Построение информационно - справочной системы на ПЭВМ

  На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и  вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения  руководства. Остальные документы  после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения  направляются исполнителям. 

  Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время. 

  Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. 

  При необходимости  безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием  до рассмотрения документа руководством организации. 

  1.2. Порядок  обработки исходящих документов 

  Документы, отправляемые организацией, в том  числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как  почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка  и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или  сотрудниками службы документационного  обеспечения в соответствии с  Почтовыми правилами. [1, с. 13] 

  Контролю  подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает: 

  - постановку  документа на контроль; 

  - проверку  своевременного проведения документа  до исполнителя; 

  - проверку  и регулирование хода исполнения; 

  - учет  и обобщение результатов контроля  и исполнения документов, информирование  руководителя. 

  Основная  цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного  исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные  исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно - распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями  или сотрудниками. 

  Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. 

  Типовые сроки исполнения документов устанавливаются  актами высших органов государственной  власти и управления, а также центральных  функциональных и отраслевых органов  управления. 

  Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя. 

  Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке: типовые сроки - принятием  нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил. 

  Перенесение срока исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после  получения докладной записки  от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции  руководителя и переносится из резолюции  в контрольную карточку. 

  Карточки  контролируемых документов (контрольная  картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 

  Службой контроля осуществляются следующие  операции[16, с. 25]: 

  - формирование  картотеки контролируемых документов; 

  - направление  карточки контролируемого документа  (пункта задания) в подразделение-исполнитель; 

  - выяснение  в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и  телефона исполнителя; 

  - напоминание  подразделению-исполнителю о сроке  исполнения; 

  - получение  информации о ходе и результатах  исполнения; 

  - запись  хода и результатов исполнения  в карточке контролируемого документа; 

  - регулярное  информирование руководителей о  состоянии и результатах исполнения; 

  - сообщение  о ходе и результатах исполнения  документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; 

  - снятие  документов с контроля по указанию  руководителей; 

  - формирование  картотеки исполненных документов. 

  Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем  порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий  последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения  срока. 

  Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе. 

  1.3 Передача  документов внутри организации 

  Передача  документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в  регистрационной форме. 

  Передача  документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение. [1, с. 15] 

  1.4 Учет  количества документов 

  При формировании документов в дела используются следующие  признаки заведения дел. 

  Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.). 

  При формировании документов в дела по предметно - вопросному признаку за основу берут их содержание (например, “Документы по вопросам повышения  качества продукции”). 

  Авторский признак предполагает группировку  в дела документов одного автора. 

  Для группировки  переписки используется корреспондентский  признак. При этом в заголовке  дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка  и раскрывается содержание вопроса. 

  Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, “Переписка с предприятиями Восточной  Сибири по вопросам поставки продукции”). 

  Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия  и квартальных вложениях”). 

  Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно - вопросному и хронологическому признакам. 

  Дела формируются  в соответствии с номенклатурой  дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку  дела. 

  При формировании дел необходимо учитывать следующие  требования[12, с. 39]: 

  - документы  постоянного и временного сроков  хранения необходимо группировать  в дела раздельно; 

  - подлинники  оделять от копий; 

  - годовые  планы и отчеты - от квартальных  и месячных; 

  - утвержденные  документы - от их проектов; 

  - включать  в дело по одному экземпляру  каждого документа. 

  Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных  актов. 

  В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся  по окончании календарного года. 

  Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся. 

  Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную  надпись, отметку “В дело”. 

  Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы. 

  Приняты определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. 

  Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты. 

  Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения. 

  Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления. 

  Лицевые счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий. 

  Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку  номеров. 

  Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ-ответ  помещается за документом запросом. 

  Обзоры, докладные  записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном  деле, если они касаются одного и  того же вопроса. 

  Учет должен производиться в комплексе с  другими мероприятиями по совершенствованию  работы с документами. 

  Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным  подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При  подсчете количества документов за единицу  учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и  машинописный. 

  В службах  оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий  документов. 

  Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами. [14, с. 28] 

  1.5. Информационно  - поисковая система (ИПС) для  работы с документами организации 

  В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов. 

  Для достижения информационной совместимости поисковых  массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных  подразделений (при наличии типовых  структур), классификатора названий видов  документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и  др. [3, с. 44].