Отчёт по делопроизводству

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Содержание 

1. Порядок составления актов. Акт ревизии кассы магазина…………………………3
2. Порядок регистрации документов. Документы, не подлежащие регистрации Положение «Бланк акта уничтожения испорченных трудовых книжек»……………8
3. Разновидности договоров. Договор мены………………………………………….12
4. Порядок составления деловых писем………………………………………………17

Список  литературы……………………………………………………………………20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Порядок составления актов. Акт  ревизии кассы магазина 

    Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

    Существует  большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при  смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

    Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

    постоянные  реквизиты «единого бланка»:

    эмблема;

    наименование  организации;

    наименование  вида документа (АКТ);

    переменные  реквизиты «единого» бланка:

    дата;

    регистрационный номер;

    место составления или издания документа;

    заголовок;

    текст;

    отметка о наличии приложения;

    подписи членов комиссии;

    гриф  утверждения.

    Дата  и место составления, проставляемые  в бланке акта должны соответствовать  дате и месту актируемого события.

    Заголовок акта отвечает на вопрос «о чем?» и  начинается с предлога «О» («Об») и  формулируется с помощью отглагольных существительных. Например: «О проверке сохранности документов».

    Допускается, чтобы заголовок акта отвечал  на вопрос «чего?». Например: «Проверки сохранности документов».

    Или: «Ревизии кассы».

    Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст  введения во всех актах формализован. В нем указывается основание  для составления акта, перечисляются  члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

    В качестве основания указывается  наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер  и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

    Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах  по обеспечению сохранности документов»

    При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и  инициалы каждого по следующей схеме:

    Составлен комиссией:

    Председатель - должность Фамилия И.О.

    Члены комиссии:

    Должность Фамилия И.О.

    Должность Фамилия И.О.

    Должность Фамилия И.О.

    Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

    В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:

    Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность  Фамилия И.О.

    Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

    Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

    В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

    Если  необходимо, оформляют отметку о  наличии приложения. Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают  количество составленных экземпляров и место их нахождения.

    Следует обратить особое внимание на то, что  под экземпляром акта понимают его  подлинник. Рассылка акта оформляется  только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

    Если  необходимо, лица, присутствовавшие при  работе комиссии, должны своими личными  подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта.

    Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются  должности, не ставятся тире или двоеточие.

    Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом.

 

Акт ревизии кассы  магазина

    ООО «Хлеб-Соль»                                                                          УТВЕРЖДАЮ

 

                                                                                          Директор: Иванов И.И.

 

                                                                                         ____________________

 

  АКТ                                                                                        (подпись)

    "22" мая 1999 г.                                                                            "23" мая 1999 г.

    Nо. 67

    ревизии кассы магазина № 9

    Основание: приказ директора от "19" мая 1999 г. Nо. 38

    Составлен комиссией:

    Председатель – главный бухгалтер ООО «Хлеб-Соль» Хлебородова А.А.

    Члены комиссии:

    1. Бухгалтер ООО «Хлеб-Соль» Забубонова С.П.  

    2. Помощник юриста ООО «Хлеб-Соль» Пипкин Г.Л.

    Присутствовали: кассир Худостряпова О.Ж.

    "22" мая 1999 г.  комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на "22" мая 1999 г.

    В результате проведенной ревизии  установлено:

    1. Остаток наличных денег в кассе  по состоянию на "22" мая 1999 г.  согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 25 123 (двадцать пять тысяч сто двадцать три) рубля.

    2. Фактический  остаток  наличных денег в кассе составляет 24 123 (двадцать четыре тысячи сто двадцать три) рубля. Недостача наличных денег в кассе 1 000 (одна тысяча) рублей.

    3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Худостряповой О.Ж.

    Составлен в 3-х экз.:

    1-ый  экз. - в дело Nо. 31М-115;

    2-ой  экз. - директору ООО «Хлеб-Соль»;

    3-ий  экз. - главному бухгалтеру.

    Приложение: обьяснительная записка кассира  Худостряповой О.Ж. на 1 л. в 3 экз.

    Председатель:      _______________________

    Члены комиссии: _______________________

    С актом ознакомлена:  __________________

    "22" мая 1999 г.

    В дело Nо. 13-67

    "22" мая 1999 г.

 

 __________________________

 

        (подпись исполнителя)

    2. Порядок регистрации документов. Документы, не подлежащие регистрации. Положение «Бланк акта уничтожения испорченных трудовых книжек» 

    Регистрация является одним из условий признания  самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она  обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация трактуется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах. Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций. 

    Правила регистрации документов устанавливаются  в инструкциях по делопроизводству. По этим вопросам могут также  издаваться отдельные инструкции. Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.  

    Возможны  три системы регистрации документов:

    - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

    - децентрализованная, при которой  регистрация документов осуществляется  в  структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

    - смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и  децентрализованной систем.

    Наиболее  распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях. 

    Документы регистрируются один раз: поступающие  – в день поступления,  создаваемые – в день подписания или утверждения. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни. Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни – в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов». 

    В инструкции по делопроизводству может  быть предусмотрена необходимость  указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения. 

    Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат  документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.