Основные требования к оформлению управленческих(организационно-распорядительных)документов

 

 

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли. 

 

Виды документов и их классификация

 

 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциями управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.  

 

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:  

 

По месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); 

 

По содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); 

 

По форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; 

 

По срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;  

 

По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; 

 

По виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты; 

 

По средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.  

 

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. 

 

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 

 

Правила оформления управленческих

(организационно-распорядительных) документов  

 

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. 

 

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ. 

 

В данном государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31).  

 

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона. 

 

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. 

 

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускаются бланки форматов А3 и А6. 

 

Документы, составленные от имени двух или более организации, оформляются без бланка. 

 

Оформление реквизитов документов

 

 

01. Изображение Государственного  герба Российской Федерации помещают  на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. 

 

02. и 03. отменены постановлением  Госстандарта РФ от 21.01. 2000 № 9 СТ.  

 

04. Код организации по Общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО) проставляют в  верхней части документа. Например, 44465533 (включает 8 знаков). 

 

05. Код формы документа по  Общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верней  части документа. Общероссийский  классификатор управленческой документации  принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). 

 

Например: 

 

Код  КЧ   Наименование документа

0200000 2 Унифицированная  система организационно-распорядительной документации

0211231  2 Устав 

(каждый  документ имеет свой код). 

 

06. Наименование организации, являющейся  автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах. Его также  помещают в верхней части документа. 

 

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.  

 

Наименования организации субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках – русском и национальном.  

 

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. 

 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. 

 

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. 

 

07. Справочные данные об организации  включают почтовый адрес, номера  телефонов и другие сведения  по усмотрению организации (номера  фактов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 

 

08. Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и  должно соответствовать видам  документов, предусмотренным Унифицированной  системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.  

 

09. Датой документа считается  дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта –  дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания. 

 

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2001 г., а также оформление даты в следующей последовательности: 2000.01.05.     

 

10. Регистрационный номер состоит  из его порядкового номера, который  можно дополнять по усмотрению  организации индексом дела по  номенклатуре дел, информацией о  корреспонденте, исполнителях и  др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. 

 

11. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 

 

12. Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено их определение  по реквизитам «наименование  организации» и «справочные данные  об организации». Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.  

 

13. Гриф ограничения доступа  к документу (секретно, конфиденциально  и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.  

 

14. В качестве адресата могут  выступать организации, их структурные  подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Московской области Контрольно-правовое управление

 

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Например:

 

 

	Администрация Московской области
	Контрольно-правовое управление
	Главному специалисту А.С. Сидорову
	Президенту АОЗТ «Электрон» И.И. Иванову

 

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то из следует указывать обобщенно. Например:  

 

Администрация районов, городов Московской области

 

 

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. 

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов список рассылки документа. 

 

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: 

 

Редакция журнала «Новый мир» 103806, ГСП, г. Москва, К-6 малый Путенковский переулок, 1/2

 

 

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. Например: 

 

116268, Москва Ленинградский проспект, 80 В.А. Раканову

 

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита. Адресат по отношению к самой длинной строке. Например: 

 

Председателю   ЗАО «Мослитмаш»  В.А. Григорьеву

 

  

 

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или  специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: 

 

УТВЕРЖДАЮ Зам. Главы администрации Личная подпись А.А. Иванова 12.02.2007

 

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: 

 

УТВЕРЖДЕН  Протоколом общего  собрания акционеров  от 15.03.2007 № 12