Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов

• неадекватная спецификация требований;
• неспособность обнаруживать ошибки в проектных решениях;
• низкое качество документации, снижающее эксплуатационные качества;
• затяжной цикл и неудовлетворительные результаты тестирования.

      Перечисленные факторы способствовали появлению  программно-технологических средств  специального класса - CASE-средств, реализующих CASE-технологию создания и сопровождения  ИС. Термин CASE (Computer Aided Software Engineering) используется в настоящее время в весьма широком смысле. Первоначальное значение термина CASE, ограниченное вопросами автоматизации разработки только лишь программного обеспечения (ПО), в настоящее время приобрело новый смысл, охватывающий процесс разработки сложных ИС в целом. Теперь под термином CASE-средства понимаются программные средства, поддерживающие процессы создания и сопровождения ИС, включая анализ и формулировку требований, проектирование прикладного ПО и баз данных, генерацию кода, тестирование, документирование, обеспечение качества, конфигурационное управление и управление проектом, а также другие процессы. CASE-средства вместе с системным ПО и техническими средствами образуют полную среду разработки ИС.

      CASE-технология  представляет собой методологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей. Большинство существующих CASE-средств основано на методологиях структурного (в основном) или объектно-ориентированного анализа и проектирования, использующих спецификации в виде диаграмм или текстов для описания внешних требований, связей между моделями системы, динамики поведения системы и архитектуры программных средств.

      Пример  информационной модели данных по системе  «Автоматизированная система документооборота»  проработан в системе ERwin. (Приложение 3) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Определение жизненного цикла  модели. 

    Необходимость анализа и разработки   больших  сложных, а в последнее время  и сверхсложных систем, появление  и использование при этом новых  методологий, в частности ООАПиП, корпоративное проектирование, методология управления проектами, появление современных компьютерных технологий привело к следующему факту:

    - при планировании  и реализации этих  работ алгоритмический  подход, которым ранее  широко пользовались, имеет существенный  недостаток препятствующий этим работам.

    Обнаружилось, что при алгоритмическом подходе  трудно отслеживать все нюансы поведения (изменений состояний) анализируемых  и разрабатываемых информационных объектов и систем, охватить все  аспекты их поведения (функционирования), управления и пребывания в  отдельных промежуточных состояниях.   В связи с этим современные методы анализа разработки, моделирования, а также компьютерной технологии предлагают рассматривать поведение информационных объектов и систем в динамике (при функционировании) вводя понятие жизненного цикла  объектов, подсистем, систем и надсистем.

    Жизненный  цикл представляет как модель их поведения, т.е. переход из одного состояния  в другое. При этом считается наиболее подходящей моделью для представления  жизненного цикла дискретный автомат Мура. С этих позиций проанализируем и сопоставим трактовку модели представления жизненного цикла (состояний) методологии ООАПиП и классическую модель конечного автомата Мура представляющего частный их вид – автоматы без выходов . Методология считает , что модель имеет следующий состав :

    1. Множество состояний. Каждое состояние представляет стадию или этап в жизненном цикле типичного экземпляра объекта, при    этом в качестве объектов рассматриваются не только элементарные но и подсистемы и надсистемы. С точки зрения теории КА – это внутреннее состояние автомата которое, как правило, обозначается в алфавите Q.                                     

    2. Множество событий. Каждое  событие представляет собой некоторое законченное действие влекущее за собой некоторое действие изменяющее поведение, состояние объекта или системы.

    3. Множество правил перехода. Правило перехода определяет в какое следующее состояние переходит объект или система совпадая с теорией  КА.       
4. Действия. Действия –это деятельность или совокупность операций которые должны быть выполнены над объектами системы для достижения определенного состояния.

    По  крайней мере одно определенное действие должно быть связанно каждым состоянием, с точки зрения теории КА действие соответствует функциям  перехода.

        Придание функциям перехода более  широкого смысла  действия расширяет возможности моделирования жизненных циклов поскольку внутреннее состояние рассматривается в течении промежутка времени во время которого решается  частная задачи ведущие к достижению данного состояния или совершается определенная работа результатом которой является данное состояние.    

      В качестве примеров действий приводятся выполнение расчетов над некоторой промежуточной таблицей; реализации элементарного этапа; действие по  достижению заданного критериального значения; определенная работа требующееся для достижения данного состояния; определенной обработки данных заданных состояний и т.п.

    Анализ  описания действий в методологии ООПиП рпиводит к выводу, что это понятие подробно обсуждается в связи с удобством его использования при реализации модели состояний в различных компьютерных технологиях.

    С другой стороны широкой трактовкой  действия подтверждается сущность систем как интерпретирующих блок-схемы системы. Ибо как указанно выше интерпретирующая система по своему определению связанна с определенными действиями.

