Прием, передач и доставка документов

     Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

     Согласно  рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

     Документы передаются с соответствующими отметками  в регистрационных формах.

     В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные  подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

     Самый нерациональный способ доставки документов - выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

     Таким образом, организация первичной  обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

      Список литературы: 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. — М., 2001.
2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М., 1989.
3. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. — М., 1990.
4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. — М., 1997.
5. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.
6. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1975.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. — М. — Новосибирск, 1997.
8. Кузнецова М.В. Делопроизводство. — М., 2000. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.—М., 1991.
9. Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М., 1998.
10. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. — М., 2001.
11. Типовая инструкция в федеральных органах исполнительной власти. — М., 2000.
12. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. — Киев, 1987.