Особенности подготовки документов государственных учреждений

 

Оглавление

 

Введение          3

Глава 1. Теоретические основы процесса документирования 5

1.  Понятие документирования, основные правила составления и оформления документов       5
2.  Требования к бланкам документов и изготовлению организационно-распорядительных документов   10

Глава 2. Особенности подготовки документов государственных                   учреждений          15

2.1. Распорядительные документы      15

2.2. Информационно-справочная документация    18

Заключение          26

Список использованных источников      27

Приложения          

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих  должностных лиц составлять и  оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с  документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров и т.д. Все  это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

На основании вышесказанного целью курсовой работы является изучение основных правил документирования деятельности государственных учреждений.

Основные задачи курсовой работы:

- анализ основных правил  составления и оформления документов  в соответствии с действующими  стандартами России;

- изучение основных правил  документирования деятельности государственных учреждений.

Предметом исследования данной работы является документирование деятельности государственных учреждений. Объектом исследований являются реквизиты, бланки, организационно-распорядительные документы, информационно-справочная документация.

Методы исследования: исторический, системный, аналитический, диалектический, метод сравнения.

В качестве источниковой базы для курсовой работы использовались: Конституция РФ, нормативные акты, пособия, учебники, статьи.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы процесса документирования.

Понятие документирования, основные правила составления и  оформления документов.

Документирование — это  процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным  правилам»¹.

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. «До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)»².

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных  языках с использованием соответствующих  носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11) указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти»³.

Организация работы с документами  — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования  в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным  стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения»⁴.

 В технологию работы  с документами входит:

• прием и первичная  обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в  аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на  издание различных видов распорядительных  документов;

- порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы  с документами.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие  основные требования:

- обеспечение юридической  силы документа;

- создание условий для  оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных  управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в  учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений  деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований⁵.

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06-идентификационный номер  налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);

07-код формы документа;

08-наименование организации;

09-справочные данные об организации;

10-наименование вида документа;

11-дата документа;

12-регистрационный номер документа;

13-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14-место составления или издания документа;

15-адресат;

16-гриф утверждения документа;

17-резолюция;

18-заголовок к тексту;

19-отметка о контроле;

20-текст документа;

21-отметка о наличии приложения;

22-подпись;

23-гриф согласования документа;

24-визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26-отметка о заверении копии;

27-отметка об исполнителе;

28-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29-отметка о поступлении документа в организацию;

30-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении  и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 14,16, 22, 23.

Реквизиты 13, 15, 17, 18, 19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль.

Реквизит 20 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое  «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с  документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: «состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»⁶.

Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов.

Управленческие документы  изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также  придает документам официальный  характер, обеспечивает их качество.