Роль документов деловом общении

 
 

3.РОЛЬ  ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОВОМ  ОБЩЕНИИ

      Общение – это целенаправленный обмен информацией, направленный на установление конструктивного взаимодействия и получение продуктивного результата.

      Общение возникло с самого возникновения  человечества. Деловое общение также явление историческое. Все правила делового общения деформировались и менялись постоянно. Сейчас главным в деловом общении считается, что партнеры должны соблюдать равенство по отношению друг к другу во имя интересов общего дела. Выработан международный Кодекс деловых коммуникаций, созданный по следующим принципам:

      1) интересы дела;

      2) поступай по отношению к своему  партнеру так, как хотел бы, чтобы он поступил с тобой, т.е. соблюдай принцип равенства и кооперативность;

      3) изучай партнера, учитывай его  индивидуальность, чтобы использовать его знания в интересах дела;

      4) информация должна быть целенаправленной, отчетливо поданной партнеру  и достаточной для интересов  дела. Если информации больше, чем  требуется, то партнер может получить преимущества и использовать ее в свою пользу, если меньше, то трудно найти оптимальный вариант;

      5) партнеры не должны обманывать  друг друга, информация должна быть качественная, проверенная по всем параметрам.

      Таким образом, на деловое общение через  документирование управленческой деятельности оказывает влияние, в первую очередь, этикет, затем официальный деловой стиль документов, психологическое воздействие на партнера через узнавание возможностей партнера и себя, исполнительская дисциплина через организацию работы с документами и знание правил при составлении тех или иных управленческих документов.

3.1. Этикет и его значение в деловых документах

      Особая  роль в деловых взаимоотношениях с партнерами отводится этикету. Этикет - перевод с французского языка (etiquette) – ярлык, этикетка. Этикет в деловых документах проявляется в обращениях и приветствиях, манерах составления документа и т.д. Соблюдать этикет – означает следовать особым нравственным нормам поведения.

      Для успешного установления деловых  контактов с людьми крайне важно соблюдать некие нравственные нормы, которые регулировали бы взаимоотношения с окружающими. В числе таких норм можно выделить: вежливость, корректность, тактичность, благородство и точность.

      Первая  из этих норм – вежливость – является выражением уважительного отношения к человеческому достоинству. Суть вежливости - доброжелательность. Доброжелательность проявляется и в приветствиях, и в пожеланиях.

      Антипод вежливости – грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией. Подсчитано, что в результате грубого обхождения с партнерами деловые люди не реализуют до 20% своего экономического интереса. Это проявляется в виде незаключенных контрактов, расторгнутых и неподписанных соглашений, невыполненных договоренностей и т.п.

      Сродни  вежливости нравственная норма – корректность. Она означает умение держать себя в рамках приличий в любых ситуациях и, в первую очередь, в конфликтных. Корректное отношение проявляется в умении понять позицию и возражения оппонента, предъявить претензию, четко обосновать свою позицию, ответить отказом в заключении какой-либо сделки, конкретно и четко сформулировать причины и т.п.

      Элементом вежливости является тактичность. Чувство такта – это чувство меры, границы в общении. Быть тактичным – это не унижать достоинство партнеров, оппонентов, все свои чувства (восторг или недовольство) сдерживать.

      Этическая культура проявляется также в  скромности. Она проявляется в уважении вкусов и привязанностей других людей, в небравировании своим служебным положением, сдержанностью в оценке.

      Благородство  – это еще одна этическая норма. Оно предполагает совершение бескорыстных поступков, не допускает унижение других ради своих выгод.

      Важным  в деловых отношениях является также  норма этикета - точность. Без точности нельзя выполнить условие договора, взятых обязательств и т.д. Кто не выполняет взятых на себя задач – не вызывает доверия и уважения. Неточность граничит с обманом и ложью.

3.2. Особенности официально-делового стиля

      Создание  новых структур ведет к увеличению общего количества чисел документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, но составляет примерно 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой, и использоваться только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.

      Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают также функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистической, научной, официально-деловой, художественно-литературной и т.д. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

      Смешивание  стилей может привести и к расторжению  деловых отношений и к очень смешным ситуациям.

      Данный стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи – выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

      Две важнейшие особенности официально-делового стиля:

      — выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;

      — официально-деловой стиль характеризуется  определенным более или менее ограниченным кругом тем.

      Эти особенности способствовали закреплению  в ней традиционных устоявшихся  средств языкового выражения  и выработке определенных форм и приемов построения речи.

      Официально-деловой  стиль характеризуется:

      — высокой регламентированностью  речи (определенный запас средств  выражения и способов их построения);

      — официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в  своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);

      — безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

      Официально-деловой  стиль – это стиль договоров, контрактов, постановлений, приказов, государственных актов, доверенностей, заявлений, уставов, инструкций, докладных и объяснительных записок, протоколов и т.д.

      Этот  стиль обслуживает сферы отношений, возникающие между государственными органами, организациями и внутри их, а также между организациями и гражданами.

      Выделяют  следующие разновидности официально-делового стиля:

      — канцелярский;

      — юридический (язык законов и указов);

      — дипломатический.

      Для управленческих документов используется канцелярский стиль, это более распространенный вариант официально-делового стиля. Именно в нем наиболее четко и последовательно выражены основные специфические черты, присущие в целом этому стилю. К основным чертам официально-делового стиля относится также точность формулировок, не допускающая инотолкования. 
 
 

3.3. Особенности языка деловых документов 

      Требование  однозначности, характерной для  деловой речи, реализуется в употреблении специальной терминологии или специальных средств языка. Такая языковая ориентация позволяет добиться недопущения двусмысленности высказываний. Для официально-делового стиля характерна значительная повторяемость одних и тех же терминов в силу невозможности оперирования их синонимами.

      В языке деловых бумаг и документов широко используются

      1. Термины и профессионализмы в  соответствии с тематикой и  содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

      2. Нетерминологические слова, употребляющиеся  преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

      3. Имена существительные – названия  людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).

      4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

      5. Сложные отыменные предлоги, выражающие  стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

      6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного  типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.)

      7. Сложные сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

      В составлении и оформлении деловой  документации не последнее место  занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

      1. Наиболее распространенные формы  обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

      Если  в обращении указывается имя  и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

      2. Текстовое употребление слов: товарищ  (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет  свою специфику.

      Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся  в нашей стране до 90-х годов, уже  вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношения.

      3. В ведомственной письменной речи  имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо "я прошу" пишут "прошу". Вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено". Однако нельзя сказать "мною решено". Правильно: "я решил". В целом местоимение "я" употребляется только в докладных и объяснительных записках.

      4. Административный речевой этикет  предусматривает умение пользоваться местоимением "он". Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое оно составляется.