Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

Санкт-Петербургский  Государственный Университет

Сервиса и Экономики

Институт  туризма и международных экономических  отношений 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ:

«Документационное обеспечение управления»

на  тему: «Организация работы с документами, имеющими

ограниченный  доступ.» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2001г. 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

Конфиденциальный  документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

1. «О фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;»
2. «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)»
3. «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»;
4. «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»;
5. «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них».
6. «Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)».

В действующих  нормативных актах не отражены степени  доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся  к государственной тайне, степени  секретности определены). Поэтому  степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – правовой формы.

Тема организации  работы с конфиденциальными документами  актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Работа  с документами, содержащими  коммерческую тайну 

   Документы  могут нести информацию открытую  и информацию с ограниченным  доступом, помеченную грифами «Конфиденциально»,  «Для служебного пользования», «Коммерческая  тайна», «Секретно» и т.п. (см. таблицу  в Приложении 1).

Коммерческая  тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно – техническая, технологическая, производственная, финансово – экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу – хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие  успешно конкурировать и т.п.

Информация предприятия  может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии следующих  условий:

• Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам;
• Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
• Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

Обеспечение сохранности такой информации требует  соблюдения следующих условий:

• Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
• Обеспечение порядка их защиты;
• Обеспечение строго контроля за допуском персонала к секретным документам;
• Точное установление того, кто конкретно из руководства или служащих предприятия организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;
• Разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации;
• Контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;
• Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам;
• Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации;
• Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.¹

Если эти условия  не будут выполнены, то у предприятия  не будет законных оснований для  привлечения к ответственности  работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну, так как владелец информации, составляющей коммерческую тайну, вправе потребовать в судебном порядке возмещения убытков, причинённых её разглашением или выплату компенсации в размере, установленном решением суда. 
 

Сведения, относящиеся к  коммерческой тайне 

   Сведения  коммерческой тайны предприятия  можно условно разделить на  два крупных блока:

1. Научно – техническая (технологическая) информация;
2. Деловая информация.

Научно –  техническая информация включает:

- сведения о  конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;

- используемые  материалы;

- рецептуры;

- методы и  способы производства (особенно  о вновь разрабатываемых изделиях);

- новые технологии, направления модернизации известных  технологий, процессов и оборудования;

- программное  обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

- организация  системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

- сведения о  финансовой стороне деятельности  предприятия (промежуточные финансовые  отчёты, первичные бухгалтерские  документы, задолженность, кредиты и т.п.);

- сведения о  наиболее выгодных формах использования  денежных средств, ценных бумаг,  акций;

- сведения о  размере прибыли, себестоимости  произведённой продукции;

- планы развития  предприятия;

- планы и объёмы  реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объёме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);

- анализ конкурентоспособности  производимой продукции, эффективность  импорта и экспорта, предполагаемое  время выхода на рынок;

- планы рекламной  деятельности;

- списки торговых  и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения  о взаимоотношениях с ними, их  финансовом положении, проводимых  операциях и объёмах, условиях  действующих и заключаемых контрактов;

- структура и  методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание;

- кадровый состав  и его формирование;

- сведения из  деловой переписки. 
 

Сведения, не относящиеся к  коммерческой тайне 

   Сведения, которые не могут являться  коммерческой тайной:

- содержащиеся  в учредительных документах юридического  лица, документах, подтверждающих факт  внесения записей о юридических  лицах и об индивидуальных  предпринимателей в государственные  реестры;

- содержащиеся  в документах, дающих право на  осуществление предпринимательской деятельности;

- о составе  имущества государственного или  муниципального унитарного предприятия  и об использования ими средств  соответствующих бюджетов;

- о загрязнении  окружающей среды, состоянии противопожарной  безопасности, санитарно – эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасности граждан;

- о численности,  о составе работников, о системе  оплаты труда, об условиях труда,  в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

- о задолженности  работодателей по выплате заработной  платы и по иным социальным  выплатам;

- о нарушениях  законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

- об условиях  конкурсов и аукционов по приватизации  объектов государственной или  муниципальной собственности;

- о размерах  и структуре доходов некоммерческих  организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческих организаций;

- о перечне  лиц, имеющих право действовать  без доверенности от имени юридического лица.² 
 

 Защита документов, содержащих коммерческую тайну 

   Основная  цель защиты конфиденциальной  информации, в том числе коммерческой  тайны, состоит в том, чтобы,  как говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору.

В ряде случаев  требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя: