Реферат: Организация документированного обеспечения работы руководителя 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кемерово 2009 г.  

Оглавление 

Введение 3

1 Организация работы должностных лиц предприятия с документами 4

2 Особенности организации работы должностных лиц с конфиденциальными документами и бланками строгой отчетности 8

3 Особенности организации работы должностных лиц с письменными обращениями, поступающими в адрес предприятия 13

Список используемой литературы: 18 
 

 

Введение

 

  Для эффективности организации работы с документами огромное значение имеет то, насколько умело управляет  повседневной деятельностью предприятия  его первое лицо — директор, генеральный менеджер и т. п.

  Рассмотрим  основные вопросы организации работы с документами различных категорий  должностных лиц предприятия (организации, учреждения). А начнем, естественно, с должностных лиц из числа руководящего состава, к которым относятся:

• руководитель предприятия;
• заместители руководителя предприятия;
• начальники структурных подразделений предприятия (включая начальника службы ДОУ).

 

1 Организация работы должностных лиц предприятия с документами

 

  Компетенция руководителя предприятия распространяется, прежде всего, на производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность последнего. Управленческая функция, возлагаемая на руководителя предприятия, при ближайшем рассмотрении распадается на целый ряд подфункций, в том числе таких, как:

• организация взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц из числа высшего руководства предприятия;
• развитие производственного потенциала предприятия;
• общее руководство всеми видами ресурсов предприятия, включая персонал;
• представительство законных интересов предприятия в органах власти.

  И, конечно же, надлежащая реализация руководителем предприятия каждой из перечисленных подфункций была бы невозможна без соответствующего документационного обеспечения. В целях поддержания высокой эффективности документационного обеспечения управления руководитель предприятия должен прежде всего создать оптимальные условия для осуществления этой работы. Обязательными предпосылками этого являются, во-первых, формирование и всестороннее обеспечение нормального функционирования на предприятии службы ДОУ (назначение должностного лица с соответствующей компетенцией) и, во-вторых, установление и поддержание единого порядка работы с документами, образующимися в процессе функционирования предприятия.

  В свою очередь, для формирования и  последующего всестороннего обеспечения  нормального функционирования службы ДОУ руководитель предприятия:

• создает необходимые условия для высокоэффективной организации ДОУ;
• изучает фактическое состояние дел в области ДОУ предприятия и на этой основе принимает действенные меры по оптимизации структуры и состава службы ДОУ, сокращению объемов служебно-деловой переписки;
• осуществляет систематический контроль за работой структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за ДОУ;
• заблаговременно принимает меры по обеспечению готовности предприятия к спасению документов в случае возникновения чрезвычайных ситуаций;
• осуществляет руководство деятельностью по совершенствованию ДОУ, максимальному соответствию указанного вида деятельности положениям законодательства и нормативно-правовых актов.

  Что же касается установления и поддержания  единого порядка работы с документами, образующимися в процессе функционирования предприятия, то для этого его руководитель:

• организует подбор персонала и его последующее профессиональное обучение по вопросам эффективного управления документами;
• своевременно доводит до сведения подчиненных поступающие на предприятие документы, требующие исполнения, а также соответствующие указания (резолюции), устанавливающие порядок их исполнения, предварительно выделяя из рассматриваемых документов требующие срочного исполнения и передавая их на исполнение безотлагательно;
• обеспечивает систематический контроль за своевременным, полным и качественным исполнением документов;
• предпринимает необходимые действия, направленные на совершенствование системы управления документами, внедрение в нее современных технологий обработки документированной информации;
• осуществляет общее руководство работой по подготовке документов с истекшими сроками хранения к передаче в архив или за минованием надобности на уничтожение.

  Рассмотрим  далее основные направления работы с документами заместителей руководителя предприятия. Так, заместитель руководителя предприятия по финансово-экономической работе (главный бухгалтер):

• возглавляет работу по подготовке форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
• осуществляет контроль за соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота, а также за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств;
• обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на основе современных информационных технологий, а также формирование и своевременное представление полной и достоверной документированной бухгалтерской информации;
• принимает исчерпывающие меры по соблюдению законности, своевременности и правильности оформления бухгалтерских документов, а также по обеспечению их сохранности до передачи на хранение в архив или за минованием надобности на уничтожение;
• участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, а в необходимых случаях, кроме того, контролирует их передачу в следственные и судебные органы;
• руководит разработкой и внедрением рациональной планово-учетной документации.

