Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

Экспедиционная обработка  входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями  граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования  форм и методов работы с  документами включают в себя  выполнение следующих функций: 

разработку и переработку  нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство  и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома  форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение  новых форм и методов работы с  документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач  разработки и совершенствования  автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная  регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации  деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации  – правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую  постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы  документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности  и организацию работы данного  подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных  лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с  соблюдением установленного порядка  и соответствующее действующим  нормативным документам, положение  имеетобязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном  подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими  органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает  и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для  разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих, который содержит регламентированный  перечень требований к квалификации  специалистов различных категорий. 

2. Унифицированная  система ОРД (УСОРД), Государственная  система ДОУ (ГСДОУ) и другие  нормативные документы, в которых  закреплены формуляр и структура  текста должностной инструкции.

3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о  структурном подразделении организации.  Положение и должностные инструкции  – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые  документы, т. к. обязанности  каждого работника устанавливаются  исходя из всего комплекса  функций, выполняемых службой  ДОУ. 

Поскольку должностные  инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение  работника, то необходимо их составление  для каждой должности, предусмотренной  штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под  расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной  инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для  составления инструкции по делопроизводству организации служат:

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

Основные правила  работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические  операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии  архива, юридической службы. Подписанная  руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем  организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные  подразделения для использования  в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных  форм документов, необходимых и достаточных  для реализации документационного  обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся  в аппарате документов, так и процедуры  их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб  позволяет установить единую классификацию  документов организации в соответствии с управленческими функциями  и задачами. Это, в свою очередь, позволяет  исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего  использования систематизацию форм документов.

После завершения работ  по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных  подразделений, сотрудники которых  будут работать в соответствии с  правилами, установленными Табелем. После  утверждения руководителем организации  Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который  является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы  документов располагаются в Альбоме  в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается  и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается  в виде подлинника, на бумаге, а также  в электронном виде.

На сегодняшний  день различают четыре основных организационных  структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел. 

4. Секретарь. 

Управление делами создаётся в министерствах и  ведомствах как структура, в которой  выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации  делопроизводства в центральном  аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным  подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые  подразделения:

1. Секретариат –  это структурное подразделение,  создаваемое для обслуживания  руководства организации. В его  состав входят:

приемная; секретариат  руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

секретариат коллегии;

протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными  структурными подразделениями организации;

организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных  органов управления.

2. Отдел рационализации  ДОУ (делопроизводства) – это  центр совершенствования ДОУ,  методический центр. 

К его функциям относятся:

разработка и внедрение  мероприятий по совершенствованию  технологии делопроизводства;

разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

разработка классификационных  справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая,  в свою очередь, подразделяется  на:

экспедицию;

бюро переписки;

бюро учета и  регистрации документов;

компьютерный центр  обработки и размножения текстов  документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

Канцелярия, как и  другая организационная структура  службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских  организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция –  специализированный участок, осуществляющий  прием и отправку по почте  и курьерской связи документации  и корреспонденции. 

2. Подразделение  по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов, контроль соответствия  принятым правилам оформления  документов, формирование и ведение  справочно-информационного массива. 

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет  контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем  (обращений граждан) занимается  приемом и учетом предложений,  заявлений и жалоб граждан.  Ее функции следующие: 

подготовка обращений  к рассмотрению руководством;

контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки  документов осуществляет перепечатку  документов с черновиков, считку  и правку текстов документов, учет выполняемой работы.