Регистрационный номер документа - это
его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое)
обозначение, проставляемое при регистрации.
Для него отведено место в бланке документа
рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано
по группам документов - обычно в структурных
подразделениях, где они создаются и оформляются.
Например, бухгалтерские документы регистрируются
в бухгалтерии, приказы по основной деятельности
- в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров.
Обязательным элементом реквизита "Регистрационный
номер документа" является его порядковый
номер в течение года (с января по декабрь).
Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних
документов может вестись по учебным годам.
Приказы по личному составу и основной
деятельности имеют отдельную нумерацию
в пределах своей группы. В приказах по
личному составу к порядковому номеру
добавляются буквы К (кадры) или Л\С (личный
состав). Например: Приказ №3к или приказ
№ 17 л/с.
Регистрационный номер входящих и исходящих
документов кроме порядкового номера
чаще всего дополняется условным обозначением
(индексом) структурного подразделения
или исполнителя, составившего документ,
корреспондента, классификатора вопросов
деятельности, места хранения документа
и номера дела по номенклатуре, куда подшит
документ (или копия отправленного документа).
Например: 02-12/ 78, где 02 - индекс структурного
подразделения (например, бухгалтерии),
12 - номер дела по номенклатуре, 78 - порядковый
номер отправляемого документа.
При регистрации обращений граждан порядковый
регистрационный номер дополняется первой
буквой фамилии. Например: В-16, Д-122.
На документах, авторами которых выступают
несколько организаций, индексы авторов
проставляются через косую черту в порядке
указания авторов на документе (Государственная
система документационного обеспечения
управления. Основные требования к документам
и службам документационного обеспечения).
Ссылка на регистрационный номер и дату
документа (реквизит 11)
Важным реквизитом является ссылка на
номер и дату документа, на который дается
ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе
лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки
давались в начальной части текста письма.
Обычно ответное письмо начиналось такой
фразой «На Ваше письмо от 12 февраля 2012
г. за № 0431.61 сообщаем...». Данный реквизит
полностью переписывается из бланка инициативного
документа, на который пишется ответ и
включает регистрационный номер и дату
документа, на который даётся ответ.
Получив ответный документ, по этому
реквизиту секретарь должен подобрать
копию инициативного документа, на который
пришел ответ, подложить его к полученному
ответу и только вместе доложить руководителю.
В этом случае у руководителя сразу будет
полная информация: как и что, писали, и
полностью ли учтена просьба или предложение.
Место составления или издания (реквизит
12)
В общем бланке, на том месте, где в бланке
для письма проставляется ссылка на номер
и дату входящего документа, указывается
место составления документа. (Часто напечатано
заранее). Оформляется этот реквизит в
соответствии с административно-территориальным
делением России. В соответствии с требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003 он указывается только в тех
случаях «если затруднено его определение
по реквизитам «наименование организации»
и «справочные данные об организации».
Так, например, этот реквизит не указывается,
если географическое местонахождение
вошло в название организации.
Гриф ограничения доступа к документу
(реквизит 13)
В верхнем правом углу документа на первой
странице может быть проставлен гриф ограничения
доступа к информации (секретно, для служебного
пользования, конфиденциально и др.). Гриф
ограничения доступа проставляется в
соответствии с действующим законодательством
и располагается у верхней правой границы
текстового поля на первом листе документа
без кавычек. Если необходимо указать
номер экземпляра, он проставляется ниже
грифа ограничения доступа через полтора
интервала и центрируется по отношению
к нему.
Требования к оформлению
реквизитов документов
01. Государственный герб Российской
Федерации помещают на бланках документов
в соответствии с Федеральным конституционным
законом «О Государственном гербе Российской
Федерации (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2000, №52, часть I,
ст. 5021).
Изображение герба следует
выполнять на бланках ориентировочно
в пределах квадрата со стороной 20 м, над
серединой строки с наименованием организации.
Допускается воспроизведение герба без
изображения щита.
02. Герб субъекта Российской
Федерации помещают на бланках документов
в соответствии с правовыми актами субъектов
Российской Федерации.
Порядок использования на бланках
документов изображения герба субъекта
Российской Федерации определяется нормативными
актами органов государственной власти
республик автономных областей, городов
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных
округов, городов РФ.
03. Эмблему организации или товарный
знак (знак обслуживания) помещают на бланках
организации в соответствии с уставом
(положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на
бланке, если на нем помещен Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта
Российской Федерации.
Эмблему и товарный знак располагают
на верхнем поле бланка над серединой
наименования организации – автора документа.
Возможно расположение эмблемы и товарного
знака на одном уровне с названием организации.
(реквизит 08), слева.
04.Код организации проставляют
по Общероссийскому классификатору предприятий
и организаций (ОКПО).
Для органов государственной
власти и управления код предоставляется
по Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления
(ОКОГУ).
Реквизит служит для ускорения
передачи документированной информации
по каналам электронной связи и сокращения
количества возможных ошибок, возникающих
при передаче данных и сложно воспринимаемых
названий организаций. Код является элементом
электронной идентификации документа.
05. ОГРН проставляют в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
06. Идентификационный номер
налогоплательщика/ код причины постановки
на учет проставляют в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
07. Код формы документа проставляют
по Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД).
08. Наименование организации,
являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному
в ее учредительных документах. Над наименованием
организации указывают сокращенное, а
при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации. Наименования
организаций субъектов Российской Федерации,
имеющих наряду с русским языком, в качестве
государственного национальный язык,
печатают на двух языках - русском и национальном.
Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно закреплено
в учредительных документах предприятия.
Сокращенное наименование (в скобках)
помещают ниже полного. Наименование на
иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, когда оно закреплено в уставе
(положении об организации). Наименование
на иностранном языке располагают ниже
наименования на русском языке. Наименование
филиала, территориального отделения,
представительства структурного подразделения
указывают в том случаях, если оно является
автором документа, и располагают ниже
наименования предприятия.
Автором документа может быть
должностное лицо, представляющее организацию.
09. Справочные данные об организации
включают почтовый адрес номера телефонов
и другие сведения по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).
10. Наименование вида документа,
составленного или изданного организацией,
регламентируется уставом (положением
об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным УСОРД
и ОКУД (класс 0200000)
В письме наименование вида
документа не указывают.
11. Датой документа является
дата его подписания или утверждения для
протокола - дата заседания (принятия решения),
для акта - дата события. Если авторами
документа являются несколько предприятий,
то датой документа является наиболее
поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется
арабскими цифрами в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и
месяц оформляются двумя парами арабских
цифр, разделенных точкой, год - четырьмя
арабскими цифрами. Например, дату 5 января
2014 года следует оформлять: 05.01.2014.
Допускается словесно-цифровой
способ оформления даты, например: 5 января
2014 года, а также оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2014.01.05.
12. Регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации
индексом дела по номенклатуре дел, информацией
о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более предприятиями, состоит
из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный
номер и дату документа включает регистрационный
номер и дату документа, на который дается
ответ.
14. Место составления или издания
документа указывают в том случае если
затруднено его определение по реквизитам
«Наименование организации» и «Справочные
данные об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления,
и оно включает только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут
быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. При
адресовании документа должностному лицу
инициалы указываются перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном
падеже.
Состав реквизита «Адресат»
пишется в зависимости от адреса или вида
документа. Должность получателя и его
фамилия указываются в том случае, если
известно, кто именно занимается данным
вопросом.
Например:
Минюст России
Управление систематизации
Законодательства
Должность лица, которому адресован
документ, указывают в дательном падеже,
например:
Президенту
АОЗТ
«КагальницкийМолокозавод»
А.И. Игнатову
Если документ отправляют в
несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует указывать
обобщенно, например:
Администрации районов
Ростовской области
В состав реквизита «Адресат»
при необходимости может входить почтовый
адрес. Элементы почтового адреса указывают
в последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую
строку реквизита «Адресат» по отношению
к самой длинной строке, например,
Председателю фермерского товарищества
«Можайские дали»
Д.С. Фралову
Документ не должен содержать
более четырех адресатов. Слово «Копия»
перед вторым, третьим, четвертым адресатами
не указывают. При большом количестве
адресатов составляют список рассылки
документа.
Если письмо адресуется организации,
указывают ее наименование, затем почтовый
адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного
дела
Милютинский пер., д. 7а,
Москва, Центр,
101000
При адресовании документа
физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес,
например:
Колесникову Д.Б.
ул. Нефедова, д.7,, кв.15,
Кировский р-н, г. Липки,
Тульская обл., 301264
При адресовании внутренних
документов указывается только название
структурного подразделения или должность,
инициалы и фамилия его руководителя.
16. гриф утверждения - реквизит,
указывающий нормативный или правовой
характер его содержания. Документ утверждается
должностным лицом или специально издаваемым
документом.