  Заместитель руководителя предприятия  по управлению персоналом (начальник  службы персонала):

• принимает участие в разработке документов планирования по вопросам обеспечения предприятия персоналом;
• обеспечивает периодическую подготовку и своевременное предоставление аналитических материалов по социальным и кадровым вопросам на предприятии, а также составление прогнозов развития персонала;
• руководит работой по созданию и ведению банка персональных данных, стандартизации и унификации кадровой документации;
• организует ведение учета и составление отчетности по вопросам управления персоналом.

  Ответственность за надлежащую организацию работы с  документами в структурных подразделениях предприятия несут начальники соответствующих подразделений. При этом ведущее место в организации работы с документами безусловно принадлежит службе ДОУ и должностным лицам из числа руководящего состава службы.

  Начальник службы ДОУ в целях обеспечения требуемой эффективности документационного обеспечения управления:

• организует разработку, внедрение и обеспечение функционирования установленного на предприятии технологического процесса документирования и работы с документами (документированной информацией);
• осуществляет непосредственное руководство подготовкой документов по вопросам планирования, отчетности, а также по иным вопросам повседневной деятельности службы;
• систематически — лично и через подчиненных должностных лиц — контролирует состояние документационного обеспечения управления на предприятии, анализирует результаты контроля и регулярно представляет их для сведения руководству предприятия;
• руководит разработкой унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов, классификаторов документной информации, необходимых для документационного обеспечения деятельности предприятия, а также внутренних нормативно-методических документов по отдельным вопросам ДОУ;
• принимает исчерпывающие меры, направленные на упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества, а также на оптимизацию документопотоков предприятия;
• руководит работой по отбору документов, подлежащих передаче на архивное хранение или за минованием надобности на уничтожение.

  Начальник отдела технического исполнения документов службы ДОУ в целях обеспечения требуемой эффективности документационного обеспечения управления:

• руководит разработкой, внедрением и обеспечением функционирования технологии хранения документов, подготовкой документов по вопросам планирования, отчетности, а также по иным вопросам повседневной деятельности отдела;
• организует прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов, поступающих в отдел, а также ведение по ним справочной работы;
• систематически — лично и через подчиненных должностных лиц — контролирует своевременность поступления в отдел документов, законченных делопроизводством, их состояние, правильность их оформления, а также соблюдение в помещениях отдела условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• осуществляет непосредственное руководство работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование документов в процессе хранения;
• оказывает структурным подразделениям и должностным лицам предприятия методическую помощь в поиске документов, состоящих на хранении;
• организует экспертизу ценности документов, их последующее формирование в дела постоянного и временного хранения.

  Начальник отдела хранения документов службы ДОУ в целях обеспечения требуемой эффективности документационного обеспечения управления:

• руководит разработкой, внедрением и обеспечением функционирования технологии доставки, обработки и отправки документов, подготовкой документов по вопросам планирования, отчетности, а также по иным вопросам повседневной деятельности отдела;
• организует обмен служебно-деловой корреспонденцией между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также между предприятием и сторонними адресатами;
• систематически — лично и через подчиненных должностных лиц — контролирует сроки и качество исполнения документов, а также правильность формирования, хранения и своевременность сдачи дел на хранение и подготовку справок по документам;
• осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия;
• по указанию начальника службы осуществляет непосредственное руководство разработкой унифицированных текстов документов, элементов систем документации, разделив табелей документов, необходимых для обеспечения деятельности предприятия, а также предложений к проектам внутренних нормативно-методических документов по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

 

 

2 Особенности организации работы должностных лиц с конфиденциальными документами и бланками строгой отчетности

 

  Отдельно  рассмотрим  организацию работы должностных лиц с конфиденциальными  документами предприятия, а также  с бланками строгой отчетности, используемыми для подготовки некоторых видов документов. Это обусловлено, прежде всего, особой значимостью информации, содержащейся в конфиденциальных документах, а также особым функциональным назначением бланков строгой отчетности. Начнем, однако, с рассмотрения сущности понятия «конфиденциальная информация».

  В общем случае под конфиденциальной информацией (в том числе документированной) следует понимать информацию, содержащую сведения, составляющие служебную или деловую (коммерческую) тайну. Согласно ст. 139 Гражданского кодекса РФ какая-либо информация может составлять служебную или коммерческую тайну предприятия в случае, если указанная информация: