Общие правила составления деловых писем

Правила составления делового письма 

1. Письмо  печатается на белой бумаге  или бумаге светлых тонов формата  А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм). 

2. Лист  должен иметь поля не менее: 

20 мм - левое; 

10 мм - правое; 

20 мм - верхнее; 

20 мм - нижнее. 

3. Дата. 

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. 

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять "05.06.2007". 

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, 

например "05 июня 2003 г." 

4. Исходящий  номер. 

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит  из его порядкового номера, который  можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного  совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров  письма каждого из этих отделов, проставляемых  через косую черту. 

5. Ссылка  на входящее письмо 

Ссылка  на регистрационный (исходящий) номер  и дату письма включает в себя исходящий  номер и дату письма, на который  дается ответ. 

6. Адресат 

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. 

Например: 

ООО "Компания "Название" 

Плановый  отдел 

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают  в дательном падеже, 

например: 

Генеральному  директору 

ООО "Компания "Название" 

А.А. Иванову 

или 

ООО "Компания "Название" 

Плановый  отдел 

Б.Б. Петрову 

Письмо  не должно содержать более четырех  адресатов. Слово "Копия" перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе  адресатов составляют список рассылки письма. 

В состав реквизита "Адресат" может входить  почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. 

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, 

например: 

ООО "Компания "Название" 

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001 

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, 

например: Сидорову В.В. 

ул. Свободы, д. 5, кв. 12, 

г. Ярославль, 150000 

7. Текст  письма 

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения). 

В тексте письма, подготовленного на основании  документов других организаций, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту. 

В письме используют следующие формы изложения: 

- от  первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение"); 

- от  первого лица единственного числа  ("считаю необходимым", "прошу  выделить"); 

- от  третьего лица единственного  числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным"). 

8. Приложение 

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим  образом: 

Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют, 

например: Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз. 

2. Акт  приемки-передачи на 1 л. в 2 экз. 

Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают. 

Если  к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку  о наличии приложения оформляют  следующим образом: 

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. 

Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом: 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 

9. Подпись 

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном  на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), 

например: 

Директор  ООО "Компания "Название" 

А.А. Иванов  
 
 

или на бланке: 

Директор 

А.А. Иванов  
 
 

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например: 

Директор  ООО "Компания "Название" 

А.А. Иванов  

Главный бухгалтер 

М.В. Петров  
 
 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают  на одном уровне, например: 

Заместитель директорапо продажам 

Заместитель директорапо покупкам  

А.А. Иванов 

М.В. Петров  
 
 

10. Печать 

Оттиск  печати заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные  с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также  на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ  заверение подлинной подписи. 

11. Исполнитель 

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: 

А.А. Иванов 

(4852) 46-04-00