Организация документооборота

По окончании рабочего дня документы закрытого характера  проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений  должны обучать своих подчиненных  правилам обращения с конфиденциальными  документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются  о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Прием, передача и доставка документов

Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при  передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом  руководства, канцелярией фиксируется  в регистрационных формах - карточке, журнале, ПЭВМ. В канцелярии (секретарь-референт) организации должны знать, каком  подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от подразделения  или исполнителя о передаче документа  другому подразделению или исполнителю.

Контрольная служба извещается о передаче контролируемого документа  от одного подразделения и исполнителя  другому только в том случае, когда  меняется ответственное за исполнение лицо.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и  исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных  учреждениях целесообразно использовать технические средства - пневмопочту, транспортеры.

Учет объема документооборота

Объем документооборота - это  общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для  определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации  в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию  делопроизводства и при решении  вопроса о внедрении средств  механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления  граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные  средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие  документы учитываются на участке  приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются  по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Библиографический список

1. Макарова, Н.В. Компьютерное  делопроизводство [Текст] : учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб. : Питер, 2008. - 410 с.

2. Лантратов, О.И. Компьютеризация  делопроизводства. Рационализация  порядка движения документов  и дел [Текст] : пособие / О.И. Лантратов. - Шахты : ЮРГУЭС, 2009. - 25 с.

3. О порядке рассмотрения  предложений, заявлений и жалоб  граждан [Текст] : Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апр. 2008 г. № 2534-VII // Ведом. Верх. Сов. СССР. - 2008. - № 17. - С. 144.

4. О внесении изменений  и дополнений в Указ Президиума  Верховного Совета СССР «О  порядке рассмотрения предложений,  заявлений и жалоб граждан» [Текст] : // Ведом. Верх. Сов. - 2010. - № 11. - . 192.

5. О внесении дополнений  в Указ Президиума Верховного  Совета СССР «О порядке рассмотрения  предложений, заявлений и жалоб  граждан» [Текст] : // Ведом. Верх. Сов.. - 2010. - № 6. - С. 94.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - Введ. 2010 - 07. - 01. - М. : Изд-во стандартов, 2003.

7. Чуковенко, А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Текст] / А.Ю. Чуковенко, В.Ф. Янковская. - М. : Велби, 2009. - 216 с.

8. Лантратов, О.И. Компьютеризация  делопроизводства и документооборота [Текст] : учебно-методическое пособие / О.И. Лантратов. - Ростов н/Д. : Изд-во СКНЦ ВШ, 2009. - 64с.

9. Лысенко, Н.А. Документирование  управленческой деятельности на  предприятии: делопроизводство и  корреспонденция [Текст] : учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д. : МарТ, 2008. - 272 с.

10. Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти [Текст]. - Утв. приказом Федеральной архивной  службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2010.

Примерная схема документооборота,

 

 

Схема документооборота.

 

 

 

Реферат: Организация документооборота на предприятии

Оглавление 

Введение 

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного  обеспечения управления 

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

Выводы и рекомендации

Заключение 

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение 

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях  и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни  или существует, или совершен, или  должен быть совершен[1].Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.[2]Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии  документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга  документы и операции, ускорить работу над документами.

1.  Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с  минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают  организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации  различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие  организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому  объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой  любой организации, являются[3]:

формирование полной и  достоверной информации о хозяйственных  процессах и финансовых результатах  деятельности организации, необходимой  для оперативного управления, а также  для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми  органами, банками и иными заинтересованными  лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление  и мобилизация внутрихозяйственных  резервов.

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной  информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2.  Общая структура документационного  обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится  до исполнителей, действия которых  контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного  обеспечения управления

 

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован  и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию  в журнале. После рассмотрения руководителем  и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у  исполнителя до окончательного решения  вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

 

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с  ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В  свое время введение конвейерной  сборки наряду с типизацией продукции  и стандартизацией деталей привело  к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому  производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что  и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные  возвраты на предыдущие ступени, документы  должны направляться исполнителям в  соответствии с их обязанностями, чтобы  избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний  контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут  быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров  и заказчиков и т.п. Полученные документы  регистрируются секретарями и затем  поступают на исполнение.

Входящая документация - это  документация, поступающая на предприятие  от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях  передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис. 3. Схема документооборота

Если документ создается  в самой организации, то возникает  внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения  документа часто возникает его  версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.