Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

- определение  перечня информации, составляющей  коммерческую тайну;

- ограничение  доступа к информации, составляющей  коммерческую тайну, путём установления  порядка обращения с этой информацией  и контроля за соблюдением  такого порядка;

- учёт лиц,  получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну,  и (или) лиц, которым такая  информация была предоставлена  или передана;

- регулирование  отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну,  работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;

- нанесение на  материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую  коммерческую тайну, грифа «Коммерческая  тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку  инструкций по соблюдению режима  конфиденциальности для лиц, допущенных  к коммерческой тайне;

- ограничение  доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;

- использование  организационных, технических и  иных средств защиты коммерческой  тайны;

- осуществление  контроля за соблюдением установленного  режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника  к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника  к коммерческой тайне предусматривает:

- ознакомление  работника с законодательством  РФ о коммерческой тайне, предусматривающим  ответственность за нарушение  режима коммерческой тайны;

- принятие работником  обязательств по соблюдению установленного  режима коммерческой тайны;

- ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;

- установление  оплаты труда работника с учётом  компенсации за взятые им на  себя обязательства по соблюдению  режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;

- создание работнику  необходимых условий для соблюдения  им установленного работодателем  режима коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия должны при поступлении  на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны ( см. Приложение 2). В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

- не разглашать  сведения, составляющие коммерческую  тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;

- соблюдать доведённые  до сведения работника требования  по защите коммерческой тайны;

- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;

- не иметь  никаких обязательств перед другими  лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. 
 
 
 
 
 
 

Работа  с документами, содержащими  конфиденциальные сведения 

    Работники  предприятия, допущенные к конфиденциальным  сведениям и документам, прежде  чем получить доступ к ним,  должны пройти инструктаж и  ознакомиться с памяткой о  сохранении коммерческой тайны  предприятия. Памятка составляется  службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность  документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное  лицо (лица), ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для  которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или  конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения  доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических  лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства), например: 

   Коммерческая  тайна

Экз. № 1

ЗАО «Парус»

Ул. Марса, 38

Москва, 123456 

Такие грифы  показывают, что право собственности  на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа  также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре.

В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и  указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе  с грифом «Коммерческая тайна» указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например: 

Составлен в  двух экз.:

экз. № 1 – в  адрес;

экз. № 2 – в  дело № 1 – 7 .  

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется  на экземпляре, который подшивается  в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом (можно указать и в резолюции), например: 

Разрешаю:

1. В.В. Иванову
2. П.С. Путину

Подпись руководителя

Дата 

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные  и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие  гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая  тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы  с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа  с грифом «Коммерческая тайна», секретарь  – референт сверяет номер документа  по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря  – референта с обязательной записью  в журнале.

Запрещается изъятие  из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна».

Документы с  грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии  должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с  конфиденциальными документами  необходимо ввести ряд следующих  ограничений для работников предприятия:

- запрещается  делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа,  без письменного разрешения руководителя;

- запрещается  знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти  компьютера, других работников предприятия;