Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

 

 

1.Предмет  и задачи курса  «Документационное  обеспечение управления».

Управление предприятием можно представить как процесс  получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения  его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного  решения требуется полная оперативная  и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который  должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы  за время ее передачи и обработки  состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию  дел.

На рабочее место  руководителя предприятия или исполнителя  информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется  в документах. Документ является носителем  информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» документ- это текст или изображение, имеющее информационное значение. Каждый документ должен оцениваться, прежде всего, по информации, которую он содержит. Федеральный закон « Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…».

В управленческой деятельности используются самые разнообразные  документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу  и т. д.

Документы, функционирующие  в сфере управления, называют организационно-распорядительными  документами (ОРД).

Вне зависимости  от специфики предприятия можно  выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные  документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские  документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных  и муниципальных организаций  могут поступать на предприятие  документы, регулирующие различные  вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную  группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную  группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные  документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности  составления и обработки. 
 

Устав – свод положений  и правил, определяющих устройство, деятельность, права и обязанности  юридического лица, утвержденный и  зарегистрированный в установленном  законом порядке. Устав определяет правовое положение юридического лица.

Устав утверждается распорядительным документом вышестоящей  организации.

Подготовка и оформление текста устава должно производиться  в соответствии с установленным  порядком подготовки и оформления положения об учреждениях .

Положение правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию  работы объединения, предприятия, организации, учреждения или структурного подразделения.

Текст положения  должен стоять из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация  работы, ответственность.

В разделе «Общие положения» должны быть указаны цели и основания образования учреждения и структурного подразделения, чем  руководствуется оно в своей  деятельности и кому подчиняется.

В разделе «Основные  задачи» должны перечисляться основные задачи, которые должны выполнять  учреждение или структурное подразделение  во всех областях своей деятельности.

В разделе «Функции»  указывается, что и как должно делать учреждение или структурное  подразделение для выполнения основных задач, какие связи в этих целях  оно обязано устанавливать с  другими учреждениями и структурными подразделениями.

В разделе «Права»  должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель или структурное подразделение  и его руководитель, в том числе  и право на издание определенных правовых актов и подготовку определенных документов.

В разделе «Организация работы» указывается, кто образует учреждение или структурное подразделение, назначает его руководящий состав, утверждает его структуру и штатную  численность; каков порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения или структурного подразделения формы и методы работы.

В разделе «Ответственность»  должны перечисляться вопросы деятельности учреждений или структурных подразделений, за своевременность и качество решения  которых несут ответственность  эти учреждения или структурные  подразделения или их руководители.

Положение о структурном  подразделении должно утверждаться распорядительным документом, издаваемым руководителем учреждения. Положение  об учреждении утверждается распорядительным документом, издаваемым вышестоящей  организацией.

 При подготовке  проекта положения допускается  употреблять типовые тексты.

Датой положения  является дата его утверждения.

Проект положения  должен быть подписан руководителем  учреждения (если положение об учреждении) или руководителем структурного подразделения (если положение о  структурном подразделении), а также  завизирован начальником Юридического отдела с арбитражем и должностными лицами, от координации действий которых  зависит введение положения в действие. 

Учредительный договор- договор между учредителями (участниками) о создании юридического лица. В  учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности, а  также условия и порядок распределения  между участниками прибыли и  убытков, управления деятельностью  юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Штатное расписание-перечень должностей постоянных сотрудников  с указанием соответствующих  каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях является основанием для образования фонда  оплаты труда организации.  
 

2.Нормативные  требования к формированию  дел.

Документы во время  их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные  папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания  работы с документом он передаётся для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или  лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего  года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные  документы должны иметь отметку  об исполнении и подшиваются в  дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается  множество, и чтобы в них легко  можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы  после их исполнения группируют в  дела, т.е. подшивают в отдельные  папки.

Распорядительные  документы, переписку руководства  и важнейшие внутренние документы  формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в  номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого  заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет  официально признанное сокращенное  наименование, то лучше употребить его.

В депо могут быть подшиты только те документы, которые  предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится  самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел  под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться  только органами государственной налоговой  инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим  уголовно-процессуальным законодательством  Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных  лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие  и оформляется протоколом, копия  которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы  должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

В комплексе организационных  документов предприятий особое место  занимают должностные инструкции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Должностная инструкция:состав содержательной части,реквизиты. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с  юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.

В разделе 1 (Общие  положения) устанавливаются: область  деятельности специалиста; порядок  его назначения и освобождения от должности замещения во время  его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста, должностные  лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные  документы, которыми должен руководствоваться  специалист в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления  деятельности специалиста.

В разделе 3 (Должностные  обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (Права) устанавливаются  права, необходимые специалисту  для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет  ответственность данный специалист.