Прохождение и порядок исполнения входящих документов

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

 
Основная  задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.  
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).  
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

• объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации  маршрутов движения различных категорий  документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и  личному составу, писем и предложений  граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует три  основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Стандартизация  и унификация системы  ДОУ

Большая часть  управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс  управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. 
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. 
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут  быть как стандарты на отдельные  виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д.  полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Требования  к разработке унифицированных форм документов

1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости  от уровня утверждения унифицированные  формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские); 
— отраслевые (ведомственные); 
— субъектов Российской Федерации; 
— формы документов объединений, предприятий, организаций. 
 
 
 
 
 

Введение

Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

В крупных  организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.

С точки  зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

4. Входящие документы, поступившие в канцелярию из. внешних организаций
5. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации
6. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

 
 
 
 

      1. Понятие документооборота 

      Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или  создания до завершения исполнения или  отправки.

      Основными принципами организации документооборота являются следующие:

      прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы  сократить время их пребывания в  сфере делопроизводства, следует  различные операции по обработке  документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

      каждое  перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить  или ограничить возвратные перемещения  документов;

      порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

      Иначе говоря, основная задача организации  документооборота — прямоточность  в движении документов, однократность  и единообразие их обработки.

      По  отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

      Основными характеристиками потоков, которые  учитываются при организации  документооборота, являются:

      объем потока, который определяется количеством  документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие  или квартал;

      структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими  классификационными признаками;

      режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

      Учет  объема документооборота осуществляется с целью получения данных для  расчета штатной численности  персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

      Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения. 

      2. Прохождение и  порядок исполнения  входящих документов

Для обработки  входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 1):

• экспедиционная обработка;
• регистрация;
• рассмотрение руководством и выдача резолюции;
• ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
• контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и  включает:

• постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
• отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
• снятие исполненных документов с контроля.

Рис. 1. Порядок обработки  входящих документов 

      Документопоток  входящих документов составляют:

      документы вышестоящих организаций, органов  власти;

      документы подведомственных организаций, присылающих  отчетно-учетную документацию и  различного рода запросы;

      документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

      жалобы  и заявления граждан.

      В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

      прием входящих документов;

      первоначальная(экспедиционная) обработка;

      предварительное рассмотрение и распределение;

      регистрация;

      рассмотрение  документов руководством;

      исполнение  резолюций;

      отправка  ответных документов.

      Изобразим графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа (на примере  письма), поступившего в организацию.

      Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно  в структурное подразделение, минуя  руководителя организации.