Организационно-распорядительные документы

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация справочной работы и порядок выдачи

документов во временное пользование  при хранении в структурных подразделениях  

 

Обеспечение сохранности документов Инспекции  возлагается на лиц, ответственных  за работу с ними. Дела Инспекции с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в специально отведенных закрывающихся комнатах, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

Дела  помещаются на архивные полки, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их физическую сохранность.

Документы структурного подразделения могут  выдаваться делопроизводителем во временное  пользование работникам Инспекции.

Основные  правила устанавливают сроки  пользования делами, выданными для  работников структурных подразделений  Инспекции — десять дней. В случае необходимости продления срока  пользования делами производится переоформление документов на их выдачу.

Запрещается брать документы из дел структурного подразделения без уведомления  начальника структурного подразделения.

Изъятие документов из дел, находящихся в  оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя Инспекции и с оставлением  в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

На  выданное по служебной необходимости  дело заполняется карта–заместитель, в которой указываются структурное  подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для  расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается  в книгах выдачи дел. За своевременным  возвращением дел устанавливается  контроль.

Состояние возвращенных после использования  документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. Проверяется  физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов, целостность  листов, обложек, отсутствие помет исследователя  на документах и т.д.).

Если  судебным или следственным органам  необходимо изъять документы, то это  должно оформляться по их письму с  разрешения руководителя Инспекции  и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного  хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные ответственным должностным лицом Инспекции. Акт об изъятии документов хранится в деле. 

При необходимости передачи в сторонние  организации документов, полученных по электронной почте и подписанных  электронно-цифровой подписью (ЭЦП), необходимо выполнить следующее:

- уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);

- уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;

- в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» или «Верно»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;

- копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению руководства Инспекции.

Всем  предприятиям и учреждениям Инспекцией выдаются справки только на основании  письменного запроса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Общие правила составления  и оформления договоров. Составьте  трудовой договор

 

Договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, выполнение принимаемых обязательств по отношению к другим участникам. Договор может быть заключен как между отдельными гражданами (физическими лицами), между гражданами и организациями (юридическими лицами), так и между организациями.

Общие положения по заключению договора (контракта) и договорным отношениям регулируются Гражданским, Трудовым и Административным кодексами Российской Федерации, положениями  о договорах, разрабатываемыми Правительством РФ, министерствами, ведомствами, организациями  и т. п.

Текст договора условно можно разделить  на части:

1. Преамбула  (или вводная часть), которую составляют  наименование договора, дата и  место подписания договора  и полное наименование договаривающихся сторон с обязательным указанием их сокращенного названия.

2. Предмет  договора, часть, содержащая существенные  условия договора:

• наименование предмета договора, т. е. того, о чем конкретно договариваются стороны;
• технические условия договора;
• обязанности и права сторон по договору;
• цена договора (стоимость работ), форма оплаты и порядок расчетов между сторонами;
• порядок сдачи-приемки работ;
• срок выполнения сторонами своих обязательств.

3. Дополнительные  условия договора: условия, которые  не обязательно предусматривать  в каждом договоре, но которые  могут существенно влиять на  реализацию прав и обязанностей  сторон:

• ответственность сторон за исполнение договорных обязательств;
• способы обеспечения обязательств, санкции к сторонам в случае нарушения договорных обязательств;
• основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
• условия о конфиденциальности информации по договору;
• порядок разрешения споров между сторонами по договору.

4. Прочие  условия договора могут включать  следующие вопросы: законодательство, регулирующее отношения сторон, особенности согласований связи между сторонами и т. п.

5. Заключительная  часть: 

• срок действия договора (дата начала и дата окончания работ);
• реквизиты сторон: почтовые, банковские (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, и пр.), отгрузочные реквизиты (если продукт договора предполагается доставлять каким-либо видом транспорта).  
  Для стороны - юридического лица реквизиты записываются в последовательности: наименование организации, почтовый адрес, ИНН, банковские реквизиты. При оформлении реквизитов используется, как правило, графическое выделение.  
  Для стороны - физического лица реквизиты записываются в последовательности: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес места жительства (регистрации), домашний телефон, паспортные данные. Если требуется, указываются и платежные реквизиты;
• приложения: перечень документов, являющихся неотъемлемой частью договора, например: техническое задание, календарный план выполнения работ и т. п.;
• текст договора подписывают лица, от имени которых составлен договор, либо лица, уполномоченные организацией. Для каждой стороны указывается должность и фамилия подписавшего договор лица и дата подписания договора. Подписи представителей юридического лица скрепляются печатью.

Пример:

Трудовой договор  № 2723-1ТД 
с директором предприятия

г. Москва                                                                                                         " 09 "ноября 2010 г.

Администрация ООО "Топаз", именуемая далее - Работодатель, в лице генерального менеджера Степанцова Романа Игоревича, действующего на основании Устава с одной стороны, и гражданин Соколов Андрей Иванович, паспорт серия 45 01 № 11ХХ66, выдан 15 марта 2001 г. ОВД Марьина Роща г. Москва, именуемый далее - Работник, действующий  в своих интересах и от своего имени, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем.

1. Предмет трудового  договора

1.1. Работодатель поручает  Работнику осуществлять общее  управление предприятием в качестве  директора на праве хозяйственного  ведения с соблюдением следующих  пределов полномочий:

- принятие решений  о слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании компании; 
- создание и ликвидация филиалов, представительств и других обособленных подразделений компании, утверждение их положений; 
- принятие решений об учреждении (участии) компании в акционерных и других предпринимательских обществах, концернах, консорциумах, корпорациях, ассоциациях, других объединениях предприятий, других предпринимательских и непредпринимательских юридических лицах; 
- согласование вопроса о назначении и увольнении главного бухгалтера компании; 
- принятие решения об отчуждении (передаче, предоставлении) прав на торговые марки и другие объекты права интеллектуальной собственности, принадлежащие компании.

1.2. Работник как директор  предприятия самостоятельно решает  все вопросы деятельности предприятия,  отнесенные к его компетенции  настоящим трудовым договором,  Уставом предприятия, другими  учредительными документами и  действующим законодательством  РФ.

1.3. Работа по данному  трудовому договору является  основным местом работы Работника.

1.4. Настоящий трудовой  договор заключен на неопределенный  срок и вступает в действие  с 09 ноября 2010 г.  

2. Права и обязанности  Работника как директора

2.1. Работник имеет право:

- без доверенности действовать  от имени предприятия и представлять  его интересы во всех отечественных  и иностранных учреждениях, включая  судебные, предприятиях, фирмах, организациях; 
- распоряжаться имуществом и денежными средствами предприятия для достижения целей, предусмотренных назначением предприятия; 
- нанимать и увольнять рабочих и служащих предприятия в соответствии с трудовым законодательством, применять к ним предусмотренные законом меры дисциплинарного и экономического воздействия; 
- издавать приказы и давать указания, обязательные для всех рабочих и служащих предприятия; 
- подписывать в качестве первого распорядителя кредиторов все финансовые документы, открывать в банке расчетные и другие счета, заключать от имени предприятия сделки, выдавать доверенности; 
- утверждать должностные и нормативно-технические инструкции, инструкции по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности и т.п.; 
- определять состав и предел сведений, составляющих коммерческую и иную тайну предприятия, определять порядок ее защиты; 
- осуществлять иные полномочия, предусмотренные законодательством и Уставом предприятия.