Особенности рационализации делопроизводства в 1960-1970-х гг

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский Государственный Университет

Исторический факультет

 

 

 

 

 

 

 

        Кафедра  источниковедения

 

 

 

 

Кутейко Наталья Аркадьевна

Реферат на тему «Особенности рационализации делопроизводства

в 1960-1970-х гг.»

студентки 3 курса заочной формы обучения

Специальность: Документоведение (по направлениям)

 

 

 

 

 

 

 

 

Преподаватель

старший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

 

Сукач А.Н.

 

_________________

(подпись)

«___» __________ 2015г.

 

 

 

 

 

 

Минск, 2015

Содержание

Введение	3
1. Общие сведения о документоведении в 1960-1970-е гг.	5
2. Разработка и создание литературы 1960-1970 гг. по делопроизводству	6
3. Разработка и создание ЕГСД	9
4.Основные положения единой государственной системы делопроизводства	11
5.Рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов в ЕГСД	13
6. Положения по составлению номенклатур дел, подготовка к хранению и приложения к ЕГСД	15
Заключение	17
Список использованной литературы	19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Период с 1945 по 1960 гг. в становлении и формировании нормативно-правовой и нормативно-методической базах делопроизводственных процессов, специфика организации делопроизводственных процессов, подготовили основу для формирования нормативно-правовой и нормативно-методической баз, регламентирующих делопроизводственные процессы. Процесс централизации управления государственного аппарата в 1920-ые гг. вызвал к жизни необходимость унификации управленческих документов, а также внедрения научной рационализации труда в сферу делопроизводства. В 1930-ые гг. с закрытием ИТУ начинается период ведомственной разобщённости делопроизводства. Каждое ведомство устанавливает свои нормы создания документов, вырабатывает свою практику осуществления делопроизводственных процессов. Поэтому уже в 1941 г. на межотраслевом совещании работников управленческого труда была разработана программа по совершенствованию делопроизводственных процессов в стране, создания методической базы на основе научного подхода. В целом все глобальные делопроизводственные процессы во время войны отошли на второстепенный план, за исключением некоторых вопросов, требующих незамедлительных действий. В частности это вопросы контроля и проверки исполнения, охраны служебных документов. Развитие отрасли в 40-х – 50-х гг. было бессистемным, затрагивающим лишь отдельные моменты.

Так к 1960-ым гг. делопроизводственные процессы в стране, в целом, были совершенно не упорядочены, в связи с отсутствием единой нормативно-правовой базы делопроизводства. Количество документов увеличивалось с каждым годом, что приводило к разобщённости между ведомствами в вопросах их создания, содержания, хранения, ЭЦД. Многие ценные документы просто пропадали, так как не сдавались на хранение в архивы, а дублированные документы при этом сохранялись. Проводимая ведомствами внутренняя работа по унификации документов и трафаретизации их текстов, как правило, не выходила за пределы одного учреждения и осуществлялась более или менее кустарно, так как не были разработаны единые исходные принципы, и отсутствовала методика работы. Отсутствовала также широкая учебная база по подготовке специалистов в области документоведения. В то время, как советские учреждения остро нуждались в подготовленных высококвалифицированных специалистах по делопроизводству и ДОУ. Но с середины 1950-ых годов правительство стало уделять внимание вопросам совершенствования управленческого труда в условиях развития НТР. Встал вопрос о применении экономико-математических методов, новых средств связи, ЭВМ в управлении. Для осуществления работы по упорядочиванию делопроизводства были все предпосылки, так как в практике делопроизводства в различных ведомствах и организациях был накоплен большой опыт совершенствования делопроизводственных процессов. На научном уровне данный опыт частично обобщался в учебных курсах МГИАИ. МГИАИ подготовил специалистов в области делопроизводства, которые могли воспринять и активно проводить в жизнь прогрессивные идеи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общие сведения о документоведении в 1960-1970-е гг.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения - это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-е - 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами [1] .

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х - 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги "Документ: информационный анализ" (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986) [2].

 

2. Разработка и создание литературы 1960-1970 гг. по делопроизводству

Наличие специфики состава и содержания документов личных фондов ученых диктовало необходимость дальнейшего обобщения опыта по научному описанию этих документов. В 1960 г. вышло в свет методическое пособие, подготовленное сотрудниками Архива Академии наук, в котором освещена методика описания документов фондов ученых.

Пособие способствовало созданию научных описей и других архивных справочников, раскрывающих состав и содержание фондов ученых и ориентирующих, прежде всего, на использование документов в научных и практических целях. В нем впервые были отражены этапы научного описания документов личных фондов ученых: фондирование, экспертиза ценности, классификация документов по основным разделам и внутри разделов, формирование единиц хранения и их описание, составление справочного аппарата к описи и другие. Общая схема классификации, предложенная в пособии, была разработана с учетом опыта других хранилищ страны по научному описанию фондов личного происхождения и включала следующие разделы:

1) научные и другие работы  фондообразователя и рабочие документы к ним;

2) биографические и бытовые документальные  материалы;

3) документы по научно-организационной  и общественной деятельности;

4) переписка с отдельными лицами;

5) иллюстративные материалы;

6) документы других лиц;

7) документы о фондообразователе.

Важным является отражение в пособии наряду с описями и других справочников, составляемых в Архиве Академии наук. В первую очередь, это именной и предметно-тематический каталоги, в которые включались карточки, составленные в процессе научного описания фонда ученого. Другим элементом научно-справочного аппарата к фонду ученого предложено обозрение - краткая аннотация содержания документов фонда, предназначенная для включения в очередной том путеводителя Архива.

Несмотря на важное практическое значение пособия, оно не лишено отдельных недостатков. Так, в нем не были отражены специфические особенности таких документов фондов ученых, как картографические и научно-технические материалы. Недостаточно полно классифицированы иллюстративные документы, документы других лиц, переписка, биографические документы. В пособии остались нерешенными и вопросы аннотирования наиболее ценных по содержанию документов (научных работ, подготовительных документов, научной переписки).

В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г. Методической комиссией Архива утверждена "Инструкция по составлению обозрений" (далее Инструкция). Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов обозрения к документам фонда:

- название обозрения;

- учетно-справочные данные о  фонде;

- биографическая справка о фондообразователе;

- аннотация документальных материалов;

- сведения по истории фонда;

- библиография.

Несмотря на практическую ценность Инструкции, одним из ее недостатков было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.

В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Основные направления практической работы по созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-справочного аппарата были сформулированы в "Методическом письме ГАУ при СМ СССР" от 24 апреля 1964 года. Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов, выделив как основные, так и вспомогательные справочники, а также, содержало предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов.

В 1967 г. Главным архивным управлением при СМ СССР был разработан "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов".

Отличительной особенностью вышеуказанного документа является выделение номенклатур дел институтов, учреждений и организаций Академии наук, тогда как в "Пособии…" 1960 г. предлагалась единая номенклатура дел и других документальных материалов, находящихся в делопроизводстве всех учреждений Академии наук СССР. Детализированы, расширены и конкретизированы типовые заголовки дел для институтов и других учреждений, а их количество возросло с 149 до 266. Этому способствовало широкое использование статей "Перечня…" 1969 г.

Введение типовых номенклатур дел для различных учреждений и организаций Академии наук способствовало созданию более качественных описей и унификации заголовков дел.

В то же время, в связи с разработкой научных основ делопроизводства и архивного дела, изменениями в социально-экономическом положении страны, созданием единой государственной системы делопроизводства, стандартизацией управленческой документации, наименования категорий и систематизация документальных материалов "Перечня…" 1954 г. в большинстве случаев не соответствовали терминологии и классификации документов конца 70-х годов прошлого века.

В 1971 г. комиссией в составе сотрудников учреждений Министерства культуры СССР, архивов Главного архивного управления при СМ СССР и Архива Академии наук СССР были разработаны "Методические рекомендации по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения". Цель рекомендаций - создать систему информации о научном описании фондов личного происхождения, в том числе ученых, на единой методической базе. В рекомендациях введены новые разделы, посвященные общей характеристике процесса научного описания фондов личного происхождения, фондированию, каталогизации.