Работа с документами ограниченного доступа

• О размерах имущества предприятия и его денежных средствах;
• О вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других предприятий, в процентные облигации и займы, в уставные фонды совместных предприятий;
• О кредитных, торговых и иных обязательствах предприятия, вытекающих из законодательства Российской Федерации и заключенных им договоров;
• О договорах с негосударственными предприятиями, творческими и временными трудовыми коллективами, а также отдельными гражданами.

     Отметим также, что с момента принятия арбитражным судом решения о  признании должника банкротом и  об открытии конкурсного производства сведения о финансовом состоянии должника прекращают относиться к категории сведений, носящих конфиденциальный характер либо являющихся коммерческой тайной. Это положение закреплено ст.98 Федерального закона от 08.01.1998 №6-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»

 

2. Порядок оформления документов, содержащих информацию ограниченного доступа

     На  документах, содержащих информацию ограниченного  доступа (государственную тайну  или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять  гриф ограничения доступа к документу .

     Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, — первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

     Основу  присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять:

• перечень конфиденциальных сведений организации,
• требования партнеров,
• перечень конфиденциальных документов организации.

     Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

     Гриф  конфиденциальности, или гриф ограничения  доступа к традиционному, машиночитаемому  или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную  отметку, помету, пометку) формуляра  документа, свидетельствующий о  конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.

     Установить  гриф – значит добавить его к  учетному номеру документа, отразить в  номенклатуре дел, в учетных формах и т. п.

     Информация  и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

     первый, массовый уровень — грифы 

     "Конфиденциально",

     "Конфиденциальная  информация".

       Не следует ставить гриф "Коммерческая тайна", так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу;

     второй  уровень (достаточно редкий) — грифы 

     "Строго  конфиденциально",

     "Строго  конфиденциальная информация",

      "Конфиденциально. Особый контроль".

     Они присваиваются документу лично  первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и  хранение документов с графом второго  уровня также организуется первым руководителем  с возможным привлечением руководителя службы КД.

     На  документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф "Для служебного пользования".

     Написание грифа ограничения доступа, указываемого на документе, не сокращается.

     Под обозначением грифа указываются  номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

     Гриф  располагается в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном  листах документа, а также на обложке  дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

     Ниже  грифа или ниже адресата могут  обозначаться ограничительные пометы:

     "Лично",

     "Только  в руки",

     "Только  адресату",

     "Лично  в руки" и др.

     При регистрации конфиденциального  документа к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

     Документы и информация, конфиденциальные в  целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

     На  ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов:

     "Собственная  информация фирмы",

     "Информация  особого внимания",

     "Копии  не снимать" и другие.

     Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

     Гриф  конфиденциальности присваивается  документу:

     — исполнителем при подготовке к составлению  проекта документа; руководителем  структурного подразделения (направления  деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа;

     — работником службы КД при первичной  обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации  документ не имеет грифа ограничения  доступа.

     Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений.

     Другой  принципиально важный вопрос, решаемый руководством организации, службой  КД и исполнителями до начала составления  текста документа, — определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т. п.), на котором будут формироваться черновик и беловик документа.

     Назначение такой регистрации — обеспечение безопасности информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. 
3. Уничтожение документов

     Документ, содержащий сведения  конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определенные виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожить документацию без возможности ее восстановления.

     Для этой цели используют специальные устройства – уничтожители или шредеры. Основными  характеристиками шредеров являются:

• Способ срезки
• Степень секретности
• Производительность
• Ширина приемной части
• Уровень шума

     По  способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной разрезкой – резка на полосы различной ширины, с перекрестной (продольно-поперечной) резкой на наиболее мелкие фрагменты. Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше измельчения уничтоженного документа, тем сложнее его восстановить. Уничтожители подразделяются на следующие группы:

• Персональные
• Офисные
• Архивные
 

4. Ответственность за нарушение коммерческой тайны

     Государство в лице законодателя стремится дать организации (предпринимателю) инструменты защиты принадлежащей ей документированной информации, а также предусматривает ответственность за нарушение коммерческой тайны. Так, например, ст. 10 Закона РФ от 22.03.1991 № 948-1 «О конкуренции и ограниченности монополистической деятельности на товарных рынках» относит получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца к формам недобросовестной конкуренции. Действует также Закон об информации, определяющий права собственника информации на ее защиту и механизмы защиты, в том числе с помощью государственных институтов.

     Нормативно-правовые документы предусматривают ответственность  лиц, незаконными методами получивших информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну; работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну; контрагентов, сделавших то же, вопреки гражданско-правовому договору. Все эти лица в силу ст. 139 ГК РФ обязаны возместить нанесенный владельцу сведений ущерб.

     Как неправомерное разглашение сведений, так и непредставление необходимой  информации могут стать поводом  для привлечения виновных и уголовной  и административной ответственности. Уголовная ответственность за незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, предусмотрена ст. 183 УК РФ, согласно которой:

1. Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений – наказывается штрафом от ста до двухсот МРОТ или в период от одного до двух месяцев либо лишением свободы на срок до двух лет;
2. Незаконные разглашение или использование сведение, составляющих коммерческую или банковскую тайну, без согласия их владельца, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, - наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев до пятидесяти МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца либо без такового.

     Ответственность за непредоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за выполнением коллективных договоров, соглашений, влечет наложение штрафа на лиц, виновных в непредоставлении информации, в размере до трех минимальных размеров оплаты труда.

     Очевидно, что если сотрудника ознакомить с  возможной ответственностью за разглашение  коммерческой тайны, он будет аккуратен  при работе с информацией под  страхом финансовых потерь, уголовного преследования и увольнения.

     Законодательством предусмотрены следующие гарантии неразглашения сотрудниками конфиденциальной информации:

• Обязанность работника возместить причиненный работодателю ущерб и обязанность бывшего работника возместить причиненные убытки
• Установленная  уголовная ответственность за разглашение коммерческой тайны
• Возможность увольнения работника. Реализовать эти гарантии на практике сложно. Режим коммерческой тайны в отношениях с сотрудниками больше выполняет некую ориентирующую функцию, нацеливает работников на бережное отношение к документам и к содержащимся в них сведениям.

     Если  работник разгласил коммерческую тайну  в период трудовых отношений, то он обязан возместить реальный ущерб. Обязанность  работника возместить упущенную  выгоду составляющая убытков) трудовым законодательством и законодательством о коммерческой тайне не предусмотрена. При разглашении коммерческой тайны взыскателя будет интересовать как раз упущенная выгода, так как именно она является основным убытком от разглашения коммерческой тайны. Прямой ущерб будет составлять незначительную сумму и может ограничиться вообще стоимостью материального носителя, например дискеты или диска, на котором информация была передана третьим лицам. Если разглашение тайны имело место поместить как реальный ущерб, так и упущенную выгоду. Но здесь возникает вопрос, как доказывать величину упущенной выгоды.