Организация документооборота

Каждый документ в процессе движения должен проходить через  три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание  путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

3.  Классификация документов

Существует целый ряд  вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные

По срочности - Срочные, несрочные

По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме - Типовые, индивидуальные

По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к  которым относятся:

 

·  организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

·  распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

·  информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

·  документы по личному  составу (трудовые книжки, контракты  с сотрудниками, личные дела сотрудников).

4.  Нормативная база  делопроизводства

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и  продвижение документов, описывают  структуру и функции служб  делопроизводства. Составляющие нормативной  базы делопроизводства показаны на рис.4.К  законодательным и правовым актам  в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  Правительства и различных органов  исполнительной власти.

Рис.4. Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и  документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  Правительства и различных органов  исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает  виды документов, создаваемых для  фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и  др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и  управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает  порядок стандартизации, осуществление  государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность  за их нарушение.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным  разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном  стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ).Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204).

5.  Автоматизация документооборота

В процессе автоматизации  документооборота можно условно  выделить четыре стадии (рис. 5): бумажный документооборот, бумажный документооборот  с использованием автономных ПК, смешанный  и безбумажный документооборот.

Рис. 5. Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот  означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора  десятка лет назад данный вид  документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы  или листы большого формата, в  которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного  срока журналы и листы сдавались  в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот  с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие  электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно  в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы  лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Рис. 6. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 6) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение  финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в  электронном виде (пункт 1), затем  документ поступает секретарю, который  регистрирует его, распечатывает и  передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и  отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной  сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот  означает, что все операции с документами  производятся в электронном виде.

Заключение 

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует  понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработку  и передачу в архив.Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Для каждого документа  в бухгалтерском учете ООО  «Рязанская чайная фабрика»существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

Недостатком организации  документооборота в ООО «Рязанская чайная фабрика»является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих, достоинством – чёткое выполнение графика документооборота, стремление придерживаться научных основ документооборота, руководство нормативными документами при его осуществлении.

Список использованной литературы

1.  Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. – 2004. - № 44.

2.  Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. - №№ 7-8.

3.  Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 254 с.

4.  Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с.

5.  Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004. – 452с.

6.  Кондраков Н.П. Бухгалтерский  учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА  – М, 2004. – с. 645.

7.  Кузнецова Т.В. Ведение  контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

8.  Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство  (документационное обеспечение управления)»  - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9.  Кузнецова Т.В. Секретарское  дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез»  2001 - 324 с.

10.  Храмцовская Н.А. Что такое «документ»? /Делопроизводство и документооборот на предприятии/ N7, июль 2004 г.

11.  Тумасян Р.З. Бухгалтерский  учет: Учебное пособие. 2-е издание  – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с.

12.  Федеральный закон  РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском  учете»

13.  Федеральный закон  от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

14.  Положение по бухгалтерскому  учету «Учетная политика организации»  ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ  РФ от 09.12.98 г. №60н.

15.  Положение по бухгалтерскому  учету «Бухгалтерская отчетность  организации» ПБУ 4/99. Утверждено  приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

16.  Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти ,утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 / №68

17.  ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело .Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28)

Приложение 1

ПАМЯТКА делопризводителя

Этапы движения документов в  делопроизводстве:

1.  первичная обработка  поступивших документов;

2.  предварительное рассмотрение  документов;

3.  регистрация;

4.  рассмотрение документов  руководством;

5.  направление на исполнение;

6.  контроль исполнения;

7.  подшивка документов  в деле;

8.  формирование дел;

9.  оформление дел;

10.  передача дел в  архив.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Учебные планы, программы.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

Объяснительные записки.

Критерии выбора системы  документооборота

1.  Насыщенность документооборота.

2.  Сложность организационной структуры предприятия.

3.  Необходимость и частота принятия оперативных решений.

4.  Численность работающих на предприятии.

5.  Месторасположение подразделений предприятия.

6.  Профессиональный уровень  персонала, являющегося участником  документооборота.

7.  Техническая оснащенность  предприятия (Интернет, мобильная  связь).

Состав реквизитов для  регистрации документов:

·  автор (корреспондент);

·  название документа;

·  дата документа;

·  индекс документа;

·  дата поступления документа (для входящих документов);

·  индекс поступления  документа (для входящих документов;

·  заголовок документа или его краткое содержание;

·  резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата);

·  срок исполнения;

·  отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса  по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

·  номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;