Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

     Существуют  интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.

     Широко  известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную  почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

     Используя программные средства Microsoft Office, можно  обеспечить:

• обработку входящей и исходящей информации;
• создание и редактирование электронных документов;
• сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
• хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
• маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;
• функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
• удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

     Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.

     Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область  программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

5.2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ  АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

     Как следует из вышесказанного, компьютер  из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным  информационно-вычислительным сетям  можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

     Компьютер может быть подключен к абонентской  телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", RJEX 400 и др.),

     Для подключения ко всем этим сетям необходим  модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин.

     Компьютер с факс-модемом работает намного  надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных  услуг: существенно более удобная  и эффективная автоматизация  подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК н так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

     Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно  набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

     Ожидается появление многофункциональной  консоли, объединяющей в себе миниатюрный  компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства составления и  размножения документации. -М.: Связь, 1989.
2. Вычислительные машины, системы и сети: Учебник/ Под ред. А.П. Пятибратова. - М.: Финансы и статистика,.. 1996.
3. Куликовский Л.Ф., Морозов В.К. Основы Информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 1997.
4. Ложе И. Информационные системы. Методы и средства. - М.: Мир, 1987.
5. Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий. - М: АО "Московские учебники и Картометография", 1997.
6. Саямов Э.А. Средства воспроизведения отображения информации: Учебное пособие. М.: Высшая школа, 1990.
7. Учебник / Г.А.Титоренко, Н.Г. Черняк, Л.В. Ерешин  и др; под редакцией В.П.Косарева, А.Ю. Королева. - М.: Финансы и статистика,  1998.
8. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Изд.7-е, перераб. и доп.- М: ИНФРА-М, 1997.
9. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ. - М.: Экономика, 1999.