Какой ВУЗ? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

На тему: Общие требования к документации 
 
 
 
 
 

Выполнил: 
 

Проверил:  преподаватель Афанасьева С.И. 
 
 
 
 

Якутск 2010

Содержание

 

Введение

 

     В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество  разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

     При работе с документами очень важно  знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

     В любой классификации важно основание  – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации  разбиваются на классы.

     Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

     В данной работе мы коснемся вопроса  требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

     От  того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и  выразительность мысли в документе. 
 
 
 
 

1. Требования к структуре текста документа

 

     Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

• о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
• чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

     Текст документа составляют на русском  или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов  РФ о государственных языках.

     Тексты  документов пишут только на русском  языке при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

     Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

     При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

     Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

     Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

     В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

     В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

     В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

     В письмах используют следующие формы  изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

     Согласование  документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

     Например:

     Начальник юридического отдела

     Личная  подпись       А.С. Орлов

     25.01.2000 
 

     При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник юридического отдела

     Личная подпись       А.С. Орлов

     25.01.2000 

     Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу.

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

     Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:  

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор  Финансовой академии

     при Правительстве Российской Федерации

     Личная подпись   А.Г. Грязнова

     23.04.2000 

     Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют  по следующей форме: 
 
 

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо  Российской академии

     медицинских наук

     от 30.10.2000 N 451-805 

     или 

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол  заседания

     Правления страховой

     компании "Планета"

     от 21.06.2000 N 10

2. Требования к оформлению текста документа

 

     Текст документа печатается через 1,5 межстрочных  интервала. Для документов формата  А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

     Первую  строку каждого абзаца текста следует  печатать, отступив на 5 знаков от границы  левого поля.

     Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный  интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например: 
 
 

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор  предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

          А.Н. Иванов 

     Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

     Расшифровку подписи в реквизите «Подпись»  печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией.

     Если  заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

     При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

     от  границы левого поля для печатания  реквизитов

0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;
6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

     При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

     При наличии в тексте примечаний или  выделенной в самостоятельный абзац  ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.