Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Ноября 2010 в 17:05, Не определен
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Службой
контроля осуществляются следующие
операции: формирование картотеки контролируемых
документов; направление карточки контролируемого
документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
выяснение в структурном подразделении
фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
напоминание подразделению - исполнителю
о сроке исполнения; получение информации
о ходе и результатах исполнения; запись
хода и результатов исполнения в карточке
контролируемого документа; регулярное
информирование руководителей о состоянии
и результатах исполнения; сообщение о
ходе и результатах исполнения документов
на оперативных совещаниях, заседаниях
коллегиальных органов; снятие документов
с контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Проверка
хода исполнения осуществляется на всех
этапах до истечения срока в следующем
порядке: заданий последующих лет
- не реже одного раза в год; заданий
последующих месяцев текущего года
- не реже одного раза в месяц; заданий,
поручений текущего месяца - каждые десять
дней, и за пять дней до истечения срока.
Систематизация документов
Для
обеспечения правильного
НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ - это систематизированный перечень
заголовков дел с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном
порядке. В номенклатуру дел включаются
все документы, образующиеся в деятельности
предприятия, кроме технической документации
и печатных изданий. При составлении номенклатуры
дел предприятиям необходимо учитывать
требования к номенклатуре дел, содержащиеся
в Государственной системе документационного
обеспечения управления. Основных правилах
работы ведомственных архивов, перечнях
документов с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается
специалистом, ответственным за организацию
работы с документами.
Номенклатура
дел уточняется в конце каждого
календарного года, перепечатывается,
рассматривается и утверждается
руководителем предприятия, вводится
в действие с 1 января следующего календарного
года.
Если
учредителем данного
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
-
заголовки типа «Общая переписка», «Разные
документы», «Справочные материалы» и
т.д. не допускаются.
Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
- название предприятия или его структурного подразделения;
-
адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
-
указание на копийность документов дела.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за 1998 год».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».
В
заголовках дел, содержащих переписку
с однородными
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».
В
наименованиях дел, содержащих организационно-
распорядительные документы, указывается
вид документа и автор, например:
«Приказы директора предприятия
по личному составу за 1998 год».
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела
по вопросам, не разрешенным в течение
одного года, являются «переходящими»
и вносятся в номенклатуру дел
следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Номенклатура
дел предприятия должна составляться
в последнем квартале предшествующего
года на новый календарный год
по установленной форме.
Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по НОМИНАЛЬНОМУ ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).
Дело
должно содержать не более 250 листов,
при толщине не более 4-х сантиметров.
Приложения
к документам, независимо от даты их
утверждения или составления присоединяются
к документам, к которым они относятся.
Документы,
помещенные в дело, должны иметь
подписи, дату, индекс, заверительную
надпись, отметку «В дело». Документы
в деле должны располагаться в
определенном порядке: сначала помещают
основной документ и относящиеся к нему
приложения, а затем в хронологическом
порядке идут документы, возникающие по
мере решения вопроса. Запрещается подшивать
в дело неисполненные документы, разрозненные
экземпляры документов, документы, подлежащие
возврату, дублирующие документы.
Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка
группируется за календарный год
и систематизируется в
Подготовка документов к архивному хранению
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу
по организации и проведению экспертизы
ценности документов должна проводить
постоянно действующая
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы.
Информация о работе Организация документооборота на предприятии