Отчет по практике в ООО «Мир молока»

Введение

 

В соответствии с учебным планом я проходила  производственную практику на предприятии  ООО «Мир молока» с 4 июля 2011 г. по  30 июля 2011г.

Это - торговое предприятие, специализирующееся на оптовой  торговле молочной продукцией. Свою деятельность ООО «Мир молока» осуществляет посредством организации оптовой торговли со склада «Мир молока».

Конкуренцию оптовому молочному складу «Мир молока» создают  компания «Юнимилк». Но, ведя активную работу как с небольшим магазинам  так и с предприятиям общепита – «Мир молока» имеет весомое конкурентное преимущество в ценовой политике и в наличии системы доставки.

Целью прохождения  производственной практики было ознакомление с документационной деятельностью  предприятия с процессом работы отдела делопроизводства предприятия, а также закрепление на практике знаний по документоведению, трудовому праву, организации и технологии ДОУ и компьютерным информационным технологиям в ДОУ.

Среди задач  прохождения практики были ознакомление с организацией, с организационной  структурой предприятия, характеристика основных этапов документооборота.

В ходе прохождения  производственной практики для написания  отчета по ней я занималась сбором данных о деятельности предприятия  ООО «Мир молока», о предоставляемых  им товарах и услугах, в результате я провела анализ методов документирования, составила схему службы ДОУ и составила характеристику основных этапов документа оборота  ООО «Мир молока». По окончанию производственной практики я также собрала первичный теоретический материал для своей выпускной квалификационной работы.

 

Характеристика  предприятия ООО «Мир молока»

 

Объектом производственной практики является компания «Мир молока».

Компания «Мир молока» основана в 1998 году. За это  время фирма успела зарекомендовать  себя надежным поставщиком молочных продуктов.

В настоящий  момент времени компания специализируется на оптовой и мелкооптовой торговле и доставке молочной и кисло молочной продукции, йогуртов, сыра, масла, детское  питание, а также других молочных продуктов.

Компания наладила прочные связи с многими сетями г. Томска, сотрудничает с производителями и поставщиками молочной продукции из г. Новосибирска.

Основные принципы деятельности ООО «Мир молока»:

1. Использование только качественного сырья и молочных продуктов.
2. Поддержание всегда широкого ассортимента продукции.
3. Жесткий контроль над доставкой и хранением всей продукции.
4. Мгновенное реагирование на требования покупателей.
5. Соблюдение температурных режимов и сроков хранения.
6. Гибкое ценообразование.

Компания постоянно  заботится о расширении своего ассортимента. Идя навстречу своим покупателям, фирма предлагает к продаже новые востребованные на молочном рынке позиции.

На текущий момент общество с ограниченной ответственностью «Мир молока» (далее по тексту ООО «Мир молока») является частным коммерческим предприятием и осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия, Конституцией РФ и действующим законодательством РФ.

ООО «Мир молока» является самостоятельным юридическим лицом, зарегистрировано Постановлением главы  Администрации г. Томска за регистрационным номером 1452331 в Едином государственном реестре юридических лиц 21 мая 1998 года. ООО «Мир молока» имеет самостоятельный баланс и расчетный счет.

ООО «Мир молока» является самостоятельной хозяйственной  единицей, действующей на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости.

ООО «Мир молока», как и  любое другое предприятие, осуществляющее финансово-хозяйственную деятельность, получает доход, с которого уплачивает различные налоги и платежи в бюджет. Средства, остающиеся у предприятия после уплаты этих налогов и платежей, поступают в его полное распоряжение.

Ассортимент оптового склада компании «Мир молока» представлен  разнообразной молочной продукцией. Данная продукция предназначена  для широкого круга потребителей. Основными клиентами данного склада являются розничные и оптово-розничные предприятия и предприятия общественного питания города Томск.

Миссия предприятия - создать  базу лояльных потребителей и занять лидирующие позиции в сфере оптовой и розничной торговли молочной продукцией г. Томска через удовлетворение потребностей покупателей в молочных и кисло молочных продуктах высокого качества, обеспечивая фирме максимальный годовой доход.

 

Организационная схема службы ДОУ ООО «Мир Молока»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На предприятии  четко распределены полномочия и  меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут, и кто на него опирается. Структура управления на предприятии – линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами. В данной организации нет отдела делопроизводства. Все функции службы ДОУ выполняет секретарь, также он ведет кадровую работу.

Генеральный директор фирмы является лицом заинтересованным во внедрении и в дальнейшем развитии системы качества на предприятии. С его одобрения происходят изменения в системе качества.

Заместитель директора, который подчиняется напрямую генеральному директору, выполняет следующие функции:

• обеспечивает, контролирует работу начальника склада, экспедиторов и охраны;
• формирует и документирует рабочие инструкции;
• разрабатывать программы оценки качества для экспедиторов;
• осуществлять контроль над качеством поставок продукции в торговые точки посредством проведения проверок;
• осуществляет контроль над качеством работы пропускной системы (пост охраны) посредством проведения проверок;
• осуществляет контроль над служебными машинами.

В свою очередь  начальник слада подчиняется  заместителю генерального директора. В его обязанности входит:

• контроль над чистотой склада;
• контроль над работой кладовщиков;
• обеспечение рабочего места кладовщикам;
• предоставляет еженедельный отчет об остатках склада;
• проводит еженедельную ревизию склада;
• предоставляет график работ кладовщиков и грузчиков, а также сведения о прогулах.

Кладовщики напрямую подчиняются начальнику склада. Их функции включают в себя:

• прием, разгрузка, расстановка и погрузка товара, поддонов;
• проверка принимаемого и отгружаемого товара;
• обеспечить чистоту склада;
• обеспечить рабочими принадлежностями грузчиков;

Грузчики подчиняются  только кладовщикам, с которыми они  работают в смене. В их обязанности  входит: разгрузка, погрузка, отгрузка товара со склада, а также обеспечение  чистоты склада.

Экспедиторы подчиняются  заместителю генерального директора. В их обязанности входит:

• проверка товара
• «уход» за рабочей машиной
• доставка товара в торговые точки

Охрана подчиняется  заместителю генерального директора. Основная функция обеспечение безопасности и сохранности всего имущества  имеющегося на базе, а также выдача ключей от кабинета лицам имеющим право на их получение.

 Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы. Бухгалтерия состоит из: главного бухгалтера и двух бухгалтеров.

Супервайзер координирует, систематизирует и контролирует работу торговых представителей и операторов.

Торговые представители выполняет следующие функции:

• устанавливать отношения с организациями по поставке продукции;
• организуют рекламные акции в торговых точках;
• взаимодействую с потребителями по вопросам качества продукции;
• «сбор» заявок с торговых точек;

Операторы выполняют  следующие функции

• формирование заявок и колец для развоза продукции;
• принимают заявки;
• принимают жалобы по качеству продукции;

Мерчердайзеры подчиняются  торговым представителям, за которым они закреплены и выполняют функции: вкладки товара, реализации рекламных акций.

Секретарь осуществляет работу с кадрами, обеспечивает жизнедеятельность офиса, ведет архив организации, ведет учет входящей и исходящей документации.

Отношения работников организации, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством.

Структуру и  штатное расписание утверждает генеральным директором.

Генеральный директор в пределах своих полномочий вправе устанавливать порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы. Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

Персонал –  это основной штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.

На данный момент, численность работников ООО «Мир молока» составляет 80 человек. Состав и структура работников предприятия представлена в Таблице 1.

Таблица 1.

Состав и  структура работников предприятия  ООО «Мир молока» на 2011 год

Категории работников	2011
	чел.
руководящие работники	7
административный  персонал	7
торговый персонал	20
технический обслуживающий  персонал	47
Всего	80

 

 

Анализ методов документирования секретаря организации

Делопроизводство  в организации ведется в полном объеме. Входящая документация проходит через секретаря, откуда ее забирают сотрудники отделов для которых предоставлялся документ. Для отправки документов между отделами или вне организации документы передаются секретарю (хотя зачастую документы отправляются напрямую, без регистрации). Защищенного документооборота в организации не имеется.

Я проходила  производственную практику помощником секретаря. Мне была  доверена работа с личными делами уволенных сотрудников  за период 1998 – 2009 гг. для их обработки  и создания электронного архива. Было выделено личное рабочее местно.

В свое работе я  работала с кадровой документацией. Я разбирала личные дела уволенных  сотрудников, которые состоят из таких документов как личный листок, автобиография, приказ (о приеме на работу и об увольнении), личная карточка.

В организации ведется три вида документации кадровая, бухгалтерская и административно-хозяйственная. Я работать только с кадровой документацией. В ней я использовала: личный листок, автобиография, приказ (о приеме на работу и об увольнении) и личная карточка (приложения 1, 2, 3, 4).

Для поступления  на работу будущий сотрудник заполняет  личный листок и пишет автобиографию. Приказ и личную карточку заполняет  секретарь. Приказ подается генеральному директору на подпись. В личное дело вкладывается либо сама приказ либо выписка из приказа, но чаще всего приказы вкладываются в дело. Все личные дела храниться у секретаря. В архиве организации (за который отвечает секретарь) храниться дела уволенных сотрудников и иные документы организации за прошедший год.

Созданием кадровых документов занимает секретарь, которые впоследствии утверждаются генеральным директором. Цепочка жизни документа такова:

Рисунок 2.

 

 

 

 

 

 

Характеристика  основных этапов документооборота

В данной организации  представлены три вида документооборота входящая, исходящая документация и внутренняя.

Основные этапы  документооборота:

• прием и первичная обработка поступающих документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов; 
• информационно-справочная работа;
• направление на исполнение;
• исполнение документов;
• контроль исполнения;
• отправка документов адресатам;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• хранение и использование документов в текущей деятельности;
• подготовка и передача дел в архив.