Построение информационно - справочной системы на ПЭВМ

  1.6 Правила  регистрации и индексирования  документов 

  Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса При  регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются  дата и индекс поступления. с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. 

  Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами  по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. 

  Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). 

  Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется. 

  Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т. д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. 

  Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы  и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем  организации, документы, поступающие  из вышестоящих организаций или  направляемые им, - в службе документационного  обеспечения и т.д. Место регистрации  документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению  управления и в табеле документов организации[10, с. 58]. 

  Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа) Для поступающих в организацию документов, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно - контрольных карточек определяется самой организацией. 

  Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться. 

  Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. 

  Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках  установленной формы. 

  Для регистрации  документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника. 

  В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машинно - ориентированной регистрационно - контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа. 

  Справочные  картотеки формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с  используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки[10, с. 60]:  

  справочные 

  контрольно-справочные 

  по географии  поступающих документов 

  по предложениям, заявлениям и жалобам граждан 

  тематические (приказы, решения) и др. 

  Информационно - поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях. 

 

  

   Глава  2. Организация контроля за исполнением документов 

  Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов  контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного  обеспечения и ответственные  исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и  т.п., или специально назначенным  лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению  и т.д.) ведется по поручению руководителей  в соответствующих структурных  подразделениях[18, с. 24]. 

  Сроки исполнения документов исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. [1, с. 19] Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. 

  Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке: типовые сроки - принятием  нового акта, индивидуальные - распоряжением  руководителя, который их установил. 

  Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в  регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов. 

  Службой контроля осуществляются следующие  операции[20, с. 50]:  

  формирование  картотеки контролируемых документов 

  направление карточки контролируемого документа  в подразделение-исполнитель 

  выяснение в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя 

  напоминание подразделению-исполнителю о сроке  исполнения 

  получение информации о ходе и результатах  исполнения 

  запись  хода и результатов исполнения в  карточке контролируемого документа 

  регулярное  информирование руководителей о  состоянии и результатах исполнения 

  сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов 

  снятие  документов с контроля по указанию руководителей 

  формирование  картотеки исполненных документов 

  Карточки  контролируемых документов (контрольная  картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). 

  Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем  порядке: 

  Заданий последующих лет - не реже одного раза в год 

  Заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц 

  Заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения  срока. [13, с. 32] 

  Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием  даты исполнения и содержания соответствующих  мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется  на общих основаниях. 

  Служба  документационного обеспечения  или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о  ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. 

  Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных  подразделениях занимаются лица, ответственные  за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. 

  При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие правила[13, с. 63]: 

  Помещать  в дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре 

  Помещать  вместе все документы, относящиеся  к разрешению данного вопроса 

  Посещать  приложения вместе с основными документами 

  Группировать  в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих  дел 

  Раздельно группировать в дела документы постоянного  и временного сроков хранения 

  Помещать  в дело машинограммы на общих основаниях. 

  В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 

   

 

  

  3. Хранение  документов, составление номенклатуры  дел 

  Номенклатура  дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел  с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов и формирования дел, обеспечения  поиска документов и учета дел. Она  является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой  системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации[13, с. 80]. 

  Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. 

  Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. 
 
 

  В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки  работы организации. В том числе  указываются справочные и контрольные  картотеки, личные дела. Личные дела вносятся в номенклатуру дал под общим заголовком и единым индексом. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.