Организация документооборота на предприятии

       Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.  

     Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу после окончания  календарного года, в котором они  заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела ; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).  

     Внутренняя  опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.  

     На  обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела. 

     С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

     На  дела постоянного, долговременного  сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

     Дела  временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

     В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом. 
 
 
 

     Список  литературы  

     1. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" 

     2. Положение о документах и документообороте  в бухгалтерском учете, утвержденное  Минфином СССР 29.07.1983 под N 105

     3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105;

     4. Гуккаев В.Б. "Бухгалтерский учет  и налоги в торговле и общественном  питании", 2006, N 1

     5. Ланина И. "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 4, 2003

     6. Петрова Н.В. "Бухгалтерский учет  и налоги в торговле и общественном  питании", 2005, N 3

     7. Потемкина Т.И. "Бухгалтерский  учет", N 24, 2001

     8. Самойлов И.В. "Консультант Бухгалтера", N 4, 2002

     9. Симонова А.В. "Учет.Налоги.Право", N 32, 2003

     10. Рыбаков С. "Консультант", 2006, N 19

     11. Юцковская И.Д. "Налоговый вестник", N 1, 1999