когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

      Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы: дьяк или (по его поручению) старший  подьячий собирали нужный материал и  составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Если думные дьяки вносили коррективы в подготовленный проект, то после вынесения решения дьяк «чернил» документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — «справой», подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах.

      Подпись дьяка была весьма своеобразной: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа — это было узаконено Судебником 1550 г. в целях предохранения документа от фальсификации и подлога.

      В московских приказах впервые произошло обособление оконченных дел от «текущих». Документы начали хранить не только в кулях, мешках и сундуках — в некоторых приказах (например, Поместном) появились шкафы для хранения документов и принимались меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

3. Виды и формы  документов приказного делопроизводства

      Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные.

      Грамоты — это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям; отписки — документы, поступавшие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки или доклады, воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы обменивались памятками; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

      М.Ф. Румянцева, характеризуя прошения частных  лиц, пишет, что они назывались челобитными  и всегда подавались на имя царя. Но с увеличением их количества, законодатель вынужден был пресекать практику непосредственного обращения с ними в высшую инстанцию¹². Уже в XVI -XVII вв. власти ограничивают право подданных подавать челобитные непосредственно царю¹³.

      Одним из основных признаков официального документа является формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.

      Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались с указания автора и адресата (от кого — кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...» или: «...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...» или: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...». В заключительной части указной грамоты проставлялись дата и место составления: «Писана в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день». Челобитная заканчивалась заверительной надписью дьяка: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления. Кроме того, имелись некоторые стабильные элементы текста для каждой разновидности документа. Например, начало и окончание изложения просьбы в челобитных начиналось традиционно — соответственно: «... вели государь мне дать...» и заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй…»¹⁴.

      В делопроизводстве приказов продолжала использоваться столбцовая форма документа — свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты были больших размеров, например Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 м.

      Текст в столбцах писался только с одной  стороны — оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились в свитках или рулонах; иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще документы хранились просто в ларях или сундуках. Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, а склейка не была достаточно прочной, что приводило к быстрому ветшанию и износу документа.

      Наряду  со столбцовой формой документа в  приказах начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно более трехсот разновидностей книг.

      В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со второй половины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Благодаря сочетанию железистых чернил и тряпичной бумаги текст был особенно стойким и почти не выцветал — документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

      Инструментами письма служили гусиные перья, затем  — металлические. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений) свободно читать тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

Заключение

      В заключении необходимо отметить, что  делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали. Поэтому становление русского централизованного государства, эволюция государственной системы сопровождалось внедрением приказного делопроизводства. К  XVI в. дворцово-вотчинная система управления полностью заменяется приказной. Приказы – специализированные, отраслевые органы управления. В отличие от дворцовых ведомств приказы — более бюрократические, технические по характеру органы.

      В приказной период не только сложилась  система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, но и сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII века стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.

      В период приказного делопроизводства зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению. Приказная система с ее централизацией, бумажным делопроизводством и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу XVII века приказная система пришла в упадок. 

Список  литературы

1. Демидова  И.Ф. Бюрократизация государственного аппарата абсолютизма в  XVII—XVIII  вв. // Абсолютизм в России (XVII — XVIII вв.): Сб. ст. М.: Наука, 1964.
2. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993.
3. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М., 1986.
4. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории / И.Н. Данилевский, В.В. Кабанов, О.М. Медушевская, М.Ф. Румянцева. М., 1998.
5. Леонтьев А.К. Образование приказной системы управления в Русском государстве: Из истории создания централизованного государственного аппарата в конце XV — первой половине XVI в. М., 1961.
6. Устюгов Н.В. Эволюция приказного строя русского государства в XVII в. // Абсолютизм в России (XVII — XVIII вв.): Сб. ст. М.: Наука, 1964. С. 163.
7. Шмидт C.O., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI — XVII вв. М, 1985.