      Каков бы ни был замысел проекта, сам  по себе, без реализации он мало что  значит. Важен результат выполнения проекта, нужна работа по его осуществлению. Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», и до состояния, когда «проекта ужу нет». Это упрощенное представление о «начале» и «конце» жизни проекта требует уточнения.

      Что считать началом проекта? Иногда это момент рождения идеи, особенно если ее рождению предшествовал скрупулезный поиск. Для деловых людей начало проекта связанно скорее с началом  его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.

      Концом  проекта может быть:

• завершение работ над его реализацией, то есть ввод проекта в действие
• перевод персонала, выполняющего проект, на другую работу
• достижение проектом заданных результатов
• прекращение финансирования проекта

      Понятие жизненного цикла ее программного обеспечения (ЖЦ ПО) - это непрерывный процесс, который начинается с момента принятия решения о необходимости его создания и заканчивается в момент его полного изъятия из эксплуатации.

      Согласно  сложившейся практике, состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями).

      Деление проекта на фазы может быть самым  разнообразным, такое деление выявляет некоторые важные контрольные точки  «вехи», во время прохождения которых  просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта.

      В свою очередь каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т.д.

      Применительно к очень крупным проектам, количество фаз и этапов их реализации может быть увеличено. Выделение дополнительных этапов связанно с необходимостью более тщательного согласования действий.

Глава 3. Математическое моделирование

Проблема  поиска и индексирования документов

     Наряду  с организацией хранения документов, их необходимо также быстро и эффективно искать. Со скоростью поиска все относительно понятно - чем быстрее вы найдете необходимые документы, тем лучше. А вот с эффективностью поиска документа ситуация не так проста. Что считать эффективным поиском? Для того чтобы понять это, рассмотрим модели поиска. Здесь существует два подхода. Первый состоит в том, что в процессе поиска вы ищете документ, который точно существует в системе, и ваша задача - свести процесс к его нахождению. Этот метод применяется в 90% всех случаев. Второй подход состоит в том, что вы ищете все документы, которые могут относиться к интересующему вас вопросу. Очевидно, применение данного подхода целесообразно в аналитических и исследовательских задачах. Для него характерны такие термины, как полнота поиска - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов; шум при поиске - соотношение (соответствие) соответствующих и несоответствующих запросу документов.

     Существует  два основных типа поиска. Атрибутивный, когда каждому документу присваивается  набор определенных атрибутов (полей). При сохранении документа в архив  поля заполняются определенными  значениями, в дальнейшем при поиске проверяется совпадение значений этих полей запросу. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автора, машинистку, имя подразделения, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация). Ясно, что список таких атрибутов должен быть расширяем. Их совокупность называется карточкой документа. Поля могут заполняться произвольно или из предопределенных справочников. Причем последнее наиболее предпочтительно, так как сужает области поиска.

     Второй  тип поиска носит название полнотекстовый. В этом случае автоматически обрабатывается все содержание, как правило предварительно проиндексированного, документа, и затем его можно найти по любому входящему в него слову.

     Соответственно, существует зависимость между типами поиска и подходами к поиску. Для  поиска известного документа более пригоден атрибутивный поиск, тогда как для исследовательского - полнотекстовый. Существует комбинация полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты документа обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электронный документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский текст для обработки системой полнотекстового поиска, следовательно, любая такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов.

     Зависимость от языка выражается в следующих  факторах:

     Поиск документа более полный, если в  результате запроса будут найдены  не только документы, которые точно  соответствуют слову в запросе, но и те, в которых присутствуют различные его словоформы. Данная технология носит название нормализации. Причем эффективность метода зависит от применяемого алгоритма. Для русского языка наиболее эффективен словарный метод, когда слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся словоформы. Кроме словарного может применяться эвристический метод нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил, описывающих алгоритм нормализации. Если для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц машинописного текста, то для русского он на несколько порядков больше.

Аналогично  нормализации было бы логично выполнять  поиск не только по конкретному слову, но и его синонимам.

      Процессом, аналогичным индексации, в бумажном делопроизводстве является регистрация.

      Регистрация является "священной коровой" делопроизводства. Историческая неразвитость системы управления в сочетании  с большими расстояниями и традиционно  низкой ответственностью исполнителей породила своеобразный, скрупулезный подход к регистрации документов на всех уровнях управления.

    Хрестоматийным  примером может послужить журнал учета входящих документов. Индексация электронных документов, осуществляемая системами автоматизации делопроизводства, преследует несколько иную цель – получить максимальное количество достоверной информации о формируемом документе и создать его регистрационную карточку. Процесс этот тем более важен, что в дальнейшем система управления документами имеет дело именно с этой карточкой, не затрагивая реальные объекты файловой системы. Далее мы в общих чертах рассмотрим известные методы индексации.