Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Введение

     Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов".

     Протокол  занимает особое место в системе  организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

1. Протокол как отражение  коллегиального способа  принятия решений

1.1 Что такое протокол заседание и для чего он применяется

     Протокол  заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных  органов.

     Протокол  заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных  органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как  постоянных, так и временных. Нередко  протоколы заседаний ведутся  на деловых встречах, переговорах  для фиксации достигнутых сторонами  договоренностей или иных выработанных совместно условий.

1.2 Что отражает протокол  заседания

     Протокол  заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы  в деятельности организации, требующие  коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

1.3 Коллегиальный способ  принятия решения

     Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой  организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

2. Подготовительный  этап

2.1 Подготовительная  работа

     Как правило, заседанию предшествует большая  подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в  соответствии с повесткой дня  материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу  или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения  для проведения заседания и др.

2.2 Регистрация участников

     Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация  участников, которая может проводиться  в разных формах: от записи фамилий  присутствующих непосредственно в  черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием  всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации  участников с помощью технических  средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании - чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

2.3 Выбор формы протокола

     В зависимости  от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной или  стенографической. Формы протокола  отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий  в оформлении они не имеют.

     Протокол  составляется на основании:

     стенограммы заседания;

     звукозаписи заседания;

     черновых  рукописных записей, которые ведутся  во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию;

     справок;

     проектов  решений;

     повестки  дня;

     списков участников.

2.4 Составление стенографического  протокола

         Стенография - способ письма посредством особых знаков и целого ряда сокращений, дающий возможность быстро записывать устную речь.

Скорость стенографического  письма превосходит скорость обычного в 4—7 раз. 

     Стенографический  протокол составляется на основе стенографического  отчета о заседании (стенограммы) и  дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку  решения по нему. После вводной  части в таком протоколе делается запись "Заседание стенографировалось". Стенограмма является обязательным приложением к протоколу.

2.5 Составление протоколов

     Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей, которые  ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.

     Если  ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки  записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета  со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение  двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это  время необходимо для снятия возможных  вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может  быть оформлена для долговременного  архивного хранения.

2.6 Краткий протокол

     Краткий протокол - это документ, в котором  фиксируются обсуждавшиеся на заседании  вопросы, фамилии докладчиков и  принятые решения. Такой протокол, как  правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит  оперативный характер. По такому протоколу  невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого  решения.

2.7 Сокращенный вариант  протокола

     Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова  СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт  повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под  чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших - в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже - решение (постановление).

3. Выписка из протокола

     Для информирования заинтересованных организаций  и лиц о принятых решениях, а  также в целях подтверждения  принятых решений могут оформляться  выписки из протокола.

     Выписка из протокола - документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная  часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.

     Для придания юридической силы выписке  из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемая секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

     В полном протоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения  и фамилии выступавших, но и передается содержание докладов и выступлений  участников заседания, все высказанные  мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет  документировать подробную картину  заседания. 

4. Оформление реквизитов протокола

4.1 Подготовка и содержание протокола

     Полный  протокол содержит запись всех выступлений  на заседании, краткий - только фамилии  выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

     Подготовка  к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем. Это решение обычно оформляется  повесткой дня, которая при оформлении протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания  является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

4.2 Оформление

     Оформление  реквизитов протокола должно соответствовать  ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

     Протокол  оформляется на Общем бланке формата  А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:

     наименование  ведомства,

     наименование  организации (структурного подразделения),

     указание  вида документа (протокол),

     дата  заседания,

     номер,

     место заседания,

     гриф  утверждения

     (в  случае, когда протокол подлежит  утверждению),

     заголовок,

     текст,

     подписи.

     Наименование  документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы  левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, если протокол оформляется на угловом бланке или по центру - на продольном бланке прописными буквами, полужирным шрифтом.

     Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя  межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

     Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько  дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21-24.01. 2002. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02. 2005 или 05 февраля 2005 г.

     Дата  печатается через два межстрочных  интервала ниже предыдущего реквизита

     Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение  календарного года или в течение  срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные  регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

     Место составления протокола указывается  в соответствии с принятым административно-территориальным  делением. Наименование места составления  документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская  Дума, Законодательное Собрание Тверской области.