Нормативные требования к зданиям и помещениям архива

     Введение  
 
 

     Архивы - те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний  с ушедшим. Хорошо организованные и  правильно комплектуемые они - условие  нашего "нового знания о прошлом", которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

     Сложнейшая  жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности  вызвали к жизни максимально  развитые системы государственной  архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов - этакие "архивные гулаги". Kогда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

     Архивоведение в XXI в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни. 
 
 
 
 
 
 
 

1. Фондирование  документов: определение  фондовой принадлежности документов

  Фондирование  документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

  В основе фондирования находится и изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.

  Фондовая  принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и  резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц.

  Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному  номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.

  При фондировании документов необходимо соблюдать  следующие правила:

1. Дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством.
2. Планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены.
3. Перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены.
4. Отчёты по перспективным планам относятся к последнему году отчётного периода.
5. Дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены.
6. В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организаций.
7. В случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой из завершения.
8. Внутренние документы относятся к фонду организации – составителя.
9. Каждому архивному фонду присваивается название и номер.
10. При хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число месяц год, затем дела, имеющие только год.

           Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

1. Хронологически структурной – дела группируются по хронологии, а внутри её – по структуре.
2. Структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри её – по хронологии.
3. Хронологически – функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри её по функциям организации.
4. Функционально – хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.

     Фонды личного происхождения систематизируются  по следующей схеме:

1. Творческие документы;
2. Письма фондообразователя;
3. Письма фондообразователю;
4. Документы к биографии фондообразователя;
5. Документы имущественно – хозяйственного и бытового характера;
6. Документы членов семьи фондообразователя и др. лиц, отложившихся в фонде;
7. Коллекции.

Хронологическими  границами архивного фонда являются:

1. Организации – даты образования и ликвидации.
2. Объединённого фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций.
3. Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.
4. Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

   При формировании фондов необходимо учитывать  делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Нормативные требования к зданиям  и помещениям архива.

   Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

   Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми  актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

   Здание  архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

   Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

1. архивохранилища;
2. рабочие помещения работников архива;
3. помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
4. помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
5. помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
6. помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
7. помещения для хранения учетных документов;
8. комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем)
9. научно-справочная библиотека;
10. методический кабинет;
11. выставочный зал.

   Размещение  архива в приспособленных зданиях  и помещениях производится в установленном  порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень  огнестойкости здания, долговечность  его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

   Не  допускается размещение архива в  ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

   Предназначенные для хранения архивных документов помещения  в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений  здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Заключение 
 

    Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Литература 
 

1. Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. М., 2006
2. Афанасьева Л.П. Учебник по архивоведению. М., 2007
3. Булюлина Е.В. Архивоведение. Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001
4. Голиков А.Г. Архивоведение. Учебник для вузов. М., 2008
5. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 2005. — № 6
6. Малышева С.Ю.Основы архивоведения. Казань, 2002
7. Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. М., 2005
8. Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007
9. Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.