Несмотря на то что действие
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется
на управление архивными документами
в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной
службы при привлечении ее к участию в
процессе планирования и внедрения политики
и процедур управления документами.
В стандарте особое
внимание уделяется проблемам сохранности
документов, введенных в систему управления
документами, и, в частности, срокам хранения
этих документов.Стандарт не определяет эти
сроки – в Российской Федерации подобные
вопросы давно и достаточно полно проработаны
в отношении традиционных документов
и есть все основания утверждать, что и
в отношении электронных документов этот
вопрос вскоре будет урегулирован. Значимость
положений национального стандарта заключается
в том, что принятие решения о сроках хранения
документов в системе управления документами
должно происходить на основе существующих
норм, исходя из потребностей деловой
деятельности, с учетом прав всех заинтересованных
лиц, а также при оценке рисков, возможных
в случае несвоевременного уничтожения
документов. Таким образом, приоритетное
значение имеет соблюдение требований
нормативной среды. При этом «правовыми
или иными требованиями нормативной среды
устанавливаются минимальные сроки хранения
документов в системе управления документами»,
а к решению этого вопроса «следует привлекать
уполномоченные органы (архивные органы
или аудиторов)».
При работе над национальным
стандартом ВНИИДАД максимально адаптировал
терминологию стандарта к терминологии,
используемой в отечественном документоведении,
а также провел существенную редакторскую
работу над самим текстом стандарта, написав
его «по-русски», сохранив при этом аутентичность
его перевода.
Заключительные положения
Нисколько не приуменьшая практическую
ценность, актуальность и востребованность
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать
о том, что Россия имеет огромный опыт
унификации и стандартизации процессов
управления документами, а также самих
форм документов, особенно в системах
организационно-распорядительной документации.
Эти традиции уходят еще в советский период,
когда все было строго централизованно
и огосударствлено. Поэтому международный
стандарт ИСО 154989-2001 не является для нас
чем-то новым, как, например, для некоторых
европейских стран, где процессы управления
документами заботили государство исключительно
в рамках подчиненных ему структур, а существовавший
при этом огромный частный сектор экономики
играл по своим самостоятельно установленным
(зачастую в пределах одной компании) правилам.
В то же время в России с появлением
частного сектора экономики государство
не распространило на него уже имеющиеся
и опробованные правила и методы управления
документами, а со временем вообще устранилось
от этой проблемы. Все нормативно-методические
документы, регламентирующие процессы
управления документами в сфере ДОУ, адресованы
исключительно федеральным органам исполнительной
власти. И совершенно непонятно, что же
делать организациям, намеренным добросовестно
вести свое делопроизводство, на какие
нормативные документы им опираться в
работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
«Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Управление документами.
Общие требования» отвечает на эти вопросы.
Распространяя единые правила и процедуры
управления документами на государственный
и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007 будет способствовать возрождению
единой системы документационного и информационного
обеспечения управления в России.
* Подготовлено совместно специалистами
ВНИИДАД и ФГУП «Стандартинформ».