Отчет по практике в ООО «Евросеть-Ритейл»

-непосредственное  определение источников комплектования,  

-определение точного  состава документов, которые подлежат  сдаче,

-передача дел  на архивное хранение.  

В ООО «Евросеть-Ритейл»  комплектование архива производится документами постоянного (бессрочного), временного (сроком более 10 лет) хранения и документами по личному составу. Дела оперативного хранения (сроком до 5 лет) редко передаются в архив. В архив организации на временное хранение  могут передаваться и документы личного происхождения. По заявлению владельца документации, они сохраняются в течение определенного срока, а затем передаются в государственный архив на постоянное хранение. 

Каждое дело передается в архив в присутствие секретаря организации. 
Комплектование архива производится под контролем секретаря ООО «Евросеть-Ритейл». Прежде чем принять дело на хранение в архив, он проверяет правильность формирования дела и соответствие количества дел по описи реальному. При приеме дел особой ценности, проверяется и количество листов в каждом.

5.Прием документов в  архив. Экспертиза ценности документов

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочем кабинете, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела, они располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов в ООО «Евросеть-Ритейл» создан фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии секретаря, сдающего дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы– картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

• оформление дел;
• составление описей дел;
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Говоря об экспертизе ценности документов в ООО «Евросеть-Ритейл» отметим, что она проводится в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе: 
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; 
типовых перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

Экспертиза ценности документов в ООО «Евросеть-Ритейл» осуществляется каждый год секретарем данной организации.

При проведении экспертизы ценности документов в ООО «Евросеть-Ритейл» осуществляется:

1)отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив организации;

2)отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

3)выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел ООО «Евросеть-Ритейл», правильность определения сроков хранения дел.  

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

 

6.Обеспечение  сохранности архивных документов

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Рассмотрим обеспечение сохранности архивных документов в ООО «Евросеть-Ритейл».

Архивные документы на бумажном носителе хранятся в темноте, в специальном шкафу и металлическом стеллаже, в картонных коробках, папках, а также контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов. 
Все виды работ с архивными документами проводятся при ограниченных и технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.  
Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива.

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли кабинете архива должны содержаться в чистоте. 

В кабинете с архивными документами проводятся следующие мероприятия:

• не реже одного раза в год проводится обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений;
• не реже одного раза в месяц проводится влажная уборка кабинета применением антисептиков.

 

7.Внутренние учетные  документы архива

Внутренние документы ООО «Евросеть-Ритейл» обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов: 
1. составление проекта;

2. согласование;

3. проверка правильности  оформления;

4. подписание;

5.регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами. На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

1. передачу документа исполнителям;

2. исполнение документа;

3. контроль исполнения  документа;

4. подшивку исполненного  документа в дело.

Внутренние документы ООО «Евросеть-Ритейл» создаются по такой схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются руководителем ООО «Евросеть-Ритейл». Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку.

 

8. Сроки хранения документов. Передача документов в государственный архив

Основные законодательные акты и нормативные документы, на основании и в соответствии с которыми организация должна обеспечивать хранение документации:

ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года №125-ФЗ 
Постановление ФКЦБ от 1.07.2003 № 03-33/пс о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ; ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ (статья 50);Налоговый Кодекс РФ.

Далее приведем документы и сроки их хранения. 
Управленческая документация.

В соответствии с законодательством РФ, федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью», документы общества хранятся  по месту нахождения исполнительного органа, то есть директора, либо в другом месте, которое известно его участникам. 
В ООО «Евросеть-Ритейл» документы хранятся постоянно, в некоторых – пять лет, есть и такие, которые хранятся до минования надобности в них.

Постоянно: 
Документы о создании (решение, договор, документы реорганизации и т.д.), уставные документы и изменения к ним;

Перечень типовых управленческих документов;

Свидетельства о регистрации, постановки на налоговый учет (ИНН),  документы по открытию филиалов, представительств, положения о структурных подразделениях и прочее; 
Реестры акционеров, протоколы собраний, списки аффинированных лиц, прочие Документы по работе с акционерами;

Лицензии, сертификаты, разрешения;

Приказы по основной деятельности;

Приказы по административно-хозяйственной деятельности;

Перечень типовых управленческих документов

5 лет:

Переписка по основной и специфической (отраслевой) деятельности организации; 
Документы проверок организации (акты, справки, отчеты);

Договорная документация;

Грузовые таможенные декларации, спецификации;

Гарантийные письма;

Исполнительные листы.

До минования надобности:

Паспорта транспортных средств;

До списания транспортных средств;

Бухгалтерская и налоговая документация.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, на основании которых производятся записи по счетам и формирование бухгалтерской отчетности, хранятся в течение пяти лет. В тоже время Налоговым Кодексом срок хранения документов, связанных с расчетом налогов, установлен в четыре года.  

Бухгалтерские документы, отчетность (в том числе в фонды и статистику) 
129-ФЗ 5 лет.

Документы, связанные с расчетом налогов (декларации, документы налогового учета, счета-фактуры, справки-расчеты и так далее) 4 года.

Документы по учету кадров и заработной плате:

ООО «Евросеть-Ритейл» обеспечивает сохранность кадровых документов и документов по личному составу, в течение сроков, установленных законодательством РФ.

75 лет:

Трудовые договора;

Личные дела, личные карточки работников, приказы справки и другие документы по личному составу;

Лицевые счета работников;

Положения, должностные инструкции (в составе личных дел);

Трудовые книжки (и дубликаты), не полученные работниками при увольнении (родственниками, в случае смерти), а также другие подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, удостоверения).

2 года в кадровой службе,

50 лет в архиве организации;

Документы (доклады, справки, расчеты) о подготовке и переподготовке, повышении квалификации работников

5 лет:

Штатное расписание.

Постоянно: 
Табели учета рабочего времени

1 год:

Графики отпусков

1 год:

Документы о премировании работников

5 лет:

Журнал инструктажа по ТБ

Ответственность за сохранность документов несет секретарь ООО «Евросеть-Ритейл». Нарушение сроков хранения документации несет за собой административную ответственность и грозит штрафами.

Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом. 

Рассмотрим основные этапы передачи документов в государственный архив в ООО «Евросеть-Ритейл»:

-экспертиза научной  и практической ценности документов

-составление описи  дел

-переплет документов

-передача обработанных  документов в архив.

В ходе передачи дел на архивное хранение секретарь (отвечающий за данный процесс) соблюдает некоторые правила оформления дела и его обложки. На обложке присутствуют следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование или код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• даты дела;
• количество листов;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На всех экземплярах описи делается отметка о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то делается новая итоговая запись, соответствующая действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники заменяются копиями. 
Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив сдается один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.