Особенности рационализации делопроизводства в 1960-1970-х гг

"Контроль исполнения документов". В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.

Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести, как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии.

 

6. Положения по составлению номенклатур дел, подготовка к хранению и приложения к ЕГСД

Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД "Составление номенклатур дел и формирование дел", заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.

Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение. В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)

Такое же широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела "Подготовка документов к последующему хранению и использованию". В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует. В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения.

Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это:

- Примерный перечень наиболее  употребляемых в управленческой  деятельности видов и разновидностей  документов;

- Типовое положение о канцелярии  и типовые должностные инструкции;

- Форма регистрационно-контрольной  карточки;

- Формы для сведений по контролю  исполнения документов;

- Форма номенклатуры дел.

Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.

Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.

 

Заключение

В нашей стране 1960-1970-е года относятся к периоду стандартизации и унификации документов.

Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Тогда же появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в проект "Основные положения ЕГСД", как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана "Методика и унифицированы делопроизводственные операции", связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1960-х -1970-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Изменения, в общественно-политической сфере, естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Изменение методов управления и необходимости в разработке новой литературы по вопросам делопроизводства.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач.

Таким образом, рубеж 1960-1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Распоряжение Президиума АН  СССР № 14111-949 "О порядке и  сроках представления номенклатур  дел учреждений АН СССР" от 4 июня 1982г.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003.

3. Методические рекомендации по  научно-технической обработке документальных  материалов фондов личного происхождения. - М., 1971.

4. Методическое письмо "О единой  системе научно-справочного аппарата  государственных архивов СССР" Главного архивного управления  при Совете Министров СССР. - М., 1965.- 24 с.

8. Основные правила работы ведомственных  архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), с изм. от. 06.02.2002 // Документ опубликован не был. СПС КонсультантПлюс. 2007.

9. Быкова, Т. А., Вялова, Л. М. , Санкина, Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под. общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - 2-е издание., перераб. и доп. - М., 2006.

10. Васютинская, О.В. Возникновение организационных документов. - 2005. - № 4.

11. Виноградов Ю.А., Нагорова З.Н. Методическое пособие по научно-технической обработке фондов ученых в Архиве Академии наук СССР. - М.-Л., 1960.

12. Додонова, М.И. Правовая основа документирования (история вопроса). - 2006. - № 2.

13. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 6-е изд.испр. и допол. - М, 2006.

14. Кузнецова, Т. В., Подольская, И. А. Проектирование рациональной организации делопроизводства // Делопроизводство. - 2006. - №1.

15. Кузнецова, Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 - 1970-х гг. / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. - 2003. - № 4.

16. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов: Науч. книга, 2005.

17. Столяров Ю.Н. Номинационная составляющая документа // Делопроизводство. - 2005.

18. Райхцаум, А.Л. ВНИИоргтехники и совершенствование делопроизводства в 50 - 80-х гг. XX века. - 2004. - № 4.

_________________________________

[1]  Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 – 1970-х гг. / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. – 2003г. – № 4. – С. 25.

[2]   Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность// Делопроизводство. 2002г. № 1. С. 15.

[3]  Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 – 1970-х гг. / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. – 2003г. – № 4. – С. 30.

[4]  Райхцаум  А.Л. Организация и совершенствование делопроизводства в 50 – 80-х гг. XX века. – 2002г. – № 1. – С. 25.

[5]  Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность// Делопроизводство. 2002г. № 1. С. 75.