Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Февраля 2011 в 23:18, курсовая работа
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций коммуникативная функция документа.
Документ несет юридическую (правовую) функцию, по сколку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.).
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..….3
1. Понятие «документооборот»………………………………….……5
2.Унифицированая система документации……………………….…..11
3.Роль документов деловом общении……………………………..…..17
3.1. Этикет и его значение в деловых документах………………..…..17
3.2. Особенности официально-делового стиля……………………......18
3.3. Особенности языка деловых документов……………………...….20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….22
ЛИТЕРАТУРА……………………………………………………………………...23
3.РОЛЬ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ
Общение – это целенаправленный обмен информацией, направленный на установление конструктивного взаимодействия и получение продуктивного результата.
Общение возникло с самого возникновения человечества. Деловое общение также явление историческое. Все правила делового общения деформировались и менялись постоянно. Сейчас главным в деловом общении считается, что партнеры должны соблюдать равенство по отношению друг к другу во имя интересов общего дела. Выработан международный Кодекс деловых коммуникаций, созданный по следующим принципам:
1) интересы дела;
2)
поступай по отношению к
3) изучай партнера, учитывай его индивидуальность, чтобы использовать его знания в интересах дела;
4)
информация должна быть
5) партнеры не должны обманывать друг друга, информация должна быть качественная, проверенная по всем параметрам.
Таким образом, на деловое общение через документирование управленческой деятельности оказывает влияние, в первую очередь, этикет, затем официальный деловой стиль документов, психологическое воздействие на партнера через узнавание возможностей партнера и себя, исполнительская дисциплина через организацию работы с документами и знание правил при составлении тех или иных управленческих документов.
3.1. Этикет и его значение в деловых документах
Особая роль в деловых взаимоотношениях с партнерами отводится этикету. Этикет - перевод с французского языка (etiquette) – ярлык, этикетка. Этикет в деловых документах проявляется в обращениях и приветствиях, манерах составления документа и т.д. Соблюдать этикет – означает следовать особым нравственным нормам поведения.
Для успешного установления деловых контактов с людьми крайне важно соблюдать некие нравственные нормы, которые регулировали бы взаимоотношения с окружающими. В числе таких норм можно выделить: вежливость, корректность, тактичность, благородство и точность.
Первая из этих норм – вежливость – является выражением уважительного отношения к человеческому достоинству. Суть вежливости - доброжелательность. Доброжелательность проявляется и в приветствиях, и в пожеланиях.
Антипод вежливости – грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией. Подсчитано, что в результате грубого обхождения с партнерами деловые люди не реализуют до 20% своего экономического интереса. Это проявляется в виде незаключенных контрактов, расторгнутых и неподписанных соглашений, невыполненных договоренностей и т.п.
Сродни вежливости нравственная норма – корректность. Она означает умение держать себя в рамках приличий в любых ситуациях и, в первую очередь, в конфликтных. Корректное отношение проявляется в умении понять позицию и возражения оппонента, предъявить претензию, четко обосновать свою позицию, ответить отказом в заключении какой-либо сделки, конкретно и четко сформулировать причины и т.п.
Элементом вежливости является тактичность. Чувство такта – это чувство меры, границы в общении. Быть тактичным – это не унижать достоинство партнеров, оппонентов, все свои чувства (восторг или недовольство) сдерживать.
Этическая культура проявляется также в скромности. Она проявляется в уважении вкусов и привязанностей других людей, в небравировании своим служебным положением, сдержанностью в оценке.
Благородство – это еще одна этическая норма. Оно предполагает совершение бескорыстных поступков, не допускает унижение других ради своих выгод.
Важным в деловых отношениях является также норма этикета - точность. Без точности нельзя выполнить условие договора, взятых обязательств и т.д. Кто не выполняет взятых на себя задач – не вызывает доверия и уважения. Неточность граничит с обманом и ложью.
3.2. Особенности официально-делового стиля
Создание новых структур ведет к увеличению общего количества чисел документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, но составляет примерно 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой, и использоваться только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают также функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистической, научной, официально-деловой, художественно-литературной и т.д. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Смешивание стилей может привести и к расторжению деловых отношений и к очень смешным ситуациям.
Данный стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи – выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.
Две
важнейшие особенности
— выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;
—
официально-деловой стиль
Эти особенности способствовали закреплению в ней традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.
Официально-деловой стиль характеризуется:
— высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);
— официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);
— безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).
Официально-деловой стиль – это стиль договоров, контрактов, постановлений, приказов, государственных актов, доверенностей, заявлений, уставов, инструкций, докладных и объяснительных записок, протоколов и т.д.
Этот
стиль обслуживает сферы
Выделяют
следующие разновидности
— канцелярский;
— юридический (язык законов и указов);
— дипломатический.
Для
управленческих документов используется
канцелярский стиль, это более распространенный
вариант официально-делового стиля. Именно
в нем наиболее четко и последовательно
выражены основные специфические черты,
присущие в целом этому стилю. К основным
чертам официально-делового стиля относится
также точность формулировок, не допускающая
инотолкования.
3.3.
Особенности языка деловых
документов
Требование однозначности, характерной для деловой речи, реализуется в употреблении специальной терминологии или специальных средств языка. Такая языковая ориентация позволяет добиться недопущения двусмысленности высказываний. Для официально-делового стиля характерна значительная повторяемость одних и тех же терминов в силу невозможности оперирования их синонимами.
В
языке деловых бумаг и
1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).
2.
Нетерминологические слова,
3.
Имена существительные –
4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).
5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).
6.
Устойчивые словосочетания
7.
Сложные сказуемые (оказать
В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.
1.
Наиболее распространенные
Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.
2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.
Слово
товарищ, преимущественно
3.
В ведомственной письменной
4.
Административный речевой