Развитие делопроизводства в дореволюционной России

Значительное влияние на процессы документирования оказала конституция 1936г. Была законодательно закреплена иерархия управленческих документов, четко определившая, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Постановлением СНК СССР от 29 марта 1941 г. было утверждено «Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР и сети центральных государственных архивов СССР». В соответствии с новым положением ЦГАОР был переименован в Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства (ЦГАОРСС). В годы войны ЦГАОРСС принял на государственное хранение 350 тыс. дел, в частности Секретариата Президиума ВЦИК, Верховного Совета РСФСР, СНК СССР.

2.2 Развитие делопроизводства в СССР в 1950-1980-е гг.

 

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Советского Министра РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» – основа для разработки учреждениями своих инструкций по делопроизводству.

Особое место в истории советского делопроизводства занимало постановление Советского Министра СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по уничтожению архивного дела в СССР». Его задачи – разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В Московских государственных историко-архивных институтах был открыт факультет государственного делопроизводства, который готовил специалистов для работы с документами.

ЕГСД была создана в 1973 г. Основные положения в ГСД – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях СССР. Ее главная цель – усовершенствование на единой основе организации делопроизводства путем внедрения единых форм методов работы с документами, она содержала рекомендации по организации работ с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов.

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и

общей культуры управления считали государственные стандарты (ГОСТы).

Первые ГОСТы по ОРД были выведены в 1972 г:

1. ГОСТ 6.38-72 «Система организации расположения документов. Основные положения».
2. ГОСТ 6.39-72 «Система организации расположения документации. Формулирование – образец». В 1990 г. они переработаны и объединены.
3. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организации расположения документации. Требования к оформлению документов».
4. ГОСТ 16.487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (1983 г.).
5. ГОСТ 6.10.1-75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (1988 г.).
6. ГОСТ 6.10.2-83 «Унификация систем документации. Термины и определения».

Развитие советского делопроизводства в 1970-80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

ГЛАВА III. Развитие делопроизводства в современной России

3.1 Нормативно-правовые акты регулирующие делопроизводство

в России

 

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты  Российской Федерации в сфере  информации и

документации;

2) указы и распоряжения  Президента РФ, постановления Правительства  РФ;

3) нормативные правовые  акты федеральных органов исполнительной  власти, регламентирующие правовые  вопросы документационного обеспечения  управленческой деятельности;

4) государственные стандарты  на документы;

5) общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

6) унифицированные системы  документации;

7) нормативно – правовые  акты, а также методические документы  по делопроизводству, издаваемые  руководством организаций и предприятий.

В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

Правовые акты, принимаемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством РФ было принято постановление от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

К указам Президента РФ, направленным на обеспечение защиты информации, относятся:

1. Указ Президента РФ  от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесённых к государственной тайне»;

2. Указ Президента РФ  от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

3. Постановление Правительства  РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены Правительством РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основные положения об организации архивного хранения документов об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» и в Положении о Федеральном архивном агентстве, утверждённом постановлением Правительства РФ от 17 июня 2044 г. № 290.

Эти документы регулируют вопросы формирования, учёта, использования архивов и архивных фондов и управления ими, отделяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

3.2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации (УСОРД)

 

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

 Наименование организации, являющейся автором документа, должно  соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.