Особенности подготовки документов государственных учреждений

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола  содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана  с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой  буквы от начала левого поля.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный  лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют  название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола  заканчивается повесткой дня. Выражение  «Повестка дня» пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами.

Основная часть протокола  строится по схеме: слушали - выступили  – постановили (решили), причем для  каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут  инициалы и фамилию докладчика (в  именительном падеже). Ставят тире и  с большой буквы излагают краткое  содержание доклада, сообщения. Если текст  документа представлен докладчиком  или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад  прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ, с красной строки пишут инициалы выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…»¹².

Вопросы и ответы фиксируют, в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола  является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ  или РЕШИЛИ. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе  указывают результаты голосования  по каждой кандидатуре.

Протокол подписывает  председатель и секретарь. Секретарь  редактирует текст, знакомит каждого  выступавшего с записью его выступления  и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых  избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание  продолжается несколько дней, то указывают  дату начала и, через тире, окончания  заседания.

Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в  течение календарного года.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и  внешними (направлены в вышестоящие  или другие организации).

Внутренние записки пишут  на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает  их автор-составитель.

Внешние записки оформляют  на общем бланке организации формата  А4. подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается  дата ее подписания.

Докладная записка может  быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки  – побудить руководителя принять  решение. Информационные докладные  записки о ходе выполнения работ  должны представляться руководству  постоянно.

Текст докладной записки  делится на две части. Первая –  изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или  должностного лица.

ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том  случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов  писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и  не требуют ответа.

«Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут»¹³.

Применение бланков с  продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

При направлении конкретному  должностному лицу наименование организации  пишут в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности  указывают наименование предприятия.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации  пишут первым, затем указывают  остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются  причины, послужившие основанием для  составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа  – «Организация сообщает…», от третьего лица множественного числа – «Педагогический  коллектив и ученики школы  приглашают…», от первого лица единственного  лица – «Прошу…», от первого лица множественного числа – «Просим…»¹⁴.

К тексту письма могут прилагаться  документы. В этом случае после текста (через 1, 5-2 интервала) пишут слово  Приложение (от начального поля, с большой  буквы).

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие  элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

При подписании письма несколькими  должностными лицами, подпись располагают  друг под другом в соответствие с  занимаемой должностью.

СПРАВКА – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, служебного характера.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или  руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные  сроки. Текст такой справки состоит  их двух частей.

В первой части справки  излагаются факты, послужившие поводом  к написанию, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений  в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

Справки, составленные для  руководителя организации, подписывает  составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает  руководитель учреждения.

Справки, выходящие за пределы  учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляют как  и на других документах, но не указывают  почтовый адрес.

2. Справки, личного характера: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной  справки является то, что адресат  перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с  указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором  сообщают сведения. В конце справки  указывают название организации, куда она представляется.

Переменные и недостающие  данные могут быть вписаны в трафаретную  форму справки от руки или на пишущей  машине.

В тексте не должно быть архаичных  оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится»¹⁵. Текст заверяют подписью и печатью.

 

 

Заключение

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически.

В начале 3-го тысячелетия  количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с документами.

Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности государственных учреждений, что и являлось целью курсовой работы, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Маркетинг, 2001.– 39 с.

2. О государственном гербе РФ: федер. конституц. закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ с послед. изм. // Собрание законодательства РФ.– 2000. – № 52 (часть 1).– Ст. 5021.

3. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // Собрание законодательства РФ.– 2004. – № 43. – Ст. 4169.

4. О государственном языке Российской Федерации: федер. закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ // Собрание законодательства РФ.– 2005. – № 23.– Ст. 2199.

5. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер. закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ // Собрание законодательства РФ.– 2006. – № 31 (часть 1).– Ст. 3448.

6. Об обеспечении доступа  к информации о деятельности  федеральных государственных органов  и органов местного самоуправления: федер. закон от 9 февраля 2009 г.  № 8-ФЗ // Российская газета. –  2009. – 13 февр.

7. Об утверждении Правил  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти: постановление Правительства РФ  от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание  законодательства РФ.– 2009. – №  25. – Ст. 3060.

8. Правила делопроизводства  в федеральных органах исполнительной  власти: утв. постановлением Правительства  РФ от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание  законодательства РФ.– 2009. – №  25. – Ст. 3060.

9. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01.– М.: Госстандарт России, 2003. – 16 с.

10. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.– М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003. – 90 с.

11. Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения:  ГОСТ Р 51141-98 от 27 февраля 1998 г.  № 28.

12. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

13. Белов А.Н., Делопроизводство и документооборот. М: ЭКСМО, 2005.-234 с.

14. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб., 2004 .- 139 с.

15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М., 2001.- 95 с.