Прохождение и порядок исполнения входящих документов

      Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно  экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

      Вся корреспонденция, поступающая в  организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

      Первоначальная  обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

      На  всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

      Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

      В процессе первоначальной обработки  документы сортируют по структурным  подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

      Нерегистрируемые  документы раскладываются по структурным  подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

      Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

      В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

      Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

      Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

      На  документах, направляемых непосредственно  структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

      При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

      Передача  документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

      Рассмотрение  документов руководством организации  и структурных подразделений  производится, как правило, в день их получения. Срочные документы  рассматриваются по мере поступления.

      Результаты  рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

      Руководитель  учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

      С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

      Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция  может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

      Все перемещения документа между  структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

      Исполнение  резолюции осуществляется ответственным  исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

      При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать  материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт). 

      3. Прохождение исходящих  документов

Технология обработки  исходящих документов включает следующие  основные процедуры (рис. 2):

• разработку проекта документа в структурном подразделении;
• согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
• утверждение документа руководством;
• регистрацию документа;
• экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих  документов, готовятся в структурных  подразделениях непосредственными  исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Рис. 2. Порядок обработки  исходящих документов 

      К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ  на соответствующую просьбу или  предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

      Прохождение исходящего документа включает несколько  этапов:

      составление проекта документа, его распечатка;

      согласование  проекта, его визирование в необходимых  случаях;

      подписание (утверждение) документа;

      регистрация и отправка документа.

      Процесс согласования и визирования можно  ускорить, направив копии проекта  заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

      Подготовленный  проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

      Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

      В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются  по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют  стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

      Канцелярией, секретарем или экспедицией документы  должны быть отправлены в день их поступления.

4. Учет объема документооборота.

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении  объема документооборота учитывают  все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта  регